бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Товарно-транспортная накладная – это подтверждение реальности хозяйственной операции, которая может потребоваться, например, при запросе налоговой или при проверке ревизоров. Держите экспертный образец.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это основной первичный документ, содержащий информацию о перевозке груза, объемах такой перевозки и ответственных за его осуществление лиц. Этот документ используется как единственный для внутренних перевозок (в пределах Украины).
Товарно-транспортную накладную должны использовать все без исключения хозяйствующие субъекты – как юридические, так и физические лица. Причем независимо от вида транспорта: для перевозок как на грузовых, так и легковых автомобилях.
Нормативно-правовой базой для использования ТТН являются следующие документы:
Обязательные реквизиты ТТН, связанные с параметрами транспортного средства, были внедрены с 01 октября 2021 года упомянутым Законом № 1534 (обновлена ст. 48 Закона об автотранспорте). Так, грузоотправители с тех пор должны указывать параметры транспортного средства, на котором осуществляется перевозка, а именно:
длина;
ширина;
высота;
общий вес автомобиля;
общий вес с грузом.
Такие реквизиты достаточно проблемны, так как грузоотправитель далеко не всегда точно знает, на каком автомобиле будет осуществлена перевозка, а также его габариты, которые могут отличаться от конкретной модели автомобиля, года выпуска и т.д. Кроме того, автомобиль может участвовать в нескольких перезваниях – как следствие, отправитель не знает полностью данные о его весе вместе грузами других отправителей.
В настоящее время существует админштраф за указание отправителем недостоверных данных о массе и габаритах груза – 51 тыс. грн (ст. 1322 КУоАП). Однако оно применяется только, если транспортное средство превысило весовые нормативные параметры, определенные законодательством.
Также обязательными стали коды налогоплательщика по ЕГР для:
грузоотправителя;
грузополучателя;
автоперевозчика.
Кроме того, обязательна масса брутто (это масса вместе с упаковкой), но данный реквизит и до этого был в стандартной форме 1-ТН.
Внимание: Габаритно-весовые параметры транспортного средства стали обязательными реквизитами ТТН с 01 октября 2021 г.
Форму ТТН можно найти в Приложении 7 к Правилам № 363. Впрочем, можно оформлять ТТН и без соблюдения формы, но только при наличии в ней обязательных реквизитов. Перечень таких обязательных реквизитов ТТН исчерпывающий и включает данные о:
дату и место составления;
грузоотправителя – полное наименование (фамилия, имя, отчество);
автомобильного перевозчика – полное наименование (фамилия, имя, отчество);
грузополучателя – полное наименование (фамилия, имя, отчество);
транспортное средство (марка, модель, тип, регистрационный номер автомобиля, прицеп/полуприцеп), его параметры с указанием длины, ширины, высоты, общего веса, в том числе с грузом, и массы брутто;
пункты погрузки и разгрузки (ст. 48 Закона об автотранспорте).
Соответственно, вышеперечисленные сведения должны быть внесены в ТТН (установленной или произвольной формы). При необходимости можно не ограничиваться только обязательными реквизитами и добавлять в товарно-транспортную накладную любую другую информацию, которая необходима.
Бланк товарно-транспортной накладной (форма 1ТН) в оригинальном виде (из Приложения 7 Правил № 363, без добавленных реквизитов для параметров транспортного средства) приведен ниже.
Уже сейчас можно создавать ТТН в электронной форме с использованием электронной подписи. В таком случае (см. п. 11 Правил №363):
водителю нужно распечатать бумажную копию ТТН, чтобы он мог предъявить ее полиции как сопроводительный документ к грузу. Водитель (экспедитор) при этом на копии ставит подпись, принявшую к перевозке груз;
сопроводительные документы также следует оформить в электронной форме с использованием электронной подписи;
все используемые технические средства должны соответствовать законодательству об электронных документах и электронном документообороте.
Выходит, что сейчас при использовании е-ТТН невозможно обойтись без бумажной копии (требование п. 11.5 Правил № 363): «В случае использования е-ТТН Заказчик (грузоотправитель) печатает, подписывает и предоставляет водителю (экспедитору Перевозчика) в одном экземпляре бумажную копию е-ТТН…». Однако вскоре данная ситуация изменится.
В будущем е-ТТН станет обязательной для всех транспортных перевозок в Украине. Предварительно датой такого внедрения было 01 августа 2023, но внедрение е-ТТН отложили, чтобы дать время подготовиться. В этом году использование е-ТТН остается на добровольной основе.
Для того чтобы е-ТТН стала единственной формой ТТН и заменила полностью бумажную, нужно внесение изменений в Закон об автотранспорте. Такие изменения уже заготовлены в законопроекте № 6534. Однако когда это произойдет – неизвестно. По крайней мере, в этом году использование е-ТТН остается на добровольных началах (см. разъяснения от Мининфраструктуры). Возможно, внедрение е-ТТН также будет поэтапным, то есть в разное время для разных хозяйствующих субъектов. Возможно, будет переходный период.
Цель внедрения е-ТТН – обеспечить прозрачность процесса перевозки. Это значительно упростит взаимодействие меж отправителем, перевозчиком и получателем груза. Благодаря е-ТТН, участники перевозки смогут следить за операциями с грузом в режиме реального времени.
С 1 февраля 2023 г. уже идет тестирование электронных ТТН и предоставляется время на постепенный переход и адаптацию к использованию электронной товарно-транспортной накладной. Для этого нужно заключить договор с одним из провайдеров электронного документооборота (список провайдеров для е-ТТН можно найти здесь), чтобы присоединиться к проекту и быть полностью готовым к цифровизации бизнес-процесса.
Товарно-транспортная накладная – назначение
Товарно транспортная накладная подтверждает:
факт перевозки груза из договора перевозки (п. 11 Правил № 363);
водительское право на перевозку груза перед автотранспортной полицией (ст. 48 Закона об автотранспорте). Полиция имеет право у водителя-перевозчика спросить, кроме стандартных водительских прав и полиса страхования, еще и документ, подтверждающий его право перевозить коммерческий груз.
Никакой другой документ не может подтвердить факт перевозки (разъяснение ДПС ЗИР 102.03). Например, расходная накладная не подходит, так как удостоверяет только передачу ТМЦ от поставщика к покупателю, но не водителя, который может представлять другую организацию.
Акт предоставленных услуг не доказывает сам факт перевозки (погрузка, разгрузка автомобиля), адрес доставки. При наличии такого акта без ТТН ГНС может считать операцию фиктивной, лишая налогоплательщика права на признание расходов и налогового кредита по НДС (индивидуальная налоговая консультация ГФС от 19.02.2018 г. № 654/6/99-99-14-03-03- 15/ИПК, разъяснение ДПС ЗИР 102.02).
Бланк товарно-транспортной накладной с самостоятельно добавленными реквизитами для параметров транспортного средства смотри ниже.
основание для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя;
учет товарно-материальных ценностей в пути;
подтверждение транспортно-заготовительных расходов, включаемых в состав себестоимости приобретенных запасов (п. 8 НП(С)БОДС 123 «Запасы»);
основа для проведения расчетов между заказчиком и исполнителем, так как подтверждает проделанную перевозчиком работу.
Почему эти роли второстепенны? ТТН в этих случаях является одним из ряда сопроводительных документов на груз. Основными документами в этих операциях являются:
акт выполненных работ (оказанных услуг) – для учета товарно-транспортных расходов, так как именно этот документ содержит стоимость оказанной услуги (у ТТН этот показатель отсутствует), а также является основой проведения расчетов;
путевое письмо – он является основой для учета работы водителя. Несмотря на его «отмену», он продолжает использоваться в произвольной форме для учета расхода топлива и километража.
Отдельно можно также выделить налоговую роль ТТН: подтверждение реальности хозяйственной операции, которая может потребоваться, например, при разблокировании налоговой накладной/расчета корректировки в СЭА или при проведении документальной проверки ГНС (Методические рекомендации по проверке оформленных нереальных хозяйственных операций, письмо ГФС от 16.05.2020г. № 16872/7/99-99-14-02-02-17). Во всех спорных случаях мнение налоговиков одно – ТТН обязательно.
Товарно-транспортная накладная – когда применяем
Потребность/ненужность ТТН (дополнительного экземпляра ТТН) в разных хозяйственных ситуациях отразим в таблице ниже.
ЗАПОЛНЕНИЕ ТОВАРО-ТРАНСПОРТНОЙ НАКЛАДНОЙ
№
Хозяйственная ситуация
Особенности оформления
Обязательность ТТН
1
покуптель самостоятельно забират ТМЦ у поставщика
выдача ТМЦ оформляется расходной накладной
не требуется, так как отсутствует сама услуга по перевозке, а водитель является представителем покупателя, поэтому для подтверждения права на груз достаточно расходной накладной от поставщика, что удостоверяет факт перехода права собственности
2
для перевозки используется личный автотранспорт, например директора или другого работника
необходним договор аренды на автомобиль между учреждением и работником-владельцем авто (необходимо для списания топлива)
обязательна, кроме доставки в собственных целях учреждения (см. первую ситуацию)
3
перевозка легковым автотранспортом
такие же, как и для транспортных
обязательно – Правила № 363 касаются всех автотранспортных средств
4
доставка курьерской службой, например «Новая почта» чи «Мист Экспрес»
операция оформляется внутренними документами почтовой службы (накладная или акт их собственной формы)
не нужна – Правила № 363 не распространяются на почтовые услуги, но почтовый оператор должен быть в Реестре операторов почтовой связи.
5
поставщик и получатель, или отправитель и перевозчик, или получатель и перевозчик совпадают
оформляется так, как и в обычной ситуации
обязательно минимум 4 экземпляра ТТН
6
поставщик является перевозчиком и выделил услугу по перевозке отдельно в счете (или расходной накладной)
как в обычной ситуации
(см. п. 5)
обязательно оформляется ТТН, так как имеет место факт предоставления услуги по перевозке поставщиком.
7
поставщик является перевозчиком и включил стоимость перевозки в цену товара, не выделяя отдельно в документах
оформляется обычная расходная накладная
не требуется, так как отсутствует выделенная услуга по перевозке, но если поставщик при этом привлечет стороннего перевозчика, то ответ изменится наоборот.
8
кроме перевозчика еще есть экспедитор
добавляем экземпляр для экспедитора
обязательно каждой стороне процесса по отдельному экземпляру ТТН
9
доставка ТМЦ от одного грузоотправителя по нескольким адресам, например, торговым точкам
как в обычной ситуации – в каждой ТТН указываем отдельный адрес
обязательно оформлять доставку по каждому адресу отдельными ТТН, так как в одной ТТН может быть только один адрес доставки (разъяснение Мининфраструктуры в письме от 28.05.2014 г. № 6515/25/10-14)
10
перевозка собственными силами по собственным местам (торговым точкам)
оформляется только путевой лист и накладные на внутреннее перемещение
не требуется, так как отсутствует услуга по перевозке (условие – перевозка осуществляется для собственных нужд);
нужно – если учреждение привлекает специального перевозчика
Перевозка без ТТН: когда можно
Из вышеприведенной таблицы следует, что ТТН не составляют только тогда, когда отсутствует факт предоставления услуги по перевозке (перевозка происходит для собственных нужд или услуга не выделена в документах), а именно:
перевозка самостоятельно по собственным пунктам;
самостоятельная доставка ТМЦ покупателю поставщиком без выделения стоимости доставки в документах;
самостоятельная доставка ТМЦ от поставщика покупателем
Во всех этих случаях должен отсутствовать посторонний перевозчик.
Также без традиционной ТТН проходят перевозки по почтовым службам.
В других ситуациях товарно-транспортная накладная всегда обязательна и всегда должно быть 3 экземпляра независимо от количества сторон процесса перевозки, ведь для каждой из сторон товарно-транспортная накладная выполняет отдельную функцию, которую не могут заменить другие первичные документы.
НЕОБХОДИМОСТЬ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНОЙ НАКЛАДНОЙ
Грузоотправитель (может быть заказчиком)
Водитель
Перевозчик
1-й экземпляр
2-й экземпляр
3-й экземпляр
Вместе с расходной накладной это основание для списания ТМЦ и подтверждения реальности хозоперации
Документ, подтверждающий право собственности на груз перед автополицией и проделанную работу
Документ, который подтверждает проделанную работу и является основанием для выставления счета заказчику услугу (отправителю или получателю)
Товарно-транспортная накладна – порядок заполнения
Грузоотправитель заполняет в ТТН сведения, которые приведены ниже в таблице.
ЗАПОЛНЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕМ
Реквизит
Как заполняется
До прибытия автомобиля
Номер и дата ТТН
Указываем соответствующую информацию, название месяца – лучше словами
Автомобиль;
Прицеп/полуприцеп
Указываем марку, модель, тип, регистрационный номер автомобиля (прицепа/полуприцепа), его параметры с указанием длины, ширины, высоты, общего веса, в том числе с грузом, и массы брутто. Ведомости берут из регистрационных документов на соответствующее транспортное средство. В частности, об общем весе, в том числе с грузом, отмечают вес незагруженного автомобиля с топливом и водителем (75 кг), но без пассажиров + максимальная погрузка (максимально допустимый для транспортного средства вес груза, согласно регистрационным документам на транспортное средство). В качестве веса брутто указывают фактический вес транспортного средства на данный момент. Аналогично отмечают соответствующие данные по прицепу/полуприцепу
Автомобильный перевозчик
Вносим полное наименование (фамилия, имя, отчество), код в соответствии з ЄДРПОУ или РНУКПН – регистрационный номер учетной карты налогоплательщика*
Заказчик
Указываем наименование/ФИО грузоотправителя или грузополучателя, заключившего с перевозчиком договор о перевозке груза и оплачивающего транспортные услуги
Грузоотправитель
Указываем полное наименование (фамилия, имя, отчество), код в соответствии з ЄДРПОУ или РНУКПН – регистрационный номер учетной карты налогоплательщика*
Пункт загрузки
Указываем адрес, по которому необходимо забрать груз
Пункт разгрузки
Указываем адрес, по которому необходимо доставить груз (пункт назначения)
количество мест
Указываем словами общее количество занятых грузом мест (ящиков, мешков, корзин, бочек, контейнеров, цистерн и другое)
массою брутто, т
Указываем словами количество груза в тоннах с точностью до 0,01
Заполнение раздела «Сведения о грузе»
Наименование груза
Вносим наименование груза – следим, чтобы оно совпадало с таковым в налоговой и расходной накладной
Единица измерения
Указываем единицу измерения товара (например, кг, л, штука (шт.), ящик, мешок, рулон и т.д.
Количество мест
Указываем количество мест (ящиков, мешков, корзин, бочек, контейнеров, цистерн и т.п.), определяемых по каждому наименованию груза и каждому виду упаковки. При перевозке груза пакетами на поддонах записывают количество пакетов; перевозя груз навалом, насыпью или наливом, вносят соответствующую запись, не указывая количества мест
Цена без НДС за единицу, грн
Указываем цену за единицу товара без НДС. Это могут быть как гривны на килограмм (грн/кг), так и гривны на ящик (грн/ящик)
Общая сумма с ПДВ, грн
Указываем общую стоимость каждого вида товара по каждой отдельной строке
После прибытия и загрузки автомобиля:
Водитель
Вносим ФИО и номер удостоверения водителя
Всего отпущено на общую сумму
Отмечаем словами общую стоимость отгруженных товаров с учетом НДС
в т. ч. НДС
Словами прописываем сумму НДС, если его включили в стоимость ценностей, или ставим прочерк
Сопроводительные документы на груз
Указываем названия и номера документов, добавленных к ТТН (товарных, железнодорожных накладных, сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.п.). Эти документы водитель-экспедитор принимает и передает грузополучателю вместе с грузом.
* РНУКПН – регистрационный номер учетной карты налогоплательщика. Вместо него может быть номер паспорта - указывайте для физлиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и сообщили об этом соответствующему контролирующему органу (ГНС или выдающему ID-карту) и имеющим такие данные в паспорте (отметку в бумажном или соответствующую информацию в ID -карте)
К СВЕДЕНИЮ! В случае, когда в ТТН невозможно перечислить все наименования груза, подготовленного для перевозки, к накладной добавляют документ произвольной формы с обязательным указанием сведений о грузе (графы 1-10 ф. 1-ТН). В таких случаях в ТТН отмечают, что к ней прилагается в качестве товарного раздела документ в бумажной или электронной форме, без которого ТТН считается недействительным и не подлежит использованию для расчетов с заказчиком (п. 11.6 Правил № 363). В свободные графы 1, 2, 4-7 вносят реквизиты такого документа (название, номер и дату выписки).
Экземпляры товарно-транспортной накладной
После принятия груза согласно товарно-транспортной накладной водитель (экспедитор) подписывает все экземпляры.
В случае использования ТТН в бумажной форме первый экземпляр заказчик (грузоотправитель) оставляет за собой грузоотправитель оставляет за собой. Остальные два экземпляра ТТН заказчик передает водителю (экспедитору) перевозчика.
Оформляйте ТТН на каждую поездку автомобиля и для каждого грузополучателя отдельно.
При использовании электронной ТТН (е-ТТН) заказчик (грузоотправитель) печатает, подписывает и предоставляет водителю (экспедитору перевозчика) в одном экземпляре бумажную копию е-ТТН для предъявления лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автомобильном транспорте и в сфере безопасности дорожного движения . Водитель (экспедитор перевозчика) ставит подпись на бумажной копии е-ТТН о принятии им груза для перевозки.
Когда груз доставлен, водитель предоставляет два экземпляра ТТН грузополучателю, проставляющему подпись.
Образец заполнения товарно-транспортной накладной
Образец заполнения товарно-транспортной накладной с добавленными реквизитами приведен ниже.
Допущенные ошибки в ТТН исправляйте корректуры: зачеркните, внесите правильные данные, сделайте надпись «исправлено», поставьте подпись и укажите дату. Исправить нужно все экземпляры и собрать подписи всех сторон процесса перевозки.
Например, если неправильно указали наименование автопредприятия, перечеркните неправильно указанное наименование предприятия, сверху напишите правильное наименование, ниже напишите «исправлено», дату исправления и удостоверьте исправление подписью лиц, подписавших оформленный документ. Поскольку ТТН составлял поставщик, подпись лица, удостоверяющего исправление, – это подпись представителя поставщика.
Но учтите, что исправлять таким образом ошибку в ТТН можно только, если ошибку обнаружили в текущем отчетном периоде и по такой ТТН еще не совершали бухгалтерские записи.
Ответственность за неправильное заполнение товарно-транспортной накладной
Административная ответственность за нарушение требований по внесению сведений в ТТН существует в размере 51 000 грн (3000 нмдг). Такой штраф взимается за:
недостоверные сведения о массе или габаритах груза к ТТН;
сведения о массе или габаритах груза к ТТН, превышающих параметры, установленные законодательством, при отсутствии оформленного разрешения на проезд по автомобильным дорогам транспортных средств, весовые или габаритные параметры которых превышают нормативные (ст. 1322 КУоАП).
Но грузоотправитель будет отвечать за внесение недостоверных сведений о массе груза в ТТН только при превышении транспортным средством, которым перевозят указанный груз, весовых нормативных параметров, определенных законодательством.
Внимание: оформляйте ТТН на каждую поездку автомобиля и для каждого грузополучателя отдельно.
