Спрощені закупівля – це вид закупівель, що є результатом нормативного урегулювання допорогових закупівель. Головними ознаками спрощеної процедури закупівлі є необтяжливий алгоритм проведення та мінімальна кількість документів, які мають надати учасники. А звідси – можливість швидко закупити необхідні товари, роботи чи послуги.
Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон № 922) визначає коли та як проводити спрощені закупівлі та коли можна обійтись без них, а Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості № 1178), визначають у яких випадках спрощені закупівлі можна не проводити.
Що таке спрощені закупівлі
Спрощені закупівлі — це вид закупівель, які проводять із застосування електронного аукціону в електронній системі закупівель (ЕСЗ) для предмета закупівлі, вартістю:
≥ 50 тис. грн та <200 тис. грн — для товарів, послуг;
≥ 50 тис. грн та < 1,5 млн грн — для робіт (п. 28 ч. 1 ст. 1 Закону № 922).
Також потрібно пам’ятати про виключення, які встановлює частина 7 статті 3 Закону № 922 та Особливості № 1178, коли спрощені закупівлі не проводять.
найменування, місцезнаходження, код ЄДРПОУ замовника, його категорію;
назву предмета закупівлі/лоту із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів);
інформацію про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі;
кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
строк їх поставки;
умови оплати;
очікувану вартість предмета закупівлі;
період уточнення інформації про закупівлю (не менше трьох робочих днів з дня оприлюднення оголошення);
кінцевий строк подання пропозицій (не менше ніж два робочі дні з дня закінчення періоду уточнення інформації про закупівлю);
перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій із зазначенням питомої ваги критеріїв;
розмір та умови надання забезпечення пропозицій учасників (якщо замовник вимагає його надати);
розмір та умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати);
розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону в межах від 0,5% до 3% або в грошових одиницях очікуваної вартості закупівлі.
Окрім наведеної в оголошенні можна зазначати й іншу інформацію.
Вимоги до предмета закупівлі, які визначив замовник, можуть зазначатися шляхом:
завантаження окремих файлів до оголошення;
в електронній формі з окремими полями в ЕСЗ.
У вимогах до предмета закупівлі, що містять посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, замовник може вказати, які аналоги/еквіваленти прийматиме у пропозиціях учасників.
Зверніть увагу, ні оголошення, ні вимоги до предмета закупівлі не повинні містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.
Вимоги щодо надання забезпечення пропозиції учасника замовник визначає за статтею 25 Закону № 922, щодо забезпечення виконання договору про закупівлю — за статтею 27 Закону № 922.
У період для уточнення інформації, який зазначено в оголошенні, учасники спрощеної закупівлі мають право звернутися до замовника через ЕСЗ за роз’ясненням:
щодо інформації, зазначеної в оголошенні;
вимог до предмета закупівлі.
Також учасник може вимагати усунути порушення під час проведення спрощеної закупівлі. Усі ці звернення автоматично оприлюднюються в ЕСЗ без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника.
Для відповіді на звернення у замовника лише 1 робочий день з дня його оприлюднення/надходження.
У такий же строк замовник вноситиме зміни до оголошення чи вимог до предмета закупівлі, якщо були допущені помилки чи неточності. При цьому строк для подання пропозицій замовник продовжує в ЕСЗ не менше ніж на два робочі дні.
Подання пропозицій
Пропозиції учасники подають після закінчення строку періоду уточнення інформації в електронному вигляді шляхом:
заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначають інформацію про ціну та інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником);
завантаження необхідних документів через ЕСЗ, що підтверджують відповідність вимогам, визначених замовником.
ЕСЗ автоматично формує та надсилає повідомлення учаснику про отримання його пропозиції із зазначенням дати та часу.
Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію, у т. ч. до визначеної в оголошенні частини предмета закупівлі (лота). Якщо учасник подає пропозицію після закінчення строку для її подання, ЕСЗ її не приймає, замовник її не побачить.
Пропозиція учасника повинна містити підтвердження надання ним забезпечення пропозиції, якщо його вимагав замовник у оголошенні. Забезпечення не втрачає учасник, якщо він вносить зміни або відкликає свою пропозицію до закінчення строку для подання пропозицій. У цей період ЕСЗ це враховує.
Щоб спрощена закупівля відбулась із застосуванням електронного аукціону має бути подано не менше двох пропозицій учасників.
Перед початком електронного аукціону автоматично розкривається інформація про ціни/приведені ціни пропозицій учасників.
Електронний аукціон полягає в повторювальному процесі пониження цін або приведених цін, що проводиться у три етапи в інтерактивному режимі реального часу. Приведені ціни визначають з урахуванням значень інших критеріїв оцінки за математичною формулою, визначеною в методиці оцінки.
Для проведення електронного аукціону ціни/приведені ціни всіх пропозицій розташовуються в ЕСЗ у порядку від найвищої до найнижчої без зазначення найменувань учасників. Стартовою ціною визначають найвищу ціну/приведену ціну. Перед початком кожного наступного етапу аукціону визначається нова стартова ціна за результатами попереднього етапу аукціону.
Якщо учасники подали пропозиції з однаковим значенням ціни/приведеної ціни, першим в електронному аукціоні пониження ціни буде здійснювати учасник, який подав свою пропозицію пізніше, ніж інші учасники з аналогічним значенням ціни пропозиції. Учасник може протягом одного етапу аукціону один раз понизити ціну/приведену ціну своєї пропозиції не менше ніж на один крок від своєї попередньої ціни/приведеної ціни. ЕСЗ автоматично розраховує аномально низькі ціни/приведені ціни пропозицій на всіх етапах електронного аукціону та інформує про це учасника та замовника.
Протягом кожного етапу електронного аукціону всім учасникам забезпечується доступ до аукціону, зокрема до інформації про позицію їхніх цін або приведених цін в ЕСЗ у списку від найвищої до найнижчої на кожному етапі проведення аукціону та інформації про кількість учасників на поточному етапі електронного аукціону без зазначення їхніх найменувань.
Електронний аукціон не проводиться якщо була подана одна пропозиція. У цьому випадку після закінчення строку подання пропозицій ЕСЗ автоматично переходить до етапу розгляду на відповідність пропозиції учасника умовам, визначеним в оголошенні, та вимогам до предмета закупівлі.
Відповідність пропозиції учасника
Одразу після завершення електронного аукціону ЕСЗ автоматично розкриває пропозиції учасників з інформацією та документами, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям/умовам, визначеним в оголошенні, та вимогам до предмета закупівлі, а також з інформацією та документами, що містять технічний опис предмета закупівлі.
На відповідність умовам, визначеним в оголошенні, та вимогам до предмета закупівлі замовник розглядає ту пропозицію учасника, яка за результатами електронного аукціону (у разі його проведення) визначена найбільш економічно вигідною.
Строк розгляду найбільш економічно вигідної пропозиції не повинен перевищувати п’ять робочих днів з дня завершення електронного аукціону.
Найбільш економічно вигідну пропозицію учасника замовник може відхилити у разі:
пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні, та вимогам до предмета закупівлі;
учасник не надав забезпечення пропозиції, якщо його вимагав замовник;
учасник, який визначений переможцем спрощеної закупівлі, відмовився від укладення договору про закупівлю;
учасник протягом одного року до дати оприлюднення оголошення більше двох разів відмовлявся підписувати договір про закупівлю із цим замовником.
Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в ЕСЗ та автоматично надсилається учаснику, пропозицію якого відхилив замовник. Цей учаник може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин невідповідності його пропозиції умовам, визначеним в оголошенні, та вимогам до предмета закупівлі. Не пізніше ніж через три робочих дні з дня надходження такого звернення через ЕСЗ замовник зобов’язаний надати йому відповідь.
Після відхилення найбільш економічно вигідної пропозиції замовник розглядає наступну пропозицію учасника, який за результатами оцінки надав наступну найбільш економічно вигідну пропозицію. Її ЕСЗ визначає автоматично.
За результатами оцінки та розгляду пропозиції замовник визначає переможця. Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю замовник оприлюднює в ЕСЗ.
Договір про закупівлю з учасником–переможцем замовник укладає протягом 20 днів після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не раніше наступного дня після оприлюднення цього повідомлення.
Замовник та учасник-переможець під час укладення договору про закупівлю мають дотримати вимоги статті 41 Закону № 922.
Звіт про результати спрощеної закупівлі
Звіт про результати проведення закупівлі ЕСЗ формує автоматично та оприлюднює протягом одного дня після:
оприлюднення замовником в ЕСЗ договору про закупівлю;
відміни спрощеної закупівлі.
Відміна спрощеної закупівлі
Замовник відміняє спрощену закупівлю лише у трьох випадках. А саме, якщо:
немає подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг;
не може усунути порушення, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель;
скорочені видатки на здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг.
Окрім цього спрощену закупівлю може відмінити ЕСЗ автоматично, якщо:
якщо було двічі відмінено спрощену закупівлю через відсутність учасників, у т. ч. частково (за лотом). При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не повинні відрізнятися від тих, що були визначені замовником в оголошенні про спрощену закупівлю;
якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків:
предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання;
укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу;
відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником;
існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності;
укладення договору про закупівлю з постачальником «останньої надії» на постачання електричної енергії або природного газу;
якщо існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку із:
виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення спрощеної закупівлі;
оскарженням прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника після оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20% від очікуваної вартості тендеру, що оскаржується;
розірванням договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендеру, в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в договорі про закупівлю, який розірваний з вини такого учасника;
якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару у того самого постачальника, якщо в разі зміни постачальника замовник був би вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призвело б до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням. Закупівля додаткового обсягу товару у того самого постачальника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50% ціни договору про закупівлю;
якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність закупівлі додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника. Можливість і умови таких додаткових робіт чи послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, який укладений за результатами проведення тендеру/спрощеної закупівлі. Закупівля додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50% ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення тендеру/спрощеної закупівлі;
якщо здійснюється закупівля послуг з адвокатської діяльності;
якщо закупівля товарів здійснюється з використанням електронного каталогу;
якщо закупівля товарів і послуг здійснюється у підприємства або організації, що засноване(а) громадською організацією осіб з інвалідністю та отримало(а) дозвіл на право користування пільгами з оподаткування відповідно до законодавства;
якщо здійснюється закупівля послуг, необхідних для проведення заходів з фізичної культури і спорту, фізкультурно-спортивної реабілітації та забезпечення підготовки і участі національних збірних команд України з видів спорту в міжнародних спортивних заходах, що включені до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України.
Після придбання товарів, послуг, робіт без проведення спрощених закупівель згідно з частиною 7 статті 3 Закону № 922 замовник обов’язково оприлюднює в ЕСЗ — звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Окрім цього у період воєнного часу та трьох місяців з дня його скасування спрощені закупівлі не проводять, якщо предметом закупівлі є товари, роботи і послуги:
для задоволення нагальних потреб функціонування держави в умовах воєнного стану відповідно до постанови КМУ від 02.03.2022 № 185;
здійснення заходів щодо пошуку осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, та репатріації і повернення зниклих безвісти (військових, цивільних), що проводяться Мінреінтеграції та державними підприємствами, що належать до сфери його управління;
забезпечення розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів виконання завдань, покладених на ДУС, в умовах правового режиму воєнного стану за рахунок коштів резервного фонду Державного бюджету України;
ліквідації наслідків бойових дій в умовах воєнного стану за кошти резервного фонду державного бюджету підприємствами оборонно-промислового комплексу, визначеними відповідними актами КМУ — у разі неможливості дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.
Ці замовники згідно з пунктом 9 Особливостей № 1178:
оприлюднюють в ЕСЗ звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
не оприлюднюють Звіт про виконання договору про закупівлю.
