Головний бухгалтер установи – посадова особа, керівник структурного підрозділу – бухгалтерської служби. Йому надано право другого підпису. Тож відсутність цієї особи, навіть тимчасова (через відпустку, хворобу чи звільнення), може паралізувати установу. Аби цього не сталось, керівник установи має дбати про свого бухгалтера та знати коли та хто може виконувати обов’язки головного бухгалтера на період його відсутності.
Та й цього недостатньо, адже відповідальність головного бухгалтера за безперебійну діяльність установи на час його відсутності залежить від нього самого, тих дій, які він має зробити до відпустки. Як до цього підготуватись розглянемо детальніше.
Право підпису під час відпустки, хвороби
Будь-який документ, який передбачає підпис посадової особи, має підписати посадова особа в межах своїх повноважень. Це визначає пункт 48 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Інструкція 55) та пункт 1 глави 8 розділу ІІ Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Головний бухгалтер установи і є посадовою особою. Повноваження підписувати документи він набуває з дня призначення на посаду відповідно до положення про структурний підрозділ бухгалтерського обліку та наказу про право першого і другого підпису.
На час його відпустки, хвороби посадові обов’язки головного бухгалтера ним не виконуються, на цей період він втрачає повноваження і щодо підпису. Саме у положенні про структурний підрозділ бухгалтерського обліку потрібно прописати механізм заміни головного бухгалтера на час його відсутності.
Повноваження щодо підпису стосуються не лише для паперових, а й для електронних документів. Головний бухгалтер не може накладати КЕП на документ у період своєї відпустки, хвороби. Інші особи не мають права накладати КЕП головного бухгалтера з його персональними даними, адже КЕП вважатиметься скомпрометованим.
Хто може виконувати обов’язки головного бухгалтера
Якщо головний бухгалтер має намір піти у відпустку, спершу зобов’язаний вирішити коло питань щодо своєї заміни. І спершу має перевірити положення про структурний підрозділ бухгалтерського обліку щодо заміни, наявність у цієї особи права другого підпису на час відсутності головного бухгалтера згідно з наказом про право першого і другого підпису, наявність у неї КЕП.
Як діятиме головний бухгалтер залежить чи є у нього заступник. Якщо посада заступника головного бухгалтера у штатному розписі відсутня, головний бухгалтер:
ініціює призначення в. о. головного бухгалтера на час відпустки;
готує подання на встановлення їй доплати;
ініціює внесення змін до наказу щодо надання цій особі права другого підпису із зазначенням строку повноважень;
ініціює замовлення послуг з надання цій особі КЕП;
повідомляє органи Казначейства і ДПС про зміну особи, відповідальну за ведення бухобліку.
Головний бухгалтер, який має свого заступника, перед відпусткою лише:
перевіряє чи чинний у нього КЕП;
подає документи, визначені у кроці 5.
Звичайно ж своєму заступнику або в. о. головного бухгалтера слід передати незавершені справи, які є у головного бухгалтера на контролі.
Зразки підписів і відбиток печатки засвідчує: або нотаріус; або керівник організації, яка координує діяльність установи або якій установа підпорядкована, або до складу якої вона входить. У тих населених пунктах, де немає нотаріуса, зразки підписів засвідчує уповноважена на це посадова особа органу місцевого самоврядування (абз. 3 п. 6.3 Порядку № 758). Картку установи, яка є головним розпорядником коштів держбюджету, засвідчує керівник цієї установи.
На час відпустки посадові обов’язки головного бухгалтера в установі виконуватиме:
його заступник – за наявності такої посади в штаті;
інший працівник структурного підрозділу бухгалтерського обліку на підставі наказу керівника установи – якщо посади заступника головного бухгалтера в штаті немає (п. 17 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою КМУ від 26.01.2011 № 59).
Усі документи заступник головного бухгалтера підписуватиме за своєю посадою. Окремий наказ на заступника головного бухгалтера не складають. Він діє на підставі Положення про структурний підрозділ бухгалтерського обліку та своєї посадової інструкції. У цих документах обов’язково має бути прописано тимчасове виконання обов’язків головний бухгалтера заступником.
Призначення в. о. головного бухгалтера відбувається за відсутності в штаті установи посади заступника головного бухгалтера. На час відпустки головного бухгалтера керівник установи видає наказ, за яким посадові обов’язки головного бухгалтера покладають на працівника підрозділу бухгалтерського обліку. Попередньо потрібно отримати згоду від працівника на призначення в. о. головного бухгалтера.
У наказі зазначте:
посаду, прізвище, ім’я, по-батькові працівника, який тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера;
дату, з якої він виконуватиме ці обов’язки, та строк, протягом якого їх виконуватиме;
ділянки робіт/обов’язки головного бухгалтера в установі для кожного працівника, якщо їх розподіляють між кількома працівниками;
розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника підрозділу.
Ознайомте цього працівника під підпис. З дати, зазначеної у наказі, цей працівник підписуватиме документи за власними ім’ям, прізвищем та посадою «В. о. головного бухгалтера» (п. 53 Інструкції № 55).
У бюджетній сфері працівнику, який тимчасово виконує обов’язки керівника структурного підрозділу, але не є його заступником, установлюють доплату. Для її встановлення перед відпусткою головний бухгалтер готує відповідне подання на працівника, який виконуватиме його обов’язки.
Розмір доплати працівнику за в. о. головного бухгалтера залежить від нормативно-правового акта, яким керується бухгалтер відповідної установи, коли нараховує зарплату працівникам:
у держорганах для посади державної служби – 50% посадового окладу тимчасово відсутнього держслужбовця (ч. 3 ст. 52 Закону про держслужбу);
ОМС – різниця між фактичним посадовим окладом тимчасово відсутнього керівника підрозділу і посадовим окладом працівника, який виконує його обов’язки (абз. 3 пп. «г» пп. 1 п. 2 постанови КМУ «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 № 268);
бюджетних установах – до 50% посадового окладу працівника (пп. «а» пп. 3 п. 3 постанови КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 № 1298).
Доплату за тимчасове виконання обов’язків головний бухгалтера його заступнику не встановлюйте. Він виконує його обов’язки на підставі посадової інструкції. Це одна з трудових функцій заступника головний бухгалтера, яку окремо не оплачують. Керівник установи може виплатити йому премію залежно від результатів роботи.
Право другого підпису для в. о. головного бухгалтера
Як правило, право другого підпису окрім головного бухгалтера надають ще іншому працівнику, який його замінятиме – на час такої заміни. Якщо цього в наказі немає або ж замінятиме інший працівник, головний бухгалтер ініціює внесення змін до наказу «про право першого та другого підписів» щодо надання права другого підпису працівнику, який буде в. о. головного бухгалтера. Обов’язково у наказі прописують строк повноважень цього працівника як в. о. головного бухгалтера.
КЕП для в. о. головного бухгалтера
Якщо в працівника, який буде в. о. головного бухгалтера, відсутній КЕП, головний бухгалтер має ініціювати його замовлення. Для цього установа звертається за безоплатною послугою щодо формування КЕП до Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг Казначейства, його відокремлених пунктів реєстрації. Це головний бухгалтер має зробити завчасно до своєї відпустки аби в її період в. о. головного бухгалтера зміг виконувати посадові повноваження головного бухгалтера, зокрема підписати електронний фінансовий документ чи податкову/фінансову/бюджетну/статистичну звітність установи.
Після того як з’ясували хто може виконувати обов’язки головного бухгалтера, призначили в. о. головного бухгалтера, встановили цьому працівнику доплату, надали підпис, потрібно повідомити про цю особу в органи Казначейства та ДПС.
Орган Казначейства
Вимога інформувати орган Казначейства прописана у абзаці 2 пункту 4 розділу IV Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 22.06.2012 № 758 (далі – Порядок № 758).
Тож якщо обов’язки головного бухгалтера буде виконувати працівник установи – в. о. головного бухгалтера, до органу Казначейства потрібно подати до відпустки:
нові зразки підписів посадових осіб, яким надано право підпису на платіжних та інших розпорядчих документах за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 758 (п. 1 розд. ІІ Порядку № 758);
тимчасову картку зі зразком підпису та відбитка печатки (абз. 3 п. 4 розд. IV Порядку № 758);
перелік рахунків за формою, наведеною у додатку 8 до Порядку № 758;
інформацію про кваліфіковані електронні підписи та кваліфіковану електронну печатку за формою додатку 10 до Порядку № 758.
Тимчасова картка засвідчується підписами керівника, головного бухгалтера та відбитком печатки і додаткового засвідчення не потребує.
Вимога інформувати орган ДПС прописана у пункті 66.4 ПК, пункті 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588. Установа протягом 10 днів з дня призначення особи, яка замінюватиме головний бухгалтера, має надати органу ДПС за основним місцем обліку заяву за формою № 1-ОПП. У цій заяві заповніть комірку (позначку) відносно поля «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» та розділи:
«1. Податковий номер» – вкажіть код ЄДРПОУ;
«2. Повне найменування українською мовою» – назву установи;
«4. Найменування контролюючого органу, до якого подається заява» – назву органу ДПС;
«10. Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)» – зазначте відомості про в. о. головного бухгалтера (її реєстраційний номер облікової картки платника податків, прізвище, ім’я, по батькові, номера телефону, факсу). У реквізиті «Дата призначення» зазначте дату, з якої вона виконуватиме посадові обов’язки головного бухгалтера.
Заяву за формою № 1-ОПП подайте через Кабінет платника (ідентифікатор форми – J1312105).
Окрім цього, до органу ДПС через Кабінет платника потрібно подати Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (ідентифікатор форми – J1391104). Його подають згідно з пунктом 42.6 ПК та Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.
