Додаток Д5 до Податкового розрахунку призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Хоч першочергово реєстрація застрахованої особи відбувається через повідомлення про прийняття працівника на роботу. Натомість Додаток Д5 відображає усі відомості про трудові, цивільно-правові відносини з роботодавцем, їх зміну. Роботодавці з числа окремих держорганів, військових частин, установ, закладів у Додатку Д5 також відображають відомості про проходження військової служби. З’ясуємо, за яких підстав його подавати та як правильно заповнювати у різних робочих ситуаціях.
Додаток Д5 – коли подається
Додаток Д5 до Податкового розрахунку подавайте, щоб зареєструвати застрахованих осіб у Держреєстрі, а також зафіксувати події, щоб призначити пенсії, матеріальне забезпечення, страхові виплати.
Подавайте його лише якщо на те є підстави. Формуйте Додаток Д5, якщо протягом звітного періоду:
уклали або розірвали трудовий договір з фізичною особою (ФО) або договір ЦПХ на виконання робіт/надання послуг з ФО, яка не є ФОП;
уклали або розірвали трудовий договір із ФО, яку працевлаштували на нове робоче місце;
перемістили з одного структурного підрозділу до іншого, перевели працівника на іншу постійну посаду або роботу у того ж роботодавця;
призначали на нову посаду;
виключили зі списків особового складу, зокрема, військової частини/закладу освіти/установи особу, яка вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби. Ця підстава не стосується звичайних роботодавців. Вона – лише для військових частин та інших військових формувань. Саме такі страхувальники відображають відповідну інформацію про своїх застрахованих осіб, які проходять службу в цих структурах. Тому, якщо працівника звичайного роботодавця призвали на строкову службу або працівник уклав контракт, формувати Д5 і показувати початок та закінчення служби не потрібно;
Додаток Д5 до Податкового розрахунку – звітний період та строки подання
Додаток Д5 у складі Податкового розрахунку подавайте окремо за кожний квартал без розбивки за місяцями звітного кварталу. Строк подання – протягом 40 календарних днів (к. дн.), що настають за останнім календарним днем звітного кварталу.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку за звітний квартал формуйте не за кожен місяць кварталу окремо, а один за квартал. Керуйтеся формою Д5, а на рекомендацію Порядку № 4 зазначати у рядку 02 Д5, зокрема, «номер місяця у звітному кварталі (цифрове значення від 1 до 3)», не зважайте (абз. 22 п. 5 розд. ІV Порядку № 4).
Зауважте, роботодавець може подавати Д5 не лише за звітний квартал, а й протягом поточного кварталу. Йдеться про Д5 з типом «Звітний» як «Довідковий». Його подавайте, щоб надати інформацію відповідним фондам, якщо призначили застрахованим особам пенсії, страхові виплати або допомогу по безробіттю.
Строки, щоб подавати Податковий розрахунок, зокрема й Д5, з типом «Звітний» як «Довідковий», Порядок № 4 не встановлює. Але ПФУ роз’яснив, що його подають у межах звітного кварталу, якщо настала відповідна подія (Лист № 2800). Отже, якщо маєте підстави, щоб подати довідкову інформацію за місяці ІІІ кварталу 2024 року, то «Довідковий» Д5 разом з Податковим розрахунком типу «Звітний» як «Довідковий» подавайте винятково до 30 вересня 2024 року.
Микола КИРИЛЬЧУК експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух
Додаткова база нарахування ЄСВ з’являтиметься, якщо фактична база нарахування не перевищує мінімальної зарплати й водночас у звітному місяці не виникав обов’язок проводити доплату до мінімальної зарплати. Найтиповіші ситуації — працівник має зарплату на рівні мінімальної або трохи вищу за неї і частину місяця: отримував допомогу з тимчасової непрацездатності або вагітності та пологів; перебував у відпустці, службовому відрядженні або за ним зберігали середній заробіток з інших причин; скористався відпусткою без збереження зарплати.
Рядок 01. Залежно від того, який Д5 подаєте, позначайте його відповідний тип:
«Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»,
«Довідковий» (якщо подаєте довідковий, потрібно поставити галочки навпроти типів форм «Звітний» та «Довідковий»).
Позначайте Д5 типом:
«Звітний» – якщо подаєте Д5 у складі Податкового розрахунку за звітний період уперше;
«Звітний новий» – якщо виявили помилки у «Звітному» Д5 та уточнюєте відомості до закінчення граничного строку його подання. Коригуйте дані на підставі інформації зі звітів «Звітний» та «Звітний новий», які попередньо подали за такий звітний період;
«Уточнюючий» – якщо виявили помилки та уточнюєте відомості після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за відповідний звітний період;
«Довідковий» – якщо подаєте Д5 у складі Податкового розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» з позначкою «призначення пенсії» або «призначення інших соціальних виплат» у відповідному полі рядка 036.
Рядок 02. Зазначайте рік та квартал, за який подаєте Д5, та номер додатка в Розрахунку.
Рядок 036. Заповнюйте, лише якщо подаєте Д5 з типом «Довідковий», щоб призначити пенсії або інші соціальні виплати – зокрема, лікарняні, допомогу по вагітності та пологах, допомогу по безробіттю, якщо після звільнення працівник стає на облік у центрі зайнятості як безробітний. У такому разі проставте позначку у відповідній клітинці.
Графа 11. Зазначайте інформацію лише щодо сумісників, тобто осіб з категорією особи 2 (графа 07). Якщо відомості подаєте щодо внутрішнього сумісника, проставте ознаку «1», щодо зовнішнього – «0».
Графа 12. Заповнюйте, якщо протягом звітного періоду переводили працівника на іншу посаду або роботу у того ж роботодавця, а також якщо перемістили особу з одного структурного підрозділу до іншого. Якщо будь-яка з цих подій відбулася, в графі 12 зазначайте «1 – так», а якщо ні – зазначайте «0 – ні».
Графа 20. Призначена, щоб виправляти помилки за механізмом, який застосовували у Додатку 4ДФ. Заповнюйте лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Д5. Якщо рядок потрібно ввести, у цій графі зазначайте ознаку «0», а якщо вилучити – ознаку «1». Отже, щоб виключити один помилковий рядок із попереднього Д5, повторіть усі графи такого рядка і у графі 20 зазначте «1» – на виключення рядка. Щоб увести новий або пропущений рядкок, повністю заповніть всі його графи, зокрема, неправильні відомості замініть на правильні, і у графі 20 зазначте «0» – на введення рядка. Якщо необхідно лише додати інформацію, то тільки введіть рядок та проставте ознаку «0».
Тепер розглянемо, як заповнити табличну частину Д5 з типом «Звітний» на прикладах різних робочих ситуацій.
ПРИКЛАД 1. Прийом/звільнення
Роботодавець протягом ІІІ кварталу 2024 року:
прийняв 10 липня на основне місце роботи працівника – Кущ Іван Петрович, посада двірника (код КП 9162), наказ від 09.07.2024 № 15-ос;
звільнив 12 липня за власним бажанням з основного місця роботи працівника – Коваль Степан Олексійович, посада сторожа (код КП 9152), наказ від 11.07.2024 № 26-ос.
Як відобразити ці події у Д5 за ІІІ квартал 2024 року?
Позаяк роботодавець прийняв та звільнив працівників на/з основного місця роботи, у графі 07 зазначте категорію особи «1». У графі 10 зазначте дату початку/закінчення трудових відносин. Дату проставляйте без крапок. У графі 16 обов’язково вкажіть дату та номер наказу, на підставі якого прийняли/звільнили працівників. При цьому щодо працівника, якого звільнили, у графі 17 зазначте статтю КЗпП на підставі якої це зробили.
ПРИКЛАД 2. З відпустки по вагітності у відпустку по догляду
У бухгалтера Мацай Ганни Петрівни 10 серпня 2024 року закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (наказ від 05.04.2024 № 18-в). З 11 серпня 2024-го їй надали відпустку по догляду за дитиною до трьох років (наказ від 09.08.2024 № 42-в). Як це відобразити у Д5 за ІІІ квартал 2024 року?
У Д5 щодо такої працівниці сформуйте два рядки:
один – з датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, у графі 07 зазначте категорію особи «5»;
другий – з датою початку відпустки по догляду за дитиною до трьох років, у графі 07 зазначте категорію особи «6».
Дорошенко Олену Вікторівну, яка працює за основним місцем роботи, з 12 серпня 2024 року перевели з посади касира (код КП 4211) на посаду бухгалтера (код КП 3433), наказ від 09.08.2024 № 29-ос. Як це відобразити у Д5 за ІІІ квартал 2024 року?
Щоб відобразити у Д5 переведення працівниці на іншу посаду, зазначте категорію особи (графа 07), реєстраційний номер облікової картки платника податків, прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи. Переведення відобразіть двома рядками:
у першому у графі 10 «дата закінчення» проставте останній день трудових відносин за попередньою посадою (на посаді касира) – 11 серпня 2024 року;
у другому у графі 10 «дата початку» – дату, з якої працівницю перевели на посаду бухгалтера – 12 серпня 2024 року.
У графі 12 обов’язково зазначте «1» – спеціальну позначку, яка підтверджує, що інформація, яку навели, пов’язана з переведенням застрахованої особи на іншу посаду/роботу чи переміщенням до іншого підрозділу. У графі 16 проставте реквізити наказу, на підставі якого відбулася ця подія.
