У статті на прикладах зі зразками розберемося, як відобразити простій та відпустку без збереження зарплати в оновленому Податковому розрахунку без помилок
Простій і відпустка за свій рахунок стали звичним явищем під час воєнного стану. Тож бухгалтеру доводиться шукати рішення, як показати в Податковому розрахунку розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску для податкових агентів, крім фізичних осіб – підприємців та/або осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Податковий розрахунок), дані щодо працівників, які не мали доходу через такі обставини.
Конгрес бухгалтерів бюджетних установ — 2026: унікальна подія року
Простій у Податковому розрахунку
Простій напряму не впливає на ЄСВ, однак може вплинути на необхідність застосувати правило мінімальної бази ЄСВ. Оплата праці під час простою не з вини працівника є частиною додаткової зарплати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5, далі — Інструкція № 5). Тож на суму виплати за період простою нараховуйте ЄСВ.
На суму ЄСВ впливає не факт наявності простою, а розмір зарплати за місяць, у якому був простій. Наприклад, через обставини воєнного стану установа оголосила простій. У цьому разі працівникам слід нараховувати щонайменше 2/3 окладу (ст. 113 Кодексу законів про працю). Окрім цієї частини окладу, може не бути ані премій, ані доплат за стаж тощо. Як наслідок, зарплата може бути меншою за мінімальну. За таких обставин слід визначити різницю з мінімальною базою і донарахувати на неї ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464).
Увага: якщо через простій зарплата працівника виявилася меншою ніж мінімалка, маєте донарахувати ЄСВ до суми мінімального страхового внеску.
Якщо простій оформили на повний місяць:
- не проводьте доплату до мінімальної зарплати;
- донарахуйте ЄСВ, якщо фактична база менша за мінімальну.
Приклад 1. Відображаємо в Податковому розрахунку зарплату, простій, ЄСВ з мінімальної бази
З 09.07.2026 по 26.07.2026 в установі оформили простій. Оклад працівника — 8953,00 грн (15-й тарифний розряд за ЄТС). У липні 2026 маємо 23 робочих дні (р. дн.) (або 184 робочих годин (р. год)). Працівник відпрацював без простою лише 11 р. дн. (88 р. год). На простій припало 12 р. дн. У табелі обліку робочого часу позначаємо простій у кількості, тобто 8 год/дн., тому рахуємо як 96 р. год (12 р. дн. × 8 год/дн.).
Обчислимо:
зарплату за відпрацьовані дні | 8953,00 грн × 88 р. год ÷ 184 р. год = 4281,87 грн |
оплату простою | 8953,00 грн × 2/3 × 96 р. год ÷ 168 р. год = 3410,67 грн |
Перевіримо, чи нараховувати доплату до мінімальної зарплати. У цій ситуації доплата не потрібна, оскільки 11 р. дн. оплатили з розміру більшого, ніж мінімальна зарплата (8000 грн). Оплату простою не враховують під час визначення доплати до мінімальної зарплати, адже це виплата за невідпрацьований робочий час (пп. 2.2.12 Інструкції № 5).
Розрахуємо сумарну зарплату за місяць:
4281,87 + 3410,67 = 7692,54 грн (це фактична база ЄСВ).
Перевіримо дотримання мінімальної бази ЄСВ:
7692,54 грн ˂ 8647,00 грн.
Визначимо різницю між мінімальною і фактичною базами ЄСВ:
8647,00 – 7692,54 = 954,46 грн.
Обчислимо ЄСВ:
із фактичної бази | 7692,54 грн × 0,22 = 1692,36 грн |
із різниці між мінімальною і фактичною базами | 954,46 грн × 0,22 = 209,98 грн |
Перевіримо загальну суму ЄСВ:
1692,36 + 209,98 = 1902,34 грн.
Оплата простою у Додатку Д1 відображається у складі звичайної заробітної плати, без якихось спеціальних позначок, кодувань чи окремих рядків. Заповнений Додаток Д1 за даними про ЄСВ наведений нижче.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
Тепер обчислимо за даними прикладу 1 податки:
податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) | 7692,54 грн × 0,18 = 1384,66 грн |
військовий збір (ВЗ) | 7692,54 грн × 0,05 = 384,63 грн |
зарплату до виплати (довідково, оскільки у Додатку 4ДФ не відображаємо) | 7692,54 – 1384,66 – 384,63 = 5923,25 грн |
Заповнений Додаток 4ДФ за даними про ЄСВ наведений нижче.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
Звітність
Оплату простою показуємо у Податковому розрахунку як звичайну зарплату. У Додатку 4ДФ — теж жодних особливостей відображення оплати простою (див. Приклад 1). Однак слід зважати на загальну суму доходу працівника за місяць. Якщо вона менша за суму граничного доходу для поточного року, працівник має право на ПСП. Якщо працівник має двоє чи більше дітей, він може скористатись «дитячою» ПСП. У такому випадку граничний рівень доходу кратний кількості дітей.
Відпустка без збереження зарплати у Податковому розрахунку
У разі відпустки за свій рахунок можливі варіанти:
- ЄСВ сплачуємо, мінімальну базу враховуємо. Відпустка за власний рахунок триває неповний місяць і працівник отримав зарплату. У цьому разі порівнюємо зарплату з мінімальною базою, навіть якщо працівник працював лише один день;
- ЄСВ відсутній. Відпустка за власний рахунок триває ввесь місяць і працівникові не нараховували жодних доходів (премії, оплата щорічної відпустки, оплата за цивільно-правовими договорами (ЦПД), компенсації). Якщо у працівника нульовий дохід за місяць, не нараховуємо ЄСВ, позаяк база для його нарахування дорівнює нулю, але показуємо дані про такого працівника у Податковому розрахунку.
Увага: якщо у працівника немає ніяких доходів за місяць, ЄСВ дорівнює нулю.
Звітність
Незалежно від того, скільки працівник перебував у відпустці за свій рахунок — частину місяця чи весь місяць, обов’язково відображайте дані про нього в Додатку Д1. Кількість календарних днів такої відпустки, що припала на відповідний звітний місяць, зазначайте в графі 13. У Додатку 4ДФ не показуйте дані щодо працівника лише у випадку, якщо у нього протягом місяця не було доходу, тобто коли немає об’єкта оподаткування.
Приклад 2. Відображаємо в Податковому розрахунку відпустку за власний рахунок за частину місяця
Працівник взяв відпустку за свій рахунок з 07.07.2026 по 24.07.2026. Оклад працівника — 12 631 грн (20-й тарифний розряд ЄТС). За дні роботи йому нарахували премію 2000 грн. У липні працівник відпрацював 9 р. дн. (72 р. год). На відпустку без збереження припало 18 календарних днів, них 14 р. дн. (112 р. год).
Обчислимо:
зарплату за окладом за відпрацьовані дні | 12 631 грн × 72 р. год ÷ 184 р. год = 4942,57 грн |
загальну зарплату за липень 2026 (фактичну базу ЄСВ) | 4942,57 + 2000 = 6942,57 грн |
Доплату до мінімальної зарплати не нараховуємо, позаяк дотримали мінімальної оплати за 9 р. дн.:
8647 грн × 72 р. год ÷ 184 р. год = 3383,61 грн (мінімальна оплата за 9 р. дн.)
Фактична оплата перевищує мінімальну:
6942,57 грн > 3383,61 грн.
Перевіримо дотримання мінімальної бази ЄСВ:
6942,57 грн ˂ 8647 грн.
Визначимо різницю між мінімальною і фактичною базами ЄСВ:
8647 – 6942,57 = 1704,43 грн.
Розрахуємо ЄСВ:
з фактичної бази | 6942,57 грн × 0,22 = 1527,37 грн |
з різниця між мінімальною і фактичною базою | 1704,43 грн × 0,22 = 374,97 грн |
Перевіримо загальну суму ЄСВ за липень 2026:
1527,37 + 374,97 = 1902,34 грн.
У графі 13 Додатка Д1 слід зазначити кількість календарних днів відпустки за свій рахунок. Заповнений Додаток Д1 за даними про ЄСВ наведений нижче.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
Розрахунки для заповнення Додатка 4ДФ:
ПДФО | 6942,57 грн × 0,18 = 1249,66 грн |
ВЗ | 6942,57 грн × 0,05 = 347,13 грн |
сума зарплати до виплати (довідково) | 6942,57 – 1249,66 – 347,13 = 5345,78 грн |
Заповнений Додаток 4ДФ за даними про ЄСВ наведений нижче.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
Приклад 3. Відображаємо в Податковому розрахунку відпустку за власний рахунок повний місяць
Працівник перебував у відпустці за свій рахунок з 01.07.2026 по 31.07.2026. Його оклад — 8953,00 грн (15-й тарифний розряд за ЄТС).
Оскільки працівник не відпрацював жодного дня в місяці, його зарплата за липень 2026 дорівнює нулю. Тож ЄСВ не нараховуємо, позаяк відсутня база нарахування.
У Додатку Д1 Податкового розрахунку не буде даних про суми зарплати та ЄСВ щодо цього працівника. Однак Додаток Д1 доведеться заповнити, позаяк у графі 13 потрібно показати кількість днів відпустки за свій рахунок.
Додаток 4ДФ щодо цього працівника не заповнюємо, оскільки в нього немає доходу.
Приклад 4. Відображаємо в Податковому розрахунку відпустку за власний рахунок, зарплата менша за мінімальну зарплату
Працівник взяв відпустку без збереження зарплати з 06.07.2026 по 20.07.2026. Його оклад — 6315,00 грн (10-й тарифний розряд ЄТС). За дні роботи працівникові нарахували премію 1000,00 грн. У липні 2026 він відпрацював 12 р. дн. (96 р. год). На відпустку без збереження припало 14 календарних днів, з них 11 р. дн. (88 р. год).
Обчислимо зарплату:
за окладом за відпрацьовані дні | 6315,00 грн × 96 р. год ÷ 184 р. год = 3294,78 грн |
за липень 2026 (фактична база ЄСВ) | 3294,78 + 1000 = 4294,78 грн |
Слід зробити доплату до мінімальної зарплати, позаяк мінімальна оплата за 12 р. дн. має бути:
8647 грн × 96 р. год ÷ 184 р. год = 4511,48 грн,
де 8647 грн — мінімальна зарплата у липні 2026.
Радимо проводити розрахунки за робочими годинами, а не днями — так точніше. Це універсальний спосіб — підходить і для працівників, які працюють неповний робочий час.
Порівняємо нараховану суму працівнику та мінімально потрібну оплату за відповідний час:
4294,78 грн ˂ 4511,48 грн.
Отже, потрібно нарахувати доплату до мінімальної зарплати:
4511,48 – 4294,78 = 216,70 грн.
Обчислимо загальну зарплату (фактичну базу ЄСВ):
3294,78 + 1000 + 216,70 = 4511,48 грн.
Перевіримо дотримання мінімальної бази ЄСВ:
4511,48 грн ˂ 8647 грн.
Розраховуємо різницю між мінімальною і фактичною базами ЄСВ:
8647– 4511,48 = 4135,52 грн.
Обчислимо ЄСВ:
з фактичної бази | 4511,48 грн × 0,22 = 992,53 грн |
з різниці між мінімальною і фактичною базами | 4135,52 грн × 0,22 = 909,81 грн |
Перевіримо загальну суму ЄСВ:
992,53 + 909,81 = 1902,34 грн.
Доплата до мінімальної зарплати є частиною зарплати, тому при заповненні Податкового розрахунку ніяк не виділяється. Заповнений Додаток Д1 за даними про ЄСВ наведений нижче.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
Сума зарплати працівника менша за поріг нарахування податкової соціальної пільги (ПСП) — 4660 грн, тому зважаємо на наявність ПСП. Розрахуємо податки, щоб заповнити Додаток 4ДФ:
ПДФО | (4511,48 – 1664) × 0,18 = 512,55 грн, де 1664 грн — це базовий розмір ПСП для 2025 року |
ВЗ | 4511,48 грн × 0,05 = 225,57 грн |
Сума зарплати до виплати:
4511,48 – 512,55 – 225,57 = 3773,36 грн.
Заповнений Додаток 4ДФ за даними про ЄСВ наведений нижче. Зверніть увагу, що в графі 9 стоїть ознака ПСП «01», що відповідає звичайній ПСП.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️
