В бюджетных учреждениях ежегодно проводится инвентаризация основных средств и других необоротных материальных активов, в том числе инвентаризация нематериальных активов (НМА). Она подтверждает достоверность бухгалтерского учета и финотчетности бюджетных учреждений. Рассмотрим, когда и как ее проводить
Инвентаризация основных средств - приказ на проведение
Инвентаризация основных средств не может начинаться и проходить как и когда кому вздумается. Поэтому руководитель сначала должен составить приказ на проведение инвентаризации.
В приказе руководитель учреждения определяет порядок проведения инвентаризации основных средств и других необоротных материальных активов, в том числе инвентаризации нематериальных активов:
- когда будет проводиться инвентаризация основных средств и других необоротных материальных активов, а также инвентаризация НМА (даты начала и окончания)
- перечень или группу активов, которые будут проверять;
- их объем;
- способ проверки (сплошной или выборочный)
- состав инвентаризационной комиссии;
- состав рабочих инвентаризационных комиссий;
- сроки предоставления инвентаризационных описей и результатов инвентаризации и тому подобное.
После этого все действия согласуются с председателем инвентаризационной комиссии. Если руководитель учреждения не определил график проведения инвентаризации (только предельные границы), эти графики утверждает (определяет) председатель инвентаризационной комиссии. А теперь, собственно, о графике.
Когда проводится инвентаризация основных средств
Инвентаризуют группы основных средств и другие необоротные материальные активы раз или несколько раз в год в зависимости от ситуации, сложившейся в учреждении. Рассмотрим это подробнее в таблице.
Инвентаризация основных средств и ПНМА
Вид активов | Количество активов, тыс. ед.
| Условия для проведения | Когда проводить | Объем активов, % |
Земельные участки | ЛК | Перед составлением годовой отчетности | Раз в 3 года | 100 |
Здания, сооружения |
Инструменты, приборы, инвентарь | ЛК | Ежегодно | 100 |
Раз в 3 года | > 30 |
Музейные фонды | | Ежегодно | 100 |
3-30 | Раз в 3 года | > 30 |
30-300 | Раз в 5 лет | ≥ 20 |
300-500 | Раз в 7 лет | > 14 |
500-1000 | Раз в 10 лет | ≥ 10 |
> 1000 | Раз в 15 лет | > 6 |
Библиотечные фонды | | Ежегодно | 100 |
100-500 | Раз в 5 лет | ≥ 20 |
> 500 | Раз в 10 лет | ≥ 10 |
Прочие основные средства и ПНМА (переданные в аренду, арендованные, на ответственном хранении, законсервированы, в ремонте и т.д.) | ЛК | Ежегодно | 100 |
Активы, которые планируем сдавать в аренду | ЛК | Перед передачей в аренду | На дату передачи | 100 |
Основные средства и ПНМА | ЛК | В случае изменения органа управления | На дату изменения | 100 |
Активы на ответственном хранении у материально-ответственного лица (проводится при смене руководителя коллектива или по требованию члена коллектива) | ЛК | Изменение материально ответственных лиц | На дату приема-передачи | 100 |
Активы, часть которых повреждены или украдены | ЛК | В случае установления факта повреждения или кражи актива | На дату выявления этих фактов | Определяет руководитель учреждения |
Активы, которые определены в решении суда или решении контролирующего органа (проводится по требованию контролирующих органов или органов прокуратуры, правоохранительных органов) | ЛК | В случае поступления соответствующего решения | На дату, указанную в решении, но не ранее даты получения решения | 100 |
Условные обозначения: ЛК — любое количество активов |
ДОПОМОЖЕМО БУХГАЛТЕРУ ►►►підготуватися до інвентаризації ►►►скласти інвентаризаційний опис ►►►опанувати нормативи для оцінки інвентаризаційних різниць ►►►обрати субрахунки
Инвентаризация основных средств - кто проводит
Инвентаризуют основные средства работники учреждения, но в их должностные обязанности это не входит. Инвентаризация основных средств 2021 проводится инвентаризационной комиссией. Ее создает руководитель своим распорядительным документом. Именно он выбирает тех работников, которые будут инвентаризировать активы.
Руководитель выбирает и председателя комиссии. Им может быть собственное руководитель учреждения, его заместитель или руководитель структурного подразделения.
Членов комиссии выбирают из работников бухгалтерии и других работников, которые ориентируются в активах, их стоимости, состоянии и тому подобное. Материально-ответственные лица не являются членами комиссии, их в состав комиссии не включаем.
Если учреждение или госорган имеет структурные подразделения и соответственно активы в различных административно-территориальных единицах, инвентаризацию проводит не только инвентаризационная комиссия, но и рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав также определяет руководитель учреждения.
В эти комиссии могут включаться материально-ответственные лица при одном условии, рабочая инвентаризационная комиссия будет проверять наличие активов другого материально-ответственного лица. То есть инвентаризация основных средств бюджетных учреждений будет проводиться рабочей инвентаризационной комиссией по месту хранения активов. При этом материально-ответственное лицо, у которого проверяют активы, не является членом рабочей инвентаризационной комиссии, которая инвентаризирует эти активы. Материально-ответственное лицо - член комиссии проверяет активы другого материально-ответственного лица.
Когда инвентаризацию в бюджетных учреждениях проводят по судебному решению, работники этого органа могут наблюдать за ее проведением. При этом членами комиссии они не являются. Такие лица лишь наблюдают за действиями инвентаризационной комиссии.
Зверніть увагу!
Инвентаризацию проводят только полным составом комиссии. Если по уважительным причинам работник — член комиссии отсутствует из-за болезни, отпуска или в связи со служебной поездкой, инвентаризацию не проводят, пока этого работника как члена инвентаризационной комиссии не заменят другим работником.
Это касается и отсутствия материально-ответственных лиц. Основные средства не будут инвентаризировать, пока работник не выйдет на работу. Если случилась такая ситуация, измените график инвентаризации и проверяйте других материально-ответственных лиц.
Подготовка к инвентаризации основных средств 2021
После получения приказа об инвентаризации председатель комиссии проводит инструктаж, доводит до членов инвентаризационной комиссии, рабочих инвентаризационных комиссии и материально-ответственных лиц графики проведения инвентаризации.
По каждому материально-ответственному лицу завершаем обработку первичных документов по оприходованию, выбытию (списанию) активов. Инвентаризация основных средств и инвентаризация НМА не осуществляются пока на дату инвентаризации не определены остатки (фактическое наличие) активов. Для удобства бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи с перечнем активов в разрезе материально-ответственных лиц, мест хранения (эксплуатации).
ПІДКАЖЕМО ►►► що робити, якщо член інвентаризаційної комісії захворів ►►► чи можна замінити матеріально відповідальних осіб
Фактическая проверка и оформление
Бланки инвентаризационных описей заполняются в части фактического наличия. Есть две формы, утвержденные приказом Минфина от 17.06.2015 № 572:
- инвентаризационная опись необоротных активов;
- инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.
В описании отмечаем:
- название учреждения;
- ее код ЕГРПОУ;
- дату составления описания;
- реквизиты приказа, по которому проводится инвентаризация;
- номер субсчета, на котором активы учитываются;
- местонахождение активов;
- дату, на которую выведены остатки активов;
- дату начала инвентаризации;
- дату окончания инвентаризации - после того как проверено фактическое наличие всех активов по материально-ответственному лицу.
В инвентаризационной описи материально-ответственное лицо подписывает расписку, отмечая дату, инициалы и фамилию.
Далее в месте эксплуатации (хранения) актива осматриваем его, находим инвентарный и заводской номера, сверяем их с соответствующими записями в инвентаризационной описи, сверяем номер паспорта. Если расхождений нет, отмечаем фактическое наличие. При наличии разногласий в фактическом наличии в описании проставляем прочерк, сведения о проверенном активе отмечаем и в других пустых строках описания, отмечая фактические номера (инвентаризационный и заводской, паспорта) и фактическое наличие. В реквизите 16 «Прочие сведения» указываем позиции активов в описании, между которыми разногласия, и суть разногласий.
Инвентаризация основных средств выявляет поврежденные активы. Инвентаризационная комиссия об этом указывает в реквизите 16 «Прочие сведения». Если проверкой подтверждено фактическое наличие, в инвентаризационной описи с соответствующим названием актива отмечаем прочерк. Инвентаризационная комиссия осматривает все активы, которые есть в месте эксплуатации (хранении). Если актив имеется, но сведения о нем в описании отсутствуют, - комиссия в пустых строках описания вписывает сведения об активе и в реквизите 8 описания отмечает его фактическое наличие.
После того, как все активы описаны, в инвентаризационной описи комиссия подсчитывает фактическое количество и стоимость в строке «Итого» и дополнительно записывает эти значения прописью в реквизитах «Вместе по описанию».
Члены комиссии и ее председатель подписывают инвентаризационную опись. Подписывает ее и материально-ответственное лицо при условии, что претензий к проверке активов у него нет. Каждая подпись сопровождается указанием названия должности, инициалов и фамилии лица. Материально-ответственное лицо указывает дату подписания описания.
В инвентаризационную опись (реквизиты 11-15) бухгалтерская служба вписывает сведения о проверенных активах по данным бухгалтерского учета. В строке «Итого» по этим реквизитам подводим итог, а в реквизитах «Вместе по описанию» работник бухгалтерии отмечает эти значения прописью. После внесения бухгалтер в соответствующем реквизите подписывает опись с указанием должности, инициалов и фамилии.
Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях со стадии оформления переходит в стадию подведения итогов. Сначала член комиссии проверяет все сведения, указанные в инвентаризационной описи, и ставит дату проверки и собственную подпись с расшифровкой должности, инициалов и фамилии.
Результаты инвентаризации основных средств и других необоротных материальных активов, в том числе итоги инвентаризации нематериальных активов (НМА)
После того как инвентаризационные описи составлены и проверены, бухгалтер составляет сверочную ведомость результатов инвентаризации необоротных активов при условии, что инвентаризация выявила излишки или недостачи. Эту ведомость составляем исключительно по активам, которые в остатках или недостатке.
В бланке ведомости вписываем:
- название учреждения;
- ее код ЕГРПОУ;
- дату составления;
В табличной форме ведомости отмечаем сведения об активе:
- порядковый номер;
- название актива, его краткую характеристику и назначение;
- номер (инвентарный, заводской, паспорт);
- дату приобретения (ввод в эксплуатацию);
- единица измерения;
- материально-ответственное лицо;
- сумму остатков и / или недостатка.
В строке «Итого» ведомости бухгалтер заключает количество единиц активов в остатках и количество единиц активов в недостатке, а также сумму излишков и недостач. После этого подписывает ведомость и передает инвентаризационной комиссии. Она просматривает сверочную ведомость, сравнивает с инвентаризационными описаниями – все ли активы, по которым инвентаризация основных средств 2019 обнаружила их в недостатке или излишках, занесены в ведомость. Если все верно, ведомость подписывают члены комиссии и председатель комиссии.
После этого составляется протокол инвентаризационной комиссии. В нем комиссия отмечает:
- название учреждения;
- ее код ЕГРПОУ;
- дату и место составления протокола;
- реквизиты приказа, по которому проводилась инвентаризация;
- состав инвентаризационной комиссии;
- > количество активов, прошедших инвентаризацию и в наличии;
- их балансовую стоимость.
Поскольку речь о необоротных активах, в табличной форме отмечаем сведения только в реквизитах 1-5, 14-18. Данные из ведомости заносим в табличную форму протокола инвентаризационной комиссии, по остатками и недостатками:
- реквизит 2 → реквизит 2 (протокола)
- реквизит 5 → реквизит 3 (протокола)
- реквизит 9 → реквизиты 4 и 14 (протокола)
- реквизит 10 → реквизиты 5 и 15 (протокола)
- реквизит 11 → реквизиты 4 и 16 (протокола)
- реквизит 12 → реквизиты 5 и 17 (протокола).
В реквизите 18 табличной формы протокола отмечаем причины излишков и недостач по каждому из активов.
Инвентаризация основных средств заканчивается после подписания членами инвентаризационной комиссии и ее председателем протокола и его утверждения руководителем учреждения.
Инвентаризация основных средств и других необоротных материальных активов, в том числе инвентаризация НМА - проводки
Материалы инвентаризации инвентаризационная комиссия передает бухгалтерской службе для хранения и отображения результатов в учете учреждения. Рассмотрим корреспонденцию субсчетов, по которым отражаем остатки, что обнаружила инвентаризация основных средств.
Оприходование излишков: проводки
Содержание хозяйственной операции | проводки |
д-т | к-т |
Начисляем доход на сумму выявленных излишков | 2313 | 7112 |
Отражаем сумму кассовых расходов по операциям поступления в натуральной форме (остатки) | 2117 | 2313 |
Оприходуем излишки необоротных активов, которые ранее в учете не считались и которые учреждение будет использовать в будущем | 10 | 2117 |
Отражение изменений в капитале | 7112 | 51 |
Если выявлена недостача, виновных лиц, ее сумму в учете отражаем следующим образом.
Списание недостачи: проводки
Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов |
д-т | к-т |
списываем: - износ актива, который в недостатке
| 1411 | 10 |
| 8411 | 10 |
Относим сумму дооценки этого актива на финрезультат | 5311 | 5512 |
Начисляем для виновного лица: - сумму возмещения актива учреждении
| 2115 | 7111 |
- сумму ущерба, который относим в доход бюджета
| 2115 | 6312 |
Если проведена инвентаризация основных средств и за недостатком не установлено виновных лиц, сумму списанного актива отражаем на внебалансе (счет 073).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
