Працівник пішов на лікарняний під час щорічної відпустки. У цій ситуації виникає чимало питань. Чи потрібно оплачувати листок непрацездатності, чи продовжувати відпустку, чи переносити її на інший строк. Потрібно робити перерахунок оплати відпустки через лікарняний чи ні. Розгляньмо відповіді на ці питання по черзі.
Продовжувати чи переносити відпустку визначає керівник установи за погодженням із працівником дотримуючи при цьому умову, визначену у статті 12 Закону «Про відпустки», що основна безперервна частина щорічної відпустки становитиме не менше 14 календарних днів (к. дн.). Після закінчення лікарняного працівник зобов’язаний написати заяву про продовження чи перенесення відпустки. У заяві про перенесення відпустки має зазначати прохання зарахувати нараховані і виплачені кошти за час відпустки, що припали на час хвороби, в рахунок заробітної плати в повному розмірі.
Увага: перерахунок оплати відпустки не робимо, якщо відпустку продовжують на кількість днів хвороби після закриття лікарняного, за умови, що все це відбувається в межах календарного місяця.
Наприклад, якщо працівнику за відпрацьований робочий рік надали у березні 10 к. дн. щорічної основної відпустки, а в травні 14 к. дн. і на дев’ятий день травневої відпустки він захворів (тривалість хвороби 7 к. дн.). Перенести цю відпустку на інший строк працівник не може, оскільки в разі перенесення не буде дотримано статтю 12 Закону «Про відпустки», жодна з частин щорічної відпустки (10 + 8 + 6) не дорівнює 14 к. дн. Тож якщо настала хвороба працівника під час відпустки, цю відпустку буде продовжено на 6 к. дн. з дня наступного за останнім днем хвороби (тобто на кількість днів відпустки, на які припали дні хвороби).
Лікарняний під час відпустки: зміни до наказу та графіку відпусток
Після надходження заяви від працівника та відповідної резолюції керівника установи, працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про продовження чи перенесення відпустки.
У зв’язку з тим, що настала хвороба працівника під час відпустки, у наказі про перенесення відпустки на підставі заяви працівника окремим пунктом прописують обов’язок зарахувати нараховані і виплачені кошти за час відпустки, що припали на час хвороби, в рахунок заробітної плати в повному розмірі.
Після реєстрації наказу працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про внесення змін до графіку відпусток в частині цього працівника.
оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності;
допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Хвороба під час відпустки для працівника не є перешкодою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності згідно з абзацом 3 частини 2 статті 15, частини 1 статті 16 Закону № 1105.
Денну виплату бухгалтер розрахує за Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі – Порядок № 1266).
Після обчислення сум допомоги по тимчасовій непрацездатності бухгалтер сформує та подає до органу ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування. Після отримання коштів від ПФУ він виплатить належні суми працівнику.
Лікарняний під час відпустки: зміни до табеля обліку робочого часу
На підставі наказу про продовження чи перенесення відпустки, рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності працівник-табелювальник складає зміни до табелю обліку робочого часу за місяць, на який припала тимчасова непрацездатність. Ці документи будуть підставою аби провести перерахунок оплати відпустки через лікарняний.
У цих змінах щодо працівника зазначають правильні відомості щодо днів відпустки та хвороби. Замість буквенного/цифрового коду «В»/08 дні щорічної основної відпустки, на які припала хвороба під час відпустки, будуть позначені кодом:
«ТН»/26 – якщо згідно з рішенням про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності усі дні хвороби підлягатимуть оплаті;
«НН»/27 – якщо за цим рішенням окремі дні хвороби не підлягатимуть оплаті, наприклад, у зв’язку з порушенням режиму чи інших підстав, що визначені у частині 2 статті 16 Закону № 1105.
На підставі наказу про перенесення відпустки та змін до табелю обліку робочого часу за ці дні бухгалтер сторнує відпускні (за умови, якщо дні продовженої відпустки припадають на наступний місяць, для уточнення нарахувань поточного місяця). Якщо дні хвороби і продовженої щорічної відпустки знаходяться в межах календарного місяця, сторнувати відпускні не потрібно).
Якщо ж хвороба під час відпустки спричинила продовження щорічної відпустки на кількість днів хвороби, це також відображають у змінах до табелю обліку робочого часу. Тобто після коду «ТН»/26, який засвідчує останній день хвороби, буде відображена за кодом «В»/08 щорічна основна відпустка, у т. ч. продовжена.
Перерахунок суми відпускних не робимо, якщо відпустку продовжують на кількість днів хвороби після закриття лікарняного, оскільки сума відпускних не змінюється. Звичайно якщо період хвороби і відпустки, у т. ч. продовженої, в межах одного календарного місяця. Але якщо місяць закрили і в ньому відобразили лише відпускні, в наступному місяці потрібно:
сторнувати частину відпускних за дні хвороби, які припали на звітний місяць;
нарахувати лікарняні (хвороба працівника під час відпустки);
нарахувати відпускні за дні продовженої відпустки. Також ці зміни потрібно відобразити у Додатку Д1 до Податкового розрахунку.
Для наочності розглянемо приклад.
Приклад. Хвороба працівника під час відпустки, відпустку продовжили
Працівнику надали щорічну основну відпустку з 16.05.2025 тривалістю 16 к. дн. (останній день відпустки – 31.05.2025). За відпрацьовані 11 р. дн. травня йому нарахували зарплату в сумі 4782,61 грн. Відпускні нарахували в сумі 4705,60 грн за середньоденною виплатою 294,10 грн згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.
В бухобліку за травень це відобразили кореспонденцією субрахунків:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
Нарахували заробітну плату за травень, у т. ч. відпускні
8011
6511
9488,21
Нарахували ЄСВ за травень
8012
6313
2087,40
Утримали ПДФО за травень
6511
6311.1
1707,88
Утримали військовий збір за травень
6511
6311.2
474,41
Виплатили працівнику зарплату, у т. ч. відпускні на картковий рахунок
6511
2313
7305,92
Сплатили ЄСВ за травень
6313
2313
2087,40
Сплатили ПДФО за травень
6311.1
2313
1707,88
Сплатили військовий збір за травень
6311.2
2313
474,41
Оскільки Додаток Д1 заповнюють на підставі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, у Додатку Д1 до Податкового розрахунку за травень нарахування (зарплату, відпускні, ЄСВ) відобразимо у двох окремих рядках (див. зразок заповнення). Оскільки хвороба працівника під час відпустки настала у травні, але листок непрацездатності набув статусу «готово до сплати» у червні, нарахування лікарняних у Додаток Д1 за травень не потраплять.
Працівник повідомив, що хворів з 23.05.2025 по 29.05.2025 (7 к. дн.). На підставі його заяви відпустку продовжили з 01.06.2025 на 7 к. дн. Тож відпустка стала перехідною і суму відпускних потрібно розділити за місяцями, за які її нараховано.
Обчислюємо суму відпускних за травень за дні тимчасової непрацездатності (хвороба працівника під час відпустки), які потрібно сторнувати:
294,10 грн × 7 к. дн. = 2058,70 грн.
Обчислюємо суму ЄСВ за травень, яку потрібно сторнувати:
2058,70 грн × 22% = 452,91 грн.
Обчислюємо суму ПДФО за травень, яку потрібно сторнувати:
2058,70 грн × 18% = 370,57 грн.
Обчислюємо суму військового збору за травень, яку потрібно сторнувати:
2058,70 грн × 5% = 102,94 грн.
Перерахунок оплати відпустки через лікарняний також стосується і суми відпускних, що виплачені працівнику: 2058,70 грн – 370,57 грн – 102,94 грн = 1585,19 грн.
На ці операції складаємо бухгалтерську довідку за правилами розділу IV Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
Нарахували заробітну плату за травень, у т. ч. відпускні
8011
6511
– 2058,70
Нарахували ЄСВ за травень
8012
6313
– 452,91
Утримали ПДФО за травень
6511
6311.1
– 370,57
Утримали військовий збір за травень
6511
6311.2
– 102,94
Виплатили працівнику зарплату, у т. ч. відпускні на картковий рахунок
6511
2313
– 1585,19
Сплатили ЄСВ за травень
6313
2313
– 452,91
Сплатили ПДФО за травень
6311.1
2313
– 370,57
Сплатили військовий збір за травень
6311.2
2313
– 102,94
Зважаючи на бухгалтерську довідку та наказ про продовження відпустки нараховуємо відпускні за червень: 294,10 грн × 7 к. дн. = 2058,70 грн.
Нараховуємо зарплату за відпрацьовані 16 р. дн. червня: 10000,00 грн ÷ 21 р. дн. × 16 р. дн. = 7619,05 грн
Щоб хвороба працівника під час відпустки була оплачена, за Порядком № 1266 визначили денну виплату в розмірі 275,50 грн.
Нараховуємо за травень:
оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності – 275,50 грн × 5 к. дн. = 1377,50 грн;
допомогу по тимчасовій непрацездатності – 275,50 грн × 2 к. дн. = 551,00 грн.
На суму 551,00 грн складаємо заяву-розрахунок та подаємо її до органу ПФУ для отримання фінансування. Після отримання коштів утримуємо ПДФО і військовий збір ти виплачуємо допомогу працівнику. Перерахунок оплати відпустки через лікарняний тягне за собою й інші дії.
Нараховуємо ЄСВ:
на зарплату за червень – 7619,05 грн × 22% = 1676,19 грн;
Оскільки Додаток Д1 заповнюють на підставі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, у Додатку Д1 до Податкового розрахунку за червень нарахування (зарплату, відпускні, у т. ч. сторновані, лікарняні, ЄСВ) відобразимо у чотирьох окремих рядках (див. зразок заповнення). Суми сторнованих відпускних за травень відображаємо з мінусом.
Якщо ж щорічну основну відпустку через хворобу перенесли на інший період, проводимо перерахунок оплати відпустки через лікарняний – зменшуючи суму відпускних, тобто обчислюємо суму відпускних за дні хвороби у відпустці та сторнуємо їх. Додатково, як наведено у прикладі, відпускні не нараховуємо, оскільки відпустку не продовжили, а перенесли. Все інше відображаємо за аналогією як у прикладі.
Лікарняний під час відпустки без збереження заробітної плати
Якщо працівник захворів у відпустці без збереження зарплати, дні хвороби не оплачують на підставі:
пункту 4 Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затвердженого постановою КМУ від 26.06.2015 № 440, – щодо оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності;
пункту 6 частини 1 статті 16 Закону № 1105 – щодо допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Також це стосується хвороби під час творчої відпустки та додаткової відпустуи у зв’язку з навчанням.
