Працівника щойно прийняли на роботу, а він захворів і подав до установи лікарняний листок. Бухгалтер має обчислити допомогу за цим лікарняним так, щоб не дати шансів перевіряючим із ПФУ чи Держпраці оштрафувати установу. Тож як правильно розрахувати лікарняні новоприйнятому працівнику, якщо відпрацьовано менше місяця або менше 6 місяців?
Законодавство дещо обмежує розмір соцвиплат для працівників, що мають недостатньо стажу. Утім новоприйнятому працівнику обмежувати розмір соцвиплат потрібно не завжди.
Розрахунок лікарняних новоприйнятому працівнику
Законодавство гарантує, що у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності (за лікарняним) працівники можуть отримувати такі соцвиплати:
Допомогу, незалежно від її виду, новоприйнятому працівнику обраховуйте відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі – Порядок № 1266).
Аби обчислити суму допомоги, помножте розмір денної виплати, яку визначають за середньоденним заробітком, на кількість календарних днів (к. дн.) лікарняного (п. 2 Порядку № 1266).
Середньоденний заробіток для оплати лікарняного обчислюйте із заробітної плати працівника, на яку нараховували єдиний соціальний внесок (п. 32 Порядку № 1266). Обчисліть його так:
виключіть із розрахункового періоду дні, які працівник не відпрацював з поважних причин;
поділіть фактичний заробіток працівника на кількість к. дн. відповідного розрахункового періоду.
Якщо з поважних причин зарплату працівнику не нарахували, використайте для обчислення посадовий оклад.
Коли обчислюватимете лікарняні, урахуйте розмір страхового стажу працівника та застосуйте до середньоденної заробітної плати відповідний відсоток. Це буде розмір денної виплати для оплати лікарняного(п. 2 Порядку № 1266). А от за розрахунку декретних відсоток страхового стажу не застосовуйте (ч. 1 ст. 19 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105 (далі – Закон № 1105). Розмір денної виплати для допомоги по вагітності та пологах дорівнюватиме середньоденному заробітку.
Аби завжди пам’ятати, як страховий стаж впливає на розмір лікарняних та як визначати розрахунковий період, завантажуйте пам’ятку.
Утім правило нарахування лікарняних новому працівнику із середньоденного заробітку спрацьовує не завжди.
З’ясуйте, скільки страхового стажу має працівник. Адже страховий стаж працівнику зараховують не тільки за час роботи у вашій установі, а й за період трудових відносин з іншими роботодавцями чи за період, коли він отримував виплати за соціальним страхуванням, а це допомога по безробіттю, пенсія по інвалідності тощо.
Тож якщо за рік до лікарняного, який ви зобов’язані оплатити, працівник має страховий стаж менше 6 місяців, розмір допомоги йому слід обмежувати.
Як обмежувати розмір
Розрахунок лікарняних якщо відпрацьовано менше 6 місяців (менше 6 місяців стажу протягом останніх 12 місяців), здійснюйте із суми фактичного заробітку, але не більшого за обчислений із однієї мінімальної зарплати (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).
Декретні розраховуйте із суми фактичного заробітку, але не більшого за обчислений з двох мінімальних зарплат (п. 2 ч. 4 ст. 12, п. 1 ст. 19 Закону № 1105). Утім, таку допомогу обчислюйте із суми не меншої, ніж обчислена з мінімальної зарплати.
Якщо працівник за рік до лікарняного (останні 12 місяців) має 6 або більше місяців страхового стажу, обчислюйте допомогу з фактичного заробітку і не обмежуйте її розмір. За розрахунку денної виплати/середньоденного заробітку з мінімальної зарплати страховий стаж працівника не враховуйте.
Працівник через свій особистий кабінет на порталі ПФУ може отримати довідку ОК-5 та зазначені вище довідки. Зекономте час – не вимагайте довідку у працівника, а самостійно зробіть електронний запит на офіційний веб-портал Пенсійного фонду та отримайте в межах хвилини ці дані в електронному вигляді.
Для застосування відсотку страхового стажу згідно зі статтею 17 Закону № 1105 потрібен загальний страховий стаж. Його визначаємо за довідкою «Дані про трудовий та страховий стаж» з урахуванням такого:
за період з 01.01.2016 – період, за який сплачено ЄСВ;
за період з 01.01.2011 до 31.12.2015 – виключно періоди, протягом якого особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено нею та роботодавцем страхові внески;
за період з 28.02.2001 по 31.12.2010 – періоди, протягом яких особа підлягала загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням, і сплачувала або за неї сплачували страхові внески до ФСС, обчислюється відповідно до даних, зазначених у трудовій книжці, і зараховуємо періоди перебування особи в трудових відносинах;
за період до 27.02.2001 – до страхового стажу прирівнюється трудовий стаж, набутий працівником за час роботи на умовах трудового договору (контракту) та обчислюється відповідно до даних, зазначених у трудовій книжці.
Аби правильно здійснити нарахування лікарняного новоприйнятому працівнику 2024, скористайтеся готовими прикладами 2024 року.
ПРИКЛАД 1. Допомога по тимчасовій непрацездатності з фактичного середньоденного заробітку
Працівника прийняли за трудовим договором 04.12.2023. З 08.05.2024 по 13.05.2024 (6 к. дн.) він перебував на лікарняному. За довідкою з Пенсійного фонду його страховий стаж становить 5 місяців, оскільки це його перше місце роботи. Потрібно обчислити суму допомоги по тимчасовій непрацездатності.
За розрахунковий період 01.01.2024 – 30.04.2024 (121 к. дн.) нараховано зарплату в сумі 36 200,00 грн.
Оскільки страховий стаж за останні 12 к. міс. становить менше 6 місяців, розмір лікарняних згідно з пунктом 1 частини 4 статті 12 Закону № 1105 не може бути більшим за обчислений з мінімальної зарплати. Тобто денна виплата не може перевищувати граничну, що дорівнює 262,81 грн (8000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.).
Для оплати лікарняного обчислюємо фактичну середньоденну зарплату:
36 200,00 грн ÷ 121 к. дн. = 299,17 грн.
Денну виплату визначаємо за пунктом 2 Порядку № 1266, тобто до розміру середньоденної зарплати застосовуємо відсоток за статтею 17 Закону № 1105 залежно від страхового стажу:
299,17 грн × 50% = 149,59 грн.
Порівнюємо цю денну виплату з граничною, що обчислена з розміру мінімальної зарплати (149,59 < 262,81). Оскільки вона не перевищує граничну, лікарняний оплачуємо з денної виплати 149,59 грн.
Обчислюємо:
оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності: 149,59 грн × 5 к. дн. = 747,95 грн, їх оплачуємо з фонду зарплати;
допомогу по тимчасовій непрацездатності: 149,59 грн × 1 к. дн. = 149,59 грн. На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
ПРИКЛАД 2. Допомога по тимчасовій непрацездатності із розміру мінімальної заробітної плати.
Працівника прийняли за трудовим договором 15.01.2024. З 10.05.2024 по 19.05.2024 (10 к. дн.) він перебував на лікарняному. За довідкою з Пенсійного фонду страховий стаж працівника становить 11 років, однак з 18.05.2023 по 14.01.2024 він ніде не працював, допомогу по безробіттю не отримував і страхового стажу за цей період не набув. Потрібно обчислити суму допомоги по тимчасовій непрацездатності.
За розрахунковий період 01.02.2024–30.04.2024 (90 к. дн.) нараховано зарплату в сумі 28 500,00 грн.
Оскільки страховий стаж за останні 12 к. міс. становить менше 6 місяців, розмір лікарняних згідно з пунктом 1 частини 4 статті 12 Закону № 1105 не може бути більшим за обчислений з мінімальної зарплати. Тобто денна виплата не може перевищувати граничну, що дорівнює 262,81 грн (8000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.).
Для оплати лікарняного обчислюємо фактичну середньоденну зарплату:
28 500,00 грн ÷ 90 к. дн. = 316,67 грн.
Денна виплата дорівнює середньоденній зарплаті, оскільки працівник має загальний страховий стаж більше 8 років і за статтею 17 Закону № 1105 набув право на лікарняний у розмірі 100% середньої зарплати.
Порівнюємо цю денну виплату з граничною, що обчислена з розміру мінімальної зарплати (316,67 > 262,81). Оскільки вона перевищує граничну, лікарняний оплачуємо з граничної денної виплати 262,81 грн.
Обчислюємо:
оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності: 262,81 грн × 5 к. дн. = 1314,05 грн, їх оплачуємо з фонду зарплати;
допомогу по тимчасовій непрацездатності: 262,81 грн × 5 к. дн. = 1314,05 грн. На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
ПРИКЛАД 3. Допомога по вагітності та пологах із розміру мінімальної заробітної плати.
Працівницю прийняли за трудовим договором 19.12.2023. Їй відкрито листок непрацездатності за медичним висновком «Вагітність та пологи» з 29.04.2024 тривалістю 126 к. дн. За довідкою з Пенсійного фонду її страховий стаж становить 3,5 місяця, оскільки це її перше місце роботи. Потрібно обчислити суму допомоги по вагітності та пологах.
За розрахунковий період 01.01.2024–31.03.2024 (91 к. дн.) нараховано зарплату в сумі 22 500,00 грн.
Оскільки страховий стаж за останні 12 к. міс. становить менше 6 місяців, розмір допомоги по вагітності та пологах згідно з пунктом 2 частини 4 статті 12 Закону № 1105 не може перевищувати обчисленого з двократного розміру мінімальної зарплати та згідно з частиною 1 статті 19 Закону № 1105 не може бути меншим за обчислений з мінімальної зарплати. Тобто денна виплата має дві граничні межі:
нижню – що дорівнює 262,81 грн (8000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.);
верхню – що дорівнює 525,62 грн (2 × 8000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.).
Для обчислення розміру допомоги по вагітності та пологах обчислюємо денну виплату, що дорівнює середньоденній зарплаті:
22 500,00 грн ÷ 91 к. дн. = 247,25 грн.
Порівнюємо цю денну виплату з граничними нижньою і верхньою (247,25 < 262,81; 247,25 < 525,62). Оскільки вона менша за нижню граничну межу, допомогу по вагітності та пологах обчислюємо з нижньої граничної денної виплати 262,81 грн.
Розмір допомоги по вагітності та пологах:
262,81 грн × 126 к. дн. = 33114,06 грн.
На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
Допомогу по вагітності та пологах розподіляємо у розрізі місяців, на які припали дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
за квітень – 262,81 грн × 2 к. дн. = 525,62 грн;
травень – 262,81 грн × 31 к. дн. = 8147,11 грн;
червень – 262,81 грн × 30 к. дн. = 7884,30 грн;
липень – 262,81 грн × 31 к. дн. = 8147,11 грн;
серпень – 262,81 грн × 31 к. дн. = 8147,11 грн;
вересень – 262,81 грн × 1 к. дн. = 262,81 грн.
Їх відображаємо у Додатку Д1 за квітень Податкового розрахунку за ІІ квартал.
Зарплату за квітень та допомогу по вагітності та пологах, що припадає на квітень (тобто 525,62 грн), порівнюємо з мінімальною зарплатою – перевіряємо умову на дотримання мінзарплатного правила. Якщо сума квітневої зарплати і декретних менша мінімалки, обчислюємо додаткову базу нарахування ЄСВ і, відповідно, нараховуємо на неї ЄСВ.
Додаткову базу нарахування ЄСВ і ЄСВ на неї обчислюємо також:
за червень – відображаємо у Додатку Д1 за червень Податкового розрахунку за ІІ квартал;
вересень – якщо 02 вересня працівниця піде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Відображаємо суми у Додатку Д1 за вересень Податкового розрахунку за ІІІ квартал.
ПРИКЛАД 4. Допомога по вагітності та пологах, яку обмежує граничний розмір
Працівницю прийнято за трудовим договором 22.01.2024. Їй відкрито листок непрацездатності за медичним висновком «Вагітність та пологи» з 09.04.2024 тривалістю 126 к. дн. За довідкою з Пенсійного фонду її страховий стаж за 12 місяців, що передують страховому випадку, становить 2,5 місяця. Потрібно обчислити суму допомоги по вагітності та пологах.
За розрахунковий період 01.02.2024 – 31.03.2024 (60 к. дн.) їй нараховано зарплати в сумі 35 400,00 грн.
Оскільки страховий стаж за останні 12 к. міс. становить менше 6 місяців, розмір допомоги по вагітності та пологах згідно з пунктом 2 частини 4 статті 12 Закону № 1105 не може перевищувати обчисленого з двократного розміру мінімальної зарплати та згідно з частиною 1 статті 19 Закону № 1105 не може бути меншим за обчислений з мінімальної зарплати. Тобто денна виплата має дві граничні межі:
нижню – що дорівнює 262,81 грн (8000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.);
верхню – що дорівнює 525,62 грн (2 × 8000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.).
Для обчислення розміру допомоги по вагітності та пологах обчислюємо денну виплату, що дорівнює середньоденній зарплаті:
35 400,00 грн ÷ 60 к. дн. = 590,00 грн.
Порівнюємо цю денну виплату з граничними нижньою і верхньою (590,00 > 262,81; 590,00 > 525,62). Оскільки вона перевищує верхню граничну межу, допомогу по вагітності та пологах обчислюємо з верхньої граничної денної виплати 525,62 грн.
Розмір допомоги по вагітності та пологах:
525,62 грн × 126 к. дн. = 66228,12 грн.
На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
Допомогу по вагітності та пологах розподіляємо у розрізі місяців, на які припали дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
за квітень – 525,62 грн × 22 к. дн. = 11 563,64 грн;
травень – 525,62 грн × 31 к. дн. = 16 294,22 грн;
червень – 525,62 грн × 30 к. дн. = 15 768,60 грн;
липень – 525,62 грн × 31 к. дн. = 16 294,22 грн;
серпень – 525,62 грн × 12 к. дн. = 6 307,44 грн.
Ці суми за місяцями відображаємо у Додатку Д1 за квітень Податкового розрахунку за ІІ квартал.
Якщо працівниця 13 серпня піде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, за серпень потрібно обчислити додаткову базу нарахування ЄСВ і нарахувати ЄСВ на неї. Їх потрібно відобразити у Додатку Д1 за серпень Податкового розрахунку за ІІІ квартал.
ПРИКЛАД 5. Допомога по вагітності та пологах, яку обчислили з фактичного середнього заробітку.
Працівницю прийнято за трудовим договором 11.12.2023. Їй відкрито листок непрацездатності за медичним висновком «Вагітність та пологи» з 23.04.2024 тривалістю 126 к. дн. За довідкою з Пенсійного фонду страховий стаж працівниці за 12 місяців, що передують страховому випадку,становить 3,5 місяця. Потрібно обчислити суму допомоги по вагітності та пологах.
За розрахунковий період 01.01.2024 – 31.03.2024 (91 к. дн.) їй нараховано зарплати в сумі 33 200,00 грн.
Оскільки страховий стаж за останні 12 к. міс. становить менше 6 місяців, розмір допомоги по вагітності та пологах згідно з пунктом 2 частини 4 статті 12 Закону № 1105 не може перевищувати обчисленого з двократного розміру мінімальної зарплати та згідно з частиною 1 статті 19 Закону № 1105 не може бути меншим за обчислений з мінімальної зарплати. Тобто денна виплата має дві граничні межі:
нижню – що дорівнює 262,81 грн (8 000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.);
верхню – що дорівнює 525,62 грн (2 × 8 000,00 грн ÷ 30,44 к. дн.).
Для обчислення розміру допомоги по вагітності та пологах обчислюємо денну виплату, що дорівнює середньоденній зарплаті:
33 200,00 грн ÷ 91 к. дн. = 364,84 грн.
Порівнюємо цю денну виплату з граничними нижньою і верхньою (364,84 > 262,81; 364,84 < 525,62). Оскільки вона не виходить за межі (в межах діапазону 262,81–525,62), допомогу по вагітності та пологах обчислюємо з денної виплати, що розрахована з фактичної середньоденної зарплати 364,84 грн.
Розмір допомоги по вагітності та пологах:
364,84 грн × 126 к. дн. = 45 969,84 грн.
На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
Допомогу по вагітності та пологах розподіляємо у розрізі місяців, на які припали дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
за квітень – 364,84 грн × 8 к. дн. = 2918,72 грн;
травень – 364,84 грн × 31 к. дн. = 11 310,04 грн;
червень – 364,84 грн × 30 к. дн. = 10 945,20 грн;
липень – 364,84 грн × 31 к. дн. = 11 310,04 грн;
серпень – 364,84 грн × 26 к. дн. = 9 485,84 грн.
Ці суми за місяцями відображаємо у Додатку Д1 за квітень Податкового розрахунку за ІІ квартал.
Тож скористайтеся наведеними прикладами розрахунку лікарняних і декретних новоприйнятим працівникам, і перевіряючі з ПФУ чи Держпраці вас не оштрафують.
Страховий стаж яких працівників не впливає на розмір соцдопомоги
Допомогу по тимчасовій непрацездатності у розмірі 100% від середньоденного заробітку незалежно від страхового стажу надавайте працівникам, якщо вони є:
постраждалими від Чорнобильської катастрофи 1-3 категорії;
доглядають за хворою дитиною молодшою 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
ветеранами війни, постраждалими учасникам Революції Гідності та членами сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членами сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
жертвами нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
донорами, що мають право на пільгу згідно зі статтею 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX;
реабілітованими відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.
