Лікарняний під час відпустки: готовий розрахунок в обліку

Лікарняний під час відпустки: гарантії працівника

Якщо настала хвороба працівника під час відпустки (щорічної), згідно з частиною 2 статті 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР цю відпустку потрібно:

• продовжити;
• перенести на інший період.

Як працювати бюджетній установі після 28.08.2025

Продовжувати чи переносити відпустку визначає керівник установи за погодженням із працівником дотримуючи при цьому умову, визначену у статті 12 Закону «Про відпустки», що основна безперервна частина щорічної відпустки становитиме не менше 14 календарних днів (к. дн.). Після закінчення лікарняного працівник зобов’язаний написати заяву про продовження чи перенесення відпустки. У заяві про перенесення відпустки має зазначати прохання зарахувати нараховані і виплачені кошти за час відпустки, що припали на час хвороби, в рахунок заробітної плати в повному розмірі.

Увага: перерахунок оплати відпустки не робимо, якщо відпустку продовжують на кількість днів хвороби після закриття лікарняного, за умови, що все це відбувається в межах календарного місяця.

Наприклад, якщо працівнику за відпрацьований робочий рік надали у серпні 10 к. дн. щорічної основної відпустки, а в вересні 14 к. дн. і на дев’ятий день вересневої відпустки він захворів (тривалість хвороби 7 к. дн.). Перенести цю відпустку на інший строк працівник не може, оскільки в разі перенесення не буде дотримано статтю 12 Закону «Про відпустки», жодна з частин щорічної відпустки (10, 8, 6) не дорівнює 14 к. дн. Тож якщо настала хвороба працівника під час відпустки, цю відпустку буде продовжено на 6 к. дн. з дня наступного за останнім днем хвороби (тобто на кількість днів відпустки, на які припали дні хвороби).

Лікарняний під час відпустки: зміни до наказу та графіку відпусток

Після надходження заяви від працівника та відповідної резолюції керівника установи, працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про продовження чи перенесення відпустки.

У зв’язку з тим, що настала хвороба працівника під час відпустки, у наказі про перенесення відпустки на підставі заяви працівника окремим пунктом прописують обов’язок зарахувати нараховані і виплачені кошти за час відпустки, що припали на час хвороби, в рахунок заробітної плати в повному розмірі.

Після реєстрації наказу працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про внесення змін до графіку відпусток в частині цього працівника.

Попередня оплата в бюджетних установах

Як уникнути ризиків

Лікарняний під час відпустки: оплата днів хвороби

Уповноважений керівником установи працівник згідно з частиною 3 статті 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105) приймає рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності на підставі листка непрацездатності зі статусом «готово до сплати» у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ. Рішення та листок непрацездатності є підставою для нарахування:

• оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності;
• допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Хвороба під час щорічної (основної чи додаткової) відпустки для працівника не є перешкодою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності згідно з абзацом 3 частини 2 статті 15, частини 1 статті 16 Закону № 1105. Лікарняний оплачуватимуть лише за таких страхових випадків:

• тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві;
• тимчасова непрацездатність на період реабілітації внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві;
• перебування в самоізоляції, обсервації, тимчасових закладах охорони здоров’я (спеціалізованих шпиталях), закладах охорони здоров’я у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню особливо небезпечних інфекційних хвороб, а також на локалізацію та ліквідацію їх епідемій та спалахів на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України.

Денну виплату бухгалтер розрахує за Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).

Після обчислення сум допомоги по тимчасовій непрацездатності бухгалтер сформує та подає до органу ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування. Після отримання коштів від ПФУ він виплатить належні суми працівнику.

Граничні суми витрат на авто, техніку й мобільний зв’язок — 2025

Чи відповідають ваші закупівлі дозволеним межам?

Лікарняний під час відпустки: зміни до табеля обліку робочого часу

На підставі наказу про продовження чи перенесення відпустки, рішення про оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності працівник-табелювальник складає зміни до табелю обліку робочого часу за місяць, на який припала тимчасова непрацездатність. Ці документи будуть підставою аби провести перерахунок оплати відпустки через лікарняний.

У цих змінах щодо працівника зазначають правильні відомості щодо днів відпустки та хвороби. Замість буквенного/цифрового коду «В»/08 дні щорічної основної відпустки, на які припала хвороба під час відпустки, будуть позначені кодом:

• «ТН»/26 — якщо згідно з рішенням про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності усі дні хвороби підлягатимуть оплаті;
• «НН»/27 — якщо за цим рішенням окремі дні хвороби не підлягатимуть оплаті, наприклад, у зв’язку з порушенням режиму чи інших підстав, що визначені у частині 2 статті 16 Закону № 1105.

На підставі наказу про перенесення відпустки та змін до табелю обліку робочого часу за ці дні бухгалтер сторнує відпускні (за умови, якщо дні продовженої відпустки припадають на наступний місяць, для уточнення нарахувань поточного місяця). Якщо дні хвороби і продовженої щорічної відпустки знаходяться в межах календарного місяця, сторнувати відпускні не потрібно).

Якщо ж хвороба під час відпустки спричинила продовження щорічної відпустки на кількість днів хвороби, це також відображають у змінах до табелю обліку робочого часу. Тобто після коду «ТН»/26, який засвідчує останній день хвороби, буде відображена за кодом «В»/08 щорічна основна відпустка, у т. ч. продовжена.

Перерахунок оплати відпустки через лікарняний

Перерахунок суми відпускних не робимо, якщо відпустку продовжують на кількість днів хвороби після закриття лікарняного, оскільки сума відпускних не змінюється. Звичайно якщо період хвороби і відпустки, у т. ч. продовженої, в межах одного календарного місяця. Але якщо місяць закрили і в ньому відобразили лише відпускні, в наступному місяці потрібно:

• сторнувати частину відпускних за дні хвороби, які припали на звітний місяць;
• нарахувати лікарняні (хвороба працівника під час відпустки);
• нарахувати відпускні за дні продовженої відпустки. Також ці зміни потрібно відобразити у Додатку Д1 до Податкового розрахунку.

Для наочності розглянемо приклад.

Чи надавати відпустку без збереження зарплати замість невикористаної торішньої відпустки

Працівниця установи має право на 10 календарних днів основної відпустки за минулий рік і 24 календарних дні за поточний. Чи можна замість невикористаної торішньої відпустки надати відпустку без збереження зарплати?

ВІДКРИТИ ВІДПОВІДЬ⤵️

Приклад. Хвороба працівника під час відпустки, відпустку продовжили

Працівнику надали щорічну основну відпустку з 16.08.2025 тривалістю 16 к. дн. (останній день відпустки — 31.08.2025). За відпрацьовані 11 р. дн. серпня йому нарахували зарплату в сумі 4782,61 грн. Відпускні нарахували в сумі 4705,60 грн за середньоденною виплатою 294,10 грн згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Нарахували ЄСВ за серпень:

• на зарплату — 4782,61 грн × 22% = 1052,17 грн;
• відпускні — 4705,60 грн × 22% = 1035,23 грн.

Утримали:

• ПДФО — 9488,21 грн × 18% = 1707,88 грн;
• військовий збір — 9488,21 грн × 5% = 474,41 грн.

В бухобліку за травень це відобразили кореспонденцією субрахунків:

Оскільки Додаток Д1 заповнюють на підставі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, у Додатку Д1 до Податкового розрахунку за серпень нарахування (зарплату, відпускні, ЄСВ) відобразимо у двох окремих рядках (див. зразок заповнення). Оскільки хвороба працівника під час відпустки настала у травні, але листок непрацездатності набув статусу «готово до сплати» у червні, нарахування лікарняних у Додаток Д1 за травень не потраплять.

СКАЧАТИ⤴️

Працівник повідомив, що хворів з 22.08.2025 по 28.08.2025 (7 к. дн.). На підставі його заяви відпустку продовжили з 01.09.2025 на 7 к. дн. Тож відпустка стала перехідною і суму відпускних потрібно розділити за місяцями, за які її нараховано.

Обчислюємо суму відпускних за серпень за дні тимчасової непрацездатності (хвороба працівника під час відпустки), які потрібно сторнувати:

294,10 грн × 7 к. дн. = 2058,70 грн.

Обчислюємо суму ЄСВ за серпень, яку потрібно сторнувати:

2058,70 грн × 22% = 452,91 грн.

Обчислюємо суму ПДФО за серпень, яку потрібно сторнувати:

2058,70 грн × 18% = 370,57 грн.

Обчислюємо суму військового збору за серпень, яку потрібно сторнувати:

2058,70 грн × 5% = 102,94 грн.

Перерахунок оплати відпустки через лікарняний також стосується і суми відпускних, що виплачені працівнику: 2058,70 грн – 370,57 грн – 102,94 грн = 1585,19 грн.

На ці операції складаємо бухгалтерську довідку за правилами розділу IV Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88:

Зважаючи на бухгалтерську довідку та наказ про продовження відпустки нараховуємо відпускні за вересень: 294,10 грн × 7 к. дн. = 2058,70 грн.

Нараховуємо зарплату за відпрацьовані 17 р. дн. вересня: 10000,00 грн ÷ 22 р. дн. × 17 р. дн. = 7727,27 грн

Щоб хвороба працівника під час відпустки була оплачена, за Порядком № 1266 визначили денну виплату в розмірі 275,50 грн.

Лікарняні та декретні без зайвих питань: 7 зразків

Завантажуйте готові документи та оформлюйте виплати без зайвого клопоту та помилок!

Отримати зразки

Нараховуємо за серпень:

• оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності — 275,50 грн × 5 к. дн. = 1377,50 грн;
• допомогу по тимчасовій непрацездатності — 275,50 грн × 2 к. дн. = 551,00 грн.

На суму 551,00 грн складаємо заяву-розрахунок та подаємо її до органу ПФУ для отримання фінансування. Після отримання коштів утримуємо ПДФО і військовий збір ти виплачуємо допомогу працівнику. Перерахунок оплати відпустки через лікарняний тягне за собою й інші дії.

Нараховуємо ЄСВ:

• на зарплату за вересень — 7727,27 грн × 22% = 1700,00 грн;
• відпускні за вересень — 2058,70 грн × 22% = 452,91 грн;
• лікарняні за серпень — (1377,50 грн + 551,00 грн) × 22% = 424,27 грн.

Утримуємо ПДФО:

• із зарплати, відпускних, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності — (7727,27 грн + 2058,70 грн + 1377,50 грн) × 18% = 2009,43 грн;
• допомоги по тимчасовій непрацездатності — 551,00 грн × 18% = 99,18 грн.

Утримуємо військовий збір:

• із зарплати, відпускних, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності — (7727,27 грн + 2058,70 грн + 1377,50 грн) × 5% = 558,17 грн;
• допомоги по тимчасовій непрацездатності — 551,00 грн × 5% = 27,55 грн.

В бухобліку за вересень це відображаємо кореспонденцією субрахунків:

Внаслідок проведень з бухгалтерської довідки та меморіального ордеру, установа фактично виплатить/сплатить з поточного рахунку:

• зарплату на картковий рахунок працівника — 7010,68 грн (–1585,19 + 8595,87);
• ЄСВ — 2104,27 грн (–452,91 + 2557,18);
• ПДФО — 1638,86 грн (–370,57 + 2009,43);
• військовий збір — 455,23 грн (–102,94 + 558,17).

Оскільки Додаток Д1 заповнюють на підставі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, у Додатку Д1 до Податкового розрахунку за вересень нарахування (зарплату, відпускні, у т. ч. сторновані, лікарняні, ЄСВ) відобразимо у чотирьох окремих рядках (див. зразок заповнення). Суми сторнованих відпускних за серпень відображаємо з мінусом.

СКАЧАТИ⤴️

Якщо ж щорічну основну відпустку через хворобу перенесли на інший період, проводимо перерахунок оплати відпустки через лікарняний — зменшуючи суму відпускних, тобто обчислюємо суму відпускних за дні хвороби у відпустці та сторнуємо їх. Додатково, як наведено у прикладі, відпускні не нараховуємо, оскільки відпустку не продовжили, а перенесли. Все інше відображаємо за аналогією як у прикладі.

Лікарняний під час відпустки без збереження заробітної плати 

Якщо працівник захворів у відпустці без збереження зарплати, дні хвороби не оплачують на підставі:

• пункту 4 Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затвердженого постановою КМУ від 26.06.2015 № 440, — щодо оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності;
• пункту 6 частини 1 статті 16 Закону № 1105 — щодо допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Також це стосується хвороби під час творчої відпустки та додаткової відпустки у зв’язку з навчанням.