керівник видавничої групи «Головбух—Держзакупівлі»
Гроші на відрядження можна видати різними способами, у тому числі й на корпоративну чи особисту картку працівника. Пропонуємо приклади бухгалтерських проведень, коли виручить авансовий звіт, і зразок заповнення звіту. Ніякої «води», тільки практичні поради.
Авансовий звіт* підтвердить витрату коштів на будь-яку мету: відрядження за кордон чи Україною, господарські витрати за рахунок фірми чи власним коштом працівника тощо. Пояснимо, як правильно заповнити авансовий звіт у тій чи тій ситуації, у які строки його подати та які проведення показати в обліку.
за відрядження, складіть авансовий звіт до закінчення 5-го банківського дня (б. дн.), що настає за днем завершення поїздки (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України; ПК);
закупівлю сільгосппродукції і заготівлю вторсировини — до 10-го робочого дня (р. дн.) із дня видачі готівки під звіт. Але не пізніше за 5-й б. дн., що настає за днем закупівлі;
закупівлю брухту чорних та кольорових металів — до 30-го р. дн. із дня видачі готівки під звіт. Встигніть за 5 б. дн. з дня закупівлі;
інші господарські потреби — наступного дня після того, як отримали готівку під звіт** (п. 19 Положення № 148, пп. 170.9.2 ПК).
** Якщо готівку виплатили на господарські потреби у відрядженні, строк подання авансового звіту переносять до завершення поїздки.
Якщо аванс на відрядження чи господарські потреби перекинули на корпоративну чи особисту банківську платіжну картку (КБПК, ОБПК), відзвітуйте до закінчення:
3-го б. дн. після відрядження або закупівлі — коли кошти зняли у банкоматі;
10-го б. дн., а за наявності поважних причин — до 20-го б. дн. — за умови що карткою розрахувалися через термінал (абз. «а», «б» пп. 170.9.3 ПК; п. 20 Положення № 148).
Буває, що авансу не видавали, а працівник витрачав свої кошти. Тоді строків подання звіту закон не визначає, але контролери дотримують іншої думки. Вони радять відзвітувати до завершення 5-го б. дн. Щоправда, наголошують: порушите строк — нічого не буде (ЗІР, категорія 109.15).
