Главный бухгалтер учреждения - руководитель структурного подразделения (бухгалтерской службы). Как и любой другой работник, он может поехать в командировку, уйти в отпуск или на больничный. Поэтому когда главбух временно отсутствует, его должностные обязанности должно выполнять другое лицо. Как заменить и что учесть?
Как оформляется замена главного бухгалтера
Как в вашем учреждении будет происходить замена временно отсутствующего работника, в частности руководителя структурного подразделения, следует прописать в положении о структурном подразделении. Это положение определяет основные задачи, обязанности, права и ответственность такого руководителя. Отдельную должностную инструкцию писать не нужно (абз. 8, 12 п. 6 Общих положений Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336).
При отсутствии главного бухгалтера его обязанности может выполнять:
- заместитель главного бухгалтера - при наличии такой должности в штате;
- другой работник этого подразделения на основании приказа руководителя учреждения - если должности заместителя главного бухгалтера в штате нет (п. 17 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, которое КМУ утвердил постановлением от 26.01.2011 № 59).
Если в соответствии с положением о подразделении бухгалтерского учета обязанности главного бухгалтера исполняет его заместитель, приказ о возложении/выполнение обязанностей главного бухгалтера (далее - приказ) руководитель учреждения не выдает. Ведь такую трудовую функцию уже предусматривают:
Заместитель главного бухгалтера - это должностное лицо, которое подписывает документы с указанием своей должности, инициалов, фамилии (п. 53 Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55; далее - Инструкция № 55).
Если в штате должности заместителя главного бухгалтера нет, то во время отпуска, командировки, болезни главного бухгалтера руководитель учреждения издает приказ, по которому обязанности главбуха возлагаются на работника подразделения бухгалтерского учета. Приказ руководитель учреждения издает только после того, как получит согласие от работника, который будет выполнять обязанности главбуха.
В приказе пропишите:
- должность, фамилия, имя, отчество работника, временно исполняющего обязанности главного бухгалтера;
- дату, с которой он будет выполнять эти обязанности, и срок, в течение которого будет выполнять;
- участки работ/обязанности главбуха для каждого работника, если такие распределяют между несколькими работниками;
- размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Работник, на которого возложили обязанности главного бухгалтера, обязательно должен проставить свою подпись и дату, когда он ознакомился с приказом (абз. 3 п. 100 Инструкции № 55).
Когда оформляется замена главного бухгалтера на время отпуска или по другим причинам, следует помнить, что должность главного бухгалтера госоргана может принадлежать к должностям государственной службы, а должности работников подразделения бухгалтерского учета - к должностям работников, выполняющих функции по обслуживанию. Поэтому заменить главного бухгалтера может человек из числа госслужащих, например, госслужащий - руководитель другого структурного подразделения.
Главный бухгалтер, уезжая в отпуск/командировку, обязан передать другому работнику по действующему распределению все невыполненные документы и проинформировать службу контроля о передаче документов, выполнение которых находится на контроле (п. 175 Инструкции № 55).
Іван Левадськийексперт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ Працівнику, який тимчасово виконує обов’язки керівника структурного підрозділу, але не є його заступником, встановлюють доплату. Розмір цієї доплати залежить від нормативно-правового акта, яким керується бухгалтер відповідної установи, коли нараховує заробітну плату працівникам.
Кто имеет право второй подписи
Итак, главного бухгалтера может заменять или его заместитель, или другой работник бухгалтерской службы. При отсутствии главного бухгалтера этот работник будет подписывать документы под своими инициалами, фамилией и должностью «исполняющий обязанности главного бухгалтера» (п. 53 Инструкции № 55).
Обычно право второй подписи имеют два человека:
- главный бухгалтер;
- заместитель главного бухгалтера/иное лицо, исполняющее обязанности главного бухгалтера в его отсутствие.
Если приказ о праве подписи определяет право второй подписи для заместителя главбуха или другого лица, исполняющего обязанности главбуха, изменений в приказе не делайте. Также никаких изменений не подавайте и в орган Казначейства, поскольку карточка с образцами подписей и оттиска печати содержит всех лиц, имеющих право первой и второй подписей. Эти лица имеют ЭЦП и используют ее в порядке, утвержденном руководителем учреждения.
Если обязанности главного бухгалтера будет выполнять другое лицо, с приказом о праве подписи внесите изменения и предоставьте этому лицу право второй подписи на период, когда главбух будет временно отсутствовать.
Тогда в орган Казначейства предоставьте:
- временную карточку с образцами подписи и оттиска печати на лицо, выполняющее обязанности главного бухгалтера;
- копию приказа о том, на кого возлагаете обязанности главного бухгалтера.
Карточку подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Лицо, временно исполняющее обязанности главного бухгалтера, должно заранее оформить ЭЦП. Ведь при ее отсутствии она не сможет ни подписать финансовую/бюджетную отчетность, ни подать ее в орган Казначейства.
Бувають ситуації, коли за відсутності головного бухгалтера звітність формує старший бухгалтер. Чи потрібно у такому разі ЕЦП для старшого бухгалтера, чи може краще підписати за допомогою ЕЦП директора? Облік придбання електронного підпису (токена) та алгоритм його оновлення – за посиланням.
Когда информировать ДФС об изменениях в учетных данных
Сведения о руководителе и главном бухгалтере учреждения ДФС вносит в учетных данных налогоплательщика.
Если меняете лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета, вам понадобится форма 1-ОПП. Подайте ее в ДФС в течение 10 дней со дня изменений. В форме обязательно проставьте отметку «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета» (абз. 1 п. 9.3 разд. IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, который Минфин утвердил приказом от 09.12.2011 № 1588).
Ее заполняйте машинописью или от руки печатными буквами (ОИР 119.01).
Какова ответственность за подпись документов
Любой документ, который предусматривает подпись должностного лица, должно подписывать должностное лицо в пределах своих полномочий (п. 48 Инструкции № 55).
Главный бухгалтер не может собственноручно подписывать документы в период своего отпуска или болезни, поскольку на этот период не имеет должностных полномочий.
Такие требования не только для бумажных, а и для электронных документов. То есть главный бухгалтер не может налагать ЭЦП на документ в период своего отпуска или болезни. Другие лица не имеют права накладывать ЭЦП главного бухгалтера с его персональными данными, ведь тогда ЭЦП будет скомпрометирован.
Главный бухгалтер обязан обеспечить конфиденциальность своего личного ключа, недоступность других лиц к нему, безотлагательно сообщать поставщика электронных доверительных услуг о подозрении или о факте компрометации личного ключа.
❗️ Розберемо всі нюанси, а також поговоримо про те, кого з працівників взагалі не варто направляти у відрядження під час карантину, а кого відправити можна, але за певних умов.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
