бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Довідка про доходи має відповідати даним бухобліку. Відповідальність за достовірність даних у довідці про заробітну плату несе головбух і керівник установи. Тож, експерт надає чинний бланк та зразок заповнення для отримання візи, оформлення субсидії, нарахування пенсії, виплат соцстрахування, отримання податкової знижки.
Чи може роботодавець відмовити у наданні довідки за воєнного стану
Ні, згідно зі ст. 49 КЗпП роботодавець має за вимоги працівника видати йому довідку про роботу на підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи й розміру заробітної плати. Воєнний стан не знімає це зобов’язання.
Довідка про доходи – бланк
Бланк довідки про доходи законодавчо не затверджений, тому у загальному випадку вона складається у довільній формі. Однак ця довільність існує, лише коли працівник хоче отримати її «за місцем вимоги», не зазначаючи місце й призначення довідки. Все ж таки деякі спеціальні форми довідок існують, а довільні довідки мають певні вимоги щодо наповнення.
Жодна з довідок ПФУ не дасть ста відсотків достовірних даних про загальний страховий стаж працівника. Держреєстр, звідки беруть інформацію, розробляли, щоб формувати пенсійний стаж. Тому він не враховує всіх особливостей визначення страхового стажу для страхових виплат і матзабезпечення. ПФУ рекомендує роботодавцям розраховувати страховий стаж застрахованій особі на підставі довідки за формою ОК-5 або ОК-7. А щоб підтвердити страховий стаж застрахованої особи за період з 01.01.2016, скористатися інформацією ПФУ, яку містить Додаток 9.
Довідка для отримання соціальної допомоги (субсидії)
Існує бланк довідки про доходи з наказу Мінсоцполітики від 27.08.2004 р. №192 (далі – наказ Мінсоцполітики № 192). Ця довідка має спеціальне призначення – оформлення соціальної допомоги (житлової субсидії) в органах соціального захисту населення. Але на сьогодні механізм отримання житлової субсидії не вимагає використання такої довідки, замість неї заповнюються спеціальна заява та декларація. У цьому можна переконатися, відвідавши сайт Мінсоцполітики для призначення житлової субсидії. Довідка про доходи надається лише тоді, коли у декларації вказані доходи, інформація про які відсутня в ДФС, ПФУ.
Довідка про заробітну плату
Передбачена також довідка про заробітну плату (грошове забезпечення, винагороду за цивільно-правовим договором) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Її бланк міститься у оновленій у 2023 році постанові Кабміну від 26 вересня 2001 р. № 1266 (так звана форма № 1266). Ця довідка подається до ПФУ і Центру зайнятості. Подається вона для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності (лікарняних, декретних) у ситуаціях:
відсутні дані в Держреєстрі застрахованих осіб;
для подачі роботодавцю, у якого працівник працює за сумісництвом.
Ще одне призначення форми № 1266 – нарахування виплат безробітним з Центру зайнятості.
Існувала ще колись довідка про доходи (форма 3), яку можна знайти у наказі Головної державної податкової інспекції України від 25.12.1995 № 97. Однак цей бланк морально застарілий, він орієнтований на прибутковий податок з громадян, який існував ще до податку з доходів фізичних осіб, впровадженого у 2003 році спеціальним законом, який в свою чергу замінив Податковий кодекс (ПК). Цей наказ значиться до сих пір як чинний, але форма 3 спирається на деякі поняття, які уже відсутні у податковому законодавстві, тому нею практично не можна користуватися. Крім того, судячи з назви, згаданий наказ ДПІ діє виключно на 1995 рік, який давно минув.
Довільність форми довідки про доходи не означає, що бухгалтер може скласти її будь-як, адже працівник просто може не отримати всієї необхідної для нього інформації. Варто одразу запитати працівника про мету одержання ним довідки про доходи. Наприклад, якщо це довідка для банку чи іншої кредитної установи, то бажано показати усі вирахування, які є з зарплати працівника, наприклад, включити інформацію про аліменти.
З серпня 2022 року українці можуть безкоштовно й за кілька хвилин отримати довідку про доходи для отримання візи або оформлення кредитів навіть через портал «Дія» — без залучення роботодавця.
Особливості довідки про доходи для отримання податкової знижки
Якщо довідка про доходи подається для заповнення декларації про майновий стан і доходи з метою отримання податкової знижки, то обов’язково включаються усі елементи, які працівнику будуть потрібні для розрахунку знижки та заповнення декларації. Так, за роз’ясненням ДПС така довідка про доходи для отримання податкової знижки має містити:
суму нарахованого оподатковуваного доходу – помісячно та загальною сумою;
суму нарахованого та утриманого податку на доходи фізичних осіб.
Дані про ПСП потрібні працівнику для заповнення додатку Ф3 декларації про майновий стан. Він має навести там суму зарплатного доходу за вирахуванням ПСП.
Крім того, за ПК лікарняні прирівняні до зарплати, тому суму нарахованого доходу слід наводити саме з урахуванням лікарняних. Це відрізняє таку довідку від згаданої форми № 1266. Отже, дохід для податкової знижки – це зарплатні доходи працівника, що включають і лікарняні.
Крім цього, якщо працівник отримував ще й виплати за цивільно-правовими договорами, то такі доходи слід виділити окремою сумою, навести окремо від зарплати. Декларація про майновий стан містить окремий рядок для винагород за ЦПД і працівнику доведеться його заповнювати. До того ж при розрахунку податкової знижки використовуються тільки зарплатні доходи без виплат за ЦПД.
Якщо працівник отримував ще інші доходи, які пройшли через форму 1ДФ, то про них також надається інформація в довідці про доходи.
Довідка про доходи на податкову знижку складається за рік (з січня по грудень). Наприклад, для отримання податкової знижки за 2023 рік працівнику потрібно було скласти довідку за січень-грудень 2023 року. Декларацію за 2023 рік на податкову знижку працівник може подавати по 31 грудня 2024 року включно.
Для інших довідок період може бути іншим. Варто уточнити у самого працівника, який період йому необхідний. Якщо він не знає, то варто скласти за останні 12 місяців.
Як отримується податкова знижка
Податкова знижка – це перерахунок ПДФО за рік, який був сплачений з зарплати. Від зарплатних доходів працівника віднімаються витрати на навчання та/чи відсотки по іпотечному кредиту. Як наслідок, отримується нова сума ПДФО, яка менша за сплачену за рік. Різницю працівник отримує на свій рахунок з державного бюджету.
Для розуміння ситуації з довідкою про доходи наводимо весь пакет документів, який готує працівник на податкову знижку:
декларація про майновий стан і доходи з додатком Ф3;
довідка про доходи з урахуванням наведених вище вимог;
копія договору з закладом освіти;
копії платіжних документів і розрахункових документів, де зазначені дані працівника як платника (він мав сплачувати їх особисто). За дітей можна платити тільки до 23 років;
копія паспорту та довідки про присвоєння номера облікової картки платника податку.
Заява при цьому не потрібна, так як подача додатка Ф3 та заповнення реквізиту 25 декларації про майновий стан по факту і є заявою на отримання податкової знижки.
Усі документи, крім декларації та заяви, залишаються у працівника – на всяк випадок. Податкова їх собі не забирає, але при подачі декларації можуть перевірити.
Ще один момент: працівник при отриманні довідки про доходи може запитати про реквізити свого банківського рахунку, на який він отримує зарплату. Йому може знадобитися рахунок для заповнення реквізиту 25 декларації. Дані які необхідні: назва банку, ідентифікаційний код банку (ЄДР) та номер рахунку у форматі IBAN. На вказаний рахунок ДПС перерахує повернення ПДФО.
Взагалі працівник може вказувати будь-який рахунок, не обов’язково зарплатний. Це може бути його особиста банківська картка, яку він отримував без участі бухгалтера.
Довідка про доходи – контроль за достовірністю даних
Довідка про доходи має відповідати даним бухгалтерського обліку, Об'єднаного звіту. Відповідальність за достовірність даних у довідці про доходи несе головний бухгалтер і керівник установи, які її підписують.
Суму нарахованої зарплати працівнику, якому видаємо довідку про доходи, обираємо з розрахунково-платіжних відомостей за усі місяці потрібного періоду.
Суму ПДФО теж обираємо з розрахунково-платіжних відомостей за відповідні місяці по означеному працівнику.
У який термін видавати довідку про доходи
Кодекс законів про працю не вказує чіткого терміну, впродовж якого треба навадати працівникам довідки про доходи. Рекомендується мати на увазі ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР. Згідно з нею, звернення громадян розглядаються протягом 1 місяця від дати надходження.
Нижче наводимо можливу форму довідки про доходи на податкову знижку. Для зручності доходи розбиті на дві групи: зарплатні та інші. Така розбивка відповідає заповненню декларації про майновий стан і доходи.
Довідка про заробітну плату (грошове забезпечення, винагороду за цивільно-правовим договором) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням
