В бюджетных учреждениях ежегодно проводится инвентаризация основных средств и прочих необоротных материальных активов (ПНМА). Она подтверждает достоверность бухгалтерского учета и финотчетности бюджетных учреждений. Рассмотрим, когда и как ее проводить
Инвентаризация основных средств — приказ на проведение
Инвентаризация основных средств не может начинаться и проходить как и когда кому вздумается. Поэтому руководитель сначала должен составить приказ на проведение инвентаризации.
В приказе руководитель учреждения определяет порядок проведения инвентаризации основных средств и прочих необоротных материальных активов:
когда будет проводиться инвентаризация основных средств и прочих необоротных материальных активов (даты начала и окончания);
способ проверки (сплошной или выборочный);
перечень или группа активов, которые будут проверяться;
их объем;
перечень материально ответственных лиц, у которых будет проводиться инвентаризация (как правило, при выборочном ее проведении);
состав инвентаризационной комиссии;
состав рабочих инвентаризационных комиссий;
сроки предоставления инвентаризационных описей и результатов инвентаризации и т. п.
После этого все действия согласовываются с председателем инвентаризационной комиссии. Если руководитель учреждения не определил график проведения инвентаризации (только предельные сроки), эти графики утверждает (определяет) председатель инвентаризационной комиссии. А теперь, собственно, о графиках.
Инвентаризируют группы основных средств и прочие необоротные материальные активы один или несколько раз в год в зависимости от ситуации, сложившейся в учреждении. Рассмотрим это подробнее в таблице.
Инвентаризация основных средств и ПНМА
Вид активов
Количество активов, тыс. ед.
Условия для проведения
Когда проводить
Объем активов, %
Земельные участки
ЛК
Перед составлением годовой отчетности
Раз в 3 года
100
Здания, сооружения
Инструменты, приборы, инвентарь
ЛК
Ежегодно
100
Раз в 3 года
> 30
Музейные фонды
< 3
Ежегодно
100
3–30
Раз в 3 года
> 30
30–300
Раз в 5 лет
≥ 20
300–500
Раз в 7 лет
> 14
500–1000
Раз в 10 лет
≥ 10
> 1000
Раз в 15 лет
> 6
Библиотечные фонды
< 100
Ежегодно
100
100–500
Раз в 5 лет
≥ 20
> 500
Раз в 10 лет
≥ 10
Прочие основные средства и ПНМА (переданные в аренду, арендованные, на ответственном хранении, законсервированные, в ремонте и т.п.)
ЛК
Ежегодно
100
Активы, которые планируем сдавать в аренду
ЛК
Перед передачей в аренду
На дату передачи
100
Основные средства и ПНМА
ЛК
В случае смены органа управления
На дату изменения
100
Активы на ответственном хранении у материально ответственного лица (проводится при смене руководителя коллектива или по требованию члена коллектива)
ЛК
Смена материально ответственных лиц
На дату приема-передачи
100
Активы, часть которых повреждена или похищена
ЛК
В случае установления факта повреждения или кражи актива
На дату выявления этих фактов
Определяет руководитель учреждения
Активы, определенные в решении суда или решении контролирующего органа (проводится по требованию контролирующих органов или органов прокуратуры, правоохранительных органов)
ЛК
В случае поступления соответствующего решения
На дату, указанную в решении, но не ранее даты получения решения
100
Условные обозначения:
ЛК — любое количество активов
Если активы учреждения расположены в районах проведения военных (боевых) действий, инвентаризацию проводят при безопасном и беспрепятственном доступе инвентаризационной комиссии к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета. После деоккупации, прекращения боевых действий инвентаризацию обязательно проводят по состоянию на 01 число месяца, следующего за месяцем деоккупации, прекращения боевых действий, если к активам есть безопасный и беспрепятственный доступ. Если же территория заминирована, то инвентаризацию проведут по состоянию на 01 число месяца, следующего за месяцем разминирования территорий.
Инвентаризируют основные средства работники учреждения, но в их должностные обязанности это не входит. Инвентаризация основных средств 2025 года проводится инвентаризационной комиссией. Ее создает руководитель своим распорядительным документом. Именно он выбирает тех работников, которые будут инвентаризировать активы.
Руководитель выбирает и председателя комиссии. Им может быть собственно руководитель учреждения, его заместитель или руководитель структурного подразделения.
Члены комиссии выбираются из опытных работников, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры).
Главный бухгалтер является ответственным лицом за ведение бухгалтерского учета в учреждении. Инвентаризацию проводят с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета. Поэтому во избежание конфликта интересов главного бухгалтера в состав комиссии не включают, но он может присутствовать при ее проведении в качестве наблюдателя (это не запрещено).
Если учреждение или госорган имеет структурные подразделения и соответственно активы в разных административно-территориальных единицах, инвентаризацию проводит не только инвентаризационная комиссия, но и рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав также определяет руководитель учреждения.
В эти комиссии можно включать материально ответственных лиц при одном условии: рабочая инвентаризационная комиссия будет проверять наличие активов другого материально ответственного лица. То есть инвентаризация основных средств бюджетных учреждений будет проводиться рабочими инвентаризационными комиссиями по местам хранения активов. При этом материально ответственное лицо, у которого проверяют активы, не является членом рабочей инвентаризационной комиссии, которая инвентаризирует эти активы. Материально ответственное лицо — член комиссии проверяет активы другого материально ответственного лица.
Когда инвентаризация в бюджетных учреждениях проводится по судебному решению, работники этого органа могут наблюдать за ее проведением. При этом членами комиссии они не являются. Такие лица только наблюдают за действиями инвентаризационной комиссии.
Внимание: инвентаризацию проводят только полным составом комиссии. Если по уважительным причинам работник — член комиссии отсутствует по болезни, отпуску или в связи со служебной поездкой, инвентаризацию не проводят, пока этого работника как члена инвентаризационной комиссии не заменят другим работником. Это касается и отсутствия материально ответственных лиц. Основные средства не будут инвентаризироваться, пока работник не выйдет на работу. Если произошла такая ситуация, измените график инвентаризации и проверяйте других материально ответственных лиц.
После получения приказа об инвентаризации председатель комиссии проводит инструктаж, доводит до сведения членов инвентаризационной комиссии, рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц графики проведения инвентаризации.
По каждому материально ответственному лицу завершаем обработку первичных документов по оприходованию, выбытию (списанию) активов. Инвентаризация основных средств и инвентаризация ПНМА не осуществляются, пока на дату инвентаризации не определены остатки (фактическое наличие) активов. Для удобства бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи с перечнем активов в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения (эксплуатации).
инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.
В описи указываем:
название учреждения;
его код ЕГРПОУ;
дату составления описи;
реквизиты приказа, по которому проводится инвентаризация;
номер субсчета, на котором учитываются активы;
местонахождение активов;
дату, на которую выведены остатки активов;
дату начала инвентаризации;
дату окончания инвентаризации — после того как проверено фактическое наличие всех активов по материально ответственному лицу.
В инвентаризационной описи материально ответственное лицо подписывает расписку, указывая дату, инициалы и фамилию.
Далее в месте эксплуатации (хранения) актива осматриваем его, находим инвентарный и заводской номера, сверяем их с соответствующими записями в инвентаризационной описи, сверяем номер паспорта. Если расхождений нет, указываем фактическое наличие. Также инвентаризационная комиссия проверяет правильность присвоения инвентарных номеров. В случае наличия расхождений в фактическом наличии по описи проставляем прочерк, сведения о проверенном активе указываем в других пустых строках описи, указывая фактические номера (инвентаризационный и заводской, паспорта) и фактическое наличие. В реквизите 16 «Прочие сведения» указываем позиции активов в описи, между которыми расхождения, и суть расхождений.
Инвентаризация основных средств выявляет поврежденные активы. Инвентаризационная комиссия об этом указывает в реквизите 16 «Прочие сведения». Если проверкой не подтверждено фактическое наличие, в инвентаризационной описи под соответствующим названием актива указываем прочерк. Инвентаризационная комиссия осматривает все активы, которые находятся в месте эксплуатации (хранения). Если актив имеется, но сведения о нем в описи отсутствуют, — комиссия в пустых строках описи вписывает сведения об активе и в реквизите 8 описи указывает его фактическое наличие.
После того, как все активы описаны, в инвентаризационной описи комиссия подсчитывает фактическое количество и стоимость в строке «Итого» и дополнительно записывает эти значения прописью в реквизитах «Итого по описи».
Члены комиссии и ее председатель подписывают инвентаризационную опись. Подписывает ее и материально ответственное лицо при условии, что претензий к проверке активов у него нет. Каждую подпись сопровождаем указанием названия должности, инициалов и фамилии лица. Материально ответственное лицо указывает дату подписания описи.
В инвентаризационную опись (реквизиты 11–15) бухгалтерская служба вписывает сведения о проверенных активах по данным бухгалтерского учета. В строке «Итого» по этим реквизитам подводим итог, а в реквизитах «Итого по описи» работник бухгалтерии указывает эти значения прописью. После внесения бухгалтер в соответствующем реквизите подписывает опись с указанием должности, инициалов и фамилии.
Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях со стадии оформления переходит в стадию подведения итогов. Сначала член комиссии проверяет все сведения, указанные в инвентаризационной описи, и ставит дату проверки и собственную подпись с расшифровкой должности, инициалов и фамилии.
Результаты инвентаризации основных средств и прочих необоротных материальных активов
После того как инвентаризационные описи составлены и проверены, бухгалтер составляет сверочную ведомость результатов инвентаризации необоротных активов при условии, что инвентаризация выявила излишки или недостачи. Эту ведомость составляем исключительно по активам, которые в явных излишках или недостачах.
В бланке ведомости вписываем:
название учреждения;
его код ЕГРПОУ;
дату составления;
В табличной форме ведомости указываем сведения об активе:
порядковый номер;
название актива, его краткую характеристику и назначение;
номер (инвентарный, заводской, паспорта);
дату приобретения (ввода в эксплуатацию);
единицу измерения;
материально ответственное лицо;
сумму излишков и/или недостачи.
В строке «Итого» ведомости бухгалтер суммирует количество единиц активов в излишках и количество единиц активов в недостаче, а также сумму излишков и недостач. После этого подписывает ведомость и передает инвентаризационной комиссии. Она просматривает сверочную ведомость, сравнивает с инвентаризационными описями, все ли активы, по которым инвентаризация основных средств 2025 года выявила их в недостатке или излишках, занесены в сверочную ведомость. Если все верно, сверочную ведомость подписывают члены комиссии и председатель комиссии.
реквизиты приказа, по которому проводилась инвентаризация;
состав инвентаризационной комиссии;
количество проинвентаризированных и имеющихся в наличии активов;
их балансовую стоимость.
Поскольку речь идет о необоротных активах, в табличной форме указываем сведения только в реквизитах 1–5, 14–18. Данные из сверки заносим в табличную форму протокола инвентаризационной комиссии, по излишкам и недостачам:
реквизит 2 → реквизит 2 (протокола);
реквизит 5 → реквизит 3 (протокола);
реквизит 9 → реквизиты 4 и 14 (протокола);
реквизит 10 → реквизиты 5 и 15 (протокола);
реквизит 11 → реквизиты 4 и 16 (протокола);
реквизит 12 → реквизиты 5 и 17 (протокола).
В реквизите 18 табличной формы протокола указываем причины излишков и недостач по каждому активу.
Инвентаризация основных средств заканчивается после подписания членами инвентаризационной комиссии и ее председателем протокола и его утверждения руководителем учреждения.
Инвентаризация основных средств и прочих необоротных материальных активов — проводки
Материалы инвентаризации инвентаризационная комиссия передает бухгалтерской службе для хранения и отражения результатов в учете учреждения. Рассмотрим корреспонденцию субсчетов, по которым отражаем излишки, выявленные инвентаризацией основных средств.
Оприходование излишков: проводки
Содержание хозяйственной операции
Проводки
д-т
к-т
Начисляем доход на сумму выявленных излишков
2313
7112
Отражаем сумму кассовых расходов по операциям поступления в натуральной форме (излишки)
2117
2313
Оприходовываем излишки необоротных активов, которые ранее в учете не учитывались и которые учреждение будет использовать в будущем
10
2117
Отражаем изменения в капитале
7112
51
Если выявлена недостача, виновные лица, ее сумма в учете отражается следующим образом.
