Виправлення помилок поточного періоду – завдання для бухгалтера, який також виправляє помилки у бухобліку та фінзвітності. Розглянемо способи та приклади виправлення помилок у фінзвітності
В процесі діяльності бюджетної установи, які і будь якої іншої юридичної особи, створюють первинні документи. Бухгалтерська служба перевіряє їх, узагальнює дані первинних документів в облікові регістри керуючись правилами, які прописані в НП(с)БОДС та інших НПА, а також використовуючи кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку. На кожному етапі будь-хто може припустити помилку. Виявлення і виправлення помилок – це одна із задач бухгалтера, який відповідає за ведення бухгалтерського обліку установи, складення звітності, їх достовірність та повноту. Як правило, виправляє помилку особа, що склала первинний документ, обліковий регістр. І не завжди цією особою є бухгалтер. Розглянемо детальніше про виправлення помилок поточного періоду.
У НП(с)БОДС 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок» знайдете поняття суттєвої помилки, окремі нюанси, які слід врахувати після виправлення суттєвої помилки, а також як відображати відомості про виправлення суттєвих помилок у примітках до фінансової звітності. Натомість як виправляти помилки у первинних документах та облікових регістрах розкриває четвертий розділ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).
Однак не кожну помилку можна виправити у спосіб, який передбачає Положення № 88. Все залежить від виду первинного документу. Наприклад, якщо допустили помилку у прибутковому чи видатковому касовому ордері, видатковій відомості, будь-які виправлення у них забороняє абзац 4 пункту 32 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Тож якщо у них допустили помилку – складайте новий документ.
Якщо ж помилку допущено у первинному документі, на підставі якого було складено платником ПДВ податкову накладну, помилка в бухобліку як і помилка у первинному документі виправляється у спосіб, визначений у Положенні № 88, а у податковій накладній – за Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, у випадках, визначених Податковим кодексом.
Підчистки і необумовлені виправлення не припустимі у тексті та цифрових даних первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності (п. 4.1 Положення № 88). Якщо виявили помилку, потрібно діяти у визначений законодавством спосіб.
Мінфін у Положенні № 88 виділив різні способи виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку залежно від їх форми:
паперової;
електронної.
Помилки на паперових первинних документах і регістрах бухобліку Мінфін пропонує виправляти:
способом «червоного сторно»;
додаткових бухгалтерських проведень;
коректурним способом;
способом сторно зі складанням бухгалтерської довідки.
Помилки у електронних первинних документах і регістрах бухобліку виправляють:
способом сторно;
додаткових бухгалтерських проведень.
Виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухобліку згідно з пунктом 4.11 Положення № 88 відбувається в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки. Зупинимось більш детально на способах виправлення помилок.
Виправлення помилок у бухобліку способом «червоного сторно» передбачає певну послідовність дій:
на документі пишемо слово «виправлено»;
під цим словом пишемо червоним чорнилом, пастою кулькових ручок неправильний запис (кореспонденції рахунків чи суми), тобто помилкову суму. Запис червоним чорнилом означає від’ємні числа, які в підсумку вираховують;
під цим записом пишемо чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми;
після ставимо дату виправлення та підписи осіб. Під виправленням мають підписатись всі ті особи, які підписали документ з помилкою.
Виправлення помилок поточного періоду у цей спосіб передбачає, що від суми у документі з помилкою віднімають суму, зазначену червоним чорнилом, і додають суму, зазначену темним чорнилом. Кількість таких виправлень залежить від кількості допущених помилок у документі.
Хоча Положення № 88 і не передбачає складання бухгалтерської довідки для цього способу, все ж доцільно відображати виправлення у бухгалтерській довідці. У ній буде зазначено причину помилки, посилання на меморіальний ордер чи інший обліковий регістр, в яких допущено помилку.
Спосіб додаткових бухгалтерських проведень
Допущена помилка у бухобліку, а саме в обліковому регістрі, виправляється способом додаткових бухгалтерських проведень. При цьому немає значення в якій формі складено регістр бухобліку (паперовій чи електронній).
Із назви цього способу є зрозумілим, що помилка у бухобліку виправляється додатковими проведеннями (кореспонденцією субрахунків бухобліку). Цей спосіб застосовують тоді, коли за господарською операцією, яку відобразили кореспонденцією субрахунків, зазначили неправильну суму. Додаткове проведення міститиме суму не всієї господарської операції, а лише різниці між правильною і неправильними сумами.
Хоча Положення № 88 і не передбачає складання бухгалтерської довідки для цього способу, все ж додаткові проведення доцільно відображати у бухгалтерській довідці. У ній буде зазначено причину помилки, посилання на меморіальний ордер чи інший обліковий регістр, в яких допущено помилку.
Коректурний спосіб підходить для виправлення помилок як у первинних документах, так і облікових регістрах, за умови, що складені вони у паперовій формі. Помилку виправляємо у такій послідовності:
біля помилки пишемо слово «виправлено»;
неправильний текст або цифри закреслюємо однією тонкою рискою;
над закресленим надписується правильний текст або цифри;
після ставимо дату виправлення та підписи осіб. Під виправленням мають підписатись всі ті особи, які підписали документ з помилкою. Це вимога пункту 4.7 Положення № 88.
Після виправлення помилок закреслений текст і написи мають легко читатись.
Спосіб сторно зі складанням бухгалтерської довідки
Помилка в бухобліку, а саме у паперових регістрах бухгалтерського обліку за минулі звітні періоди, виправляється виключно цим способом. Спосіб сторно передбачає складання бухгалтерської довідки. Форма бухгалтерської довідки і порядок її заповнення затверджені наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755. За цим способом у бухгалтерській довідці зазначають:
причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку;
неправильну суму, кореспонденцію субрахунків – червоним чорнилом, пастою кулькових ручок або зі знаком «мінус»;
Довідку підписує бухгалтер, а після її перевірки – головний бухгалтер. Після чого її реєструють у відповідному журналі бухгалтерської служби.
Виправлення помилок у бухобліку за цим способом полягає в тому, що у місяці виявлення помилки реєструється бухгалтерська довідка, через записи в якій ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, способом сторно передбачає два записи:
зворотний запис – на величину помилки (неправильної суми);
правильний запис із зазначенням вірної суми.
Мінфін зауважив, що під час виправлення в електронних документах та регістрах помилок, мають бути збережені відомості, які виправляються, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
Виправлення помилок поточного періоду
Варто нагадати, що звітним періодом для складання:
місячної бюджетної звітності – є період, що починається 01 січня і закінчується в останній день звітного місяця;
квартальної (проміжної) бюджетної звітності – період, що починається 01 січня і закінчується в останній день звітного кварталу;
річної бюджетної звітності – бюджетний період, що становить один календарний рік (п. 5 Порядку складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 № 44).
Звітним періодом для складання:
квартальної фінансової звітності – є період, що починається 01 січня і закінчується в останній день звітного кварталу;
річної фінансової звітності – є календарний рік (п. 7 Порядку заповнення форм фінансової звітності в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 28.02.2017 № 307).
Виправлення помилок поточного періоду у розумінні НП(с)БОДС 125 полягає у достовірності фінансової звітності за поточний рік. Якщо помилку допущено у лютому, а виправлять її у квітні, на достовірність річної фінансової звітності це не вплине. Відповідно при виправленні таких помилок не потрібно коригувати сальдо фінансового результату попередніх періодів на початок звітного року.
Тож для поточного періоду виправлення помилок у бухобліку та фінзвітності зводиться до виправлення помилок у первинних та облікових регістрах у звітному періоді до подання фінансової звітності за рік.
Зі складу за накладною від 22.03.2024 № 132 відпустили матеріали в кількості 47 шт за ціною 60,00 грн на загальну суму 2820,00 грн. Фактично відпустили 48 шт на загальну суму 2880,00 грн. Тобто у первинному документі занизили кількість та загальну вартість матеріалів. Розглянемо яким способом виправляти помилку залежно від того коли її виявлено та чи відображена у бухгалтерському обліку операція з видачі зі складу в експлуатацію МШП.
Ситуація 1. Помилку виявили 26.03.2024 після отримання матеріалів. Зазначену накладну підрозділ бухгалтерського обліку не опрацював.
Варіант 1. Помилку у накладній доцільно виправити коректурним способом. При цьому у трьох примірниках накладних потрібно закреслити цифри «47» і «2820,00» і над ними написати цифри «48» і «2880,00». Зазначаємо дату виправлення помилок 26.03.2024 та підписуються під виправленням усі особи, що підписали накладну. Також потрібно здійснити виправлення у Книзі оперативного обліку МШП щодо кількості.
Виправлена накладна (третій примірник) є підставою для відображення цієї операції у бухгалтерському обліку.
Варіант 2. На матеріал в кількості 1 шт вартістю 60 грн можна скласти ще одну накладну. У такому разі помилку буде усунуто, адже відпущена зі складу фактична кількість МШП відповідатиме кількості та вартості, зазначеній у накладних (48 = 47 + 1; 2880,00 = 2820,00 + 60,00). В обліку буде відображена фактична кількість та вартість переданих в експлуатацію МШП.
Ситуація 2. Помилка у фінзвітності за І квартал 2024 року виявлена 17.04.2024 після встановлення факту заниженого відпуску МШП.
За березень в бухобліку були відображені такі операції:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
У меморіальному ордері № 10
Видача зі складу в експлуатацію МШП
8013
1812
2820,00
У меморіальному ордері № 17
Закриття рахунків витрат І кварталу
5511
8013
2820,00
Помилка у фінзвітності допущена у Балансі (ф. № 1-дс) за І квартал 2024 року, Звіті про фінансові результати (ф. № 2-дс) за І квартал 2024 року.
Спочатку потрібно виправити коректурним способом помилку у трьох примірниках накладних, книзі оперативного обліку МШП. Датою виправлення помилок, яку зазначатимуть на документі, є 17.04.2024.
Виправлення помилок у меморіальних ордерах № 10 і № 17 проводимо за способом сторно зі складанням бухгалтерської довідки. У бухгалтерській довідці описуємо причину помилки, зазначаємо меморіальні ордери у яких відображено помилкову інформацію та наводимо виправлення кореспонденції субрахунків:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
Видача зі складу в експлуатацію МШП
8013
1812
–2820,00
Закриття рахунків витрат І кварталу
5511
8013
–2820,00
Видача зі складу в експлуатацію МШП
8013
1812
2880,00
Закриття рахунків витрат І кварталу
5511
8013
2880,00
Помилка у фінзвітності за І квартал 2024 року буде ліквідована після подання фінзвітності за І півріччя 2024 року, яка була складена на основі бухгалтерського обліку, у якому відображено виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах.
