Працівник захворів під час щорічної основної відпустки. У цій ситуації виникає чимало питань. Чи потрібно оплачувати листок непрацездатності, чи продовжувати відпустку, чи переносити її на інший строк. Потрібно робити перерахунок оплати відпустки через лікарняний чи ні. Відповіді на всі ці питання розглянемо по черзі.
Якщо настала хвороба працівника під час відпустки (щорічної), згідно з частиною 2 статті 11 Закону «Про відпустки» цю відпустку потрібно:
продовжити;
перенести на інший період.
Продовжувати чи переносити відпустку визначає керівник установи за погодженням із працівником дотримуючи при цьому умову, визначену у статті 12 Закону «Про відпустки», що основна безперервна частина щорічної відпустки становитиме не менше 14 календарних днів (к. дн.). Після закінчення лікарняного працівник зобов’язаний написати заяву про продовження чи перенесення відпустки. У заяві про перенесення відпустки має зазначати прохання зарахувати нараховані і виплачені кошти за час відпустки, що припали на час хвороби, в рахунок заробітної плати в повному розмірі.
Зверніть увагу: перерахунок оплати відпустки не робимо, якщо відпустку продовжують на кількість днів хвороби після закриття лікарняного, за умови, що все це відбувається в межах календарного місяця.
Наприклад, якщо працівнику за відпрацьований робочий рік надали у березні 10 к. дн. щорічної основної відпустки, а в травні 14 к. дн і на дев’ятий день травневої відпустки він захворів (тривалість хвороби 7 к. дн.). Перенести цю відпустку на інший строк працівник не може, оскільки в разі перенесення не буде дотримано статтю 12 Закону «Про відпустки», жодна з частин щорічної відпустки (10 + 8 + 6) не дорівнює 14 к. дн. Тож якщо настала хвороба працівника під час відпустки, цю відпустку буде продовжено на 7 к. дн. з дня наступного за останнім днем хвороби.
Після надходження заяви від працівника та відповідної резолюції керівника установи, працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про продовження чи перенесення відпустки.
У зв’язку з тим, що настала хвороба працівника під час відпустки, у наказі про перенесення відпустки на підставі заяви працівника окремим пунктом прописують обов’язок зарахувати нараховані і виплачені кошти за час відпустки, що припали на час хвороби, в рахунок заробітної плати в повному розмірі.
Після реєстрації наказу працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про внесення змін до графіку відпусток в частині цього працівника.
оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності;
допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Хвороба під час відпустки для працівника не є перешкодою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності згідно з абзацом 3 частини 2 статті 15, частини 1 статті 16 Закону № 1105.
Денну виплату бухгалтер розрахує за Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі – Порядок № 1266).
Після обчислення сум допомоги по тимчасовій непрацездатності бухгалтер сформує та подає до органу ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування. Після отримання коштів від ПФУ він виплатить належні суми працівнику.
На підставі наказу про продовження чи перенесення відпустки, рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності працівник-табелювальник складає зміни до табелю обліку робочого часу за місяць, на який припала тимчасова непрацездатність. Ці документи будуть підставою аби провести перерахунок оплати відпустки через лікарняний.
У цих змінах щодо працівника зазначають правильні відомості щодо днів відпустки та хвороби. Замість буквенного/цифрового коду «В»/08 дні щорічної основної відпустки, на які припала хвороба під час відпустки, будуть позначені кодом:
«ТН»/26 – якщо згідно з рішенням про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності усі дні хвороби підлягатимуть оплаті;
«НН»/27 – якщо за цим рішенням окремі дні хвороби не підлягатимуть оплаті, наприклад, у зв’язку з порушенням режиму чи інших підстав, що визначені у частині 2 статті 16 Закону № 1105.
На підставі наказу про перенесення відпустки та змін до табелю обліку робочого часу за ці дні бухгалтер сторнує відпускні.
Якщо ж хвороба під час відпустки спричинила продовження щорічної відпустки на кількість днів хвороби, це також відображають у змінах до табелю обліку робочого часу. Тобто після коду «ТН»/26, який засвідчує останній день хвороби, буде відображена за кодом «В»/08 щорічна основна відпустка, у т. ч. продовжена.
Перерахунок оплати відпустки не робимо, якщо відпустку продовжують на кількість днів хвороби після закриття лікарняного, оскільки сума відпускних не змінюється. Звичайно якщо період хвороби і відпустки, у т. ч. продовженої, в межах одного календарного місяця. Але якщо місяць закрили і в ньому відобразили лише відпускні, в наступному місяці окрім нарахування лікарняних (хвороба працівника під час відпустки) потрібно сторнувати частину відпускних за дні хвороби та нарахувати відпускні за дні продовженої відпустки. Також ці зміни потрібно відобразити у Додатку Д1 до Податкового розрахунку.
Приклад. Хвороба працівника під час відпустки, відпустку продовжили
Працівнику надали щорічну основну відпустку з 16.05.2024 тривалістю 16 к. дн. За відпрацьовані 11 р. дн. травня йому нарахували зарплату в сумі 4782,61 грн. Відпускні нарахували в сумі 4705,60 грн за середньоденною виплатою 294,10 грн згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.
В бухобліку за травень це відобразили кореспонденцією субрахунків:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
Нарахували заробітну плату за травень, у т. ч. відпускні
8011
6511
9488,21
Нарахували ЄСВ за травень
8012
6313
2087,40
Утримали ПДФО за травень
6511
6311.1
1707,88
Утримали військовий збір за травень
6511
6311.2
142,32
Виплатили працівнику зарплату, у т. ч. відпускні на картковий рахунок
6511
2313
7638,01
Сплатили ЄСВ за травень
6313
2313
2087,40
Сплатили ПДФО за травень
6311.1
2313
1707,88
Сплатили військовий збір за травень
6311.2
2313
142,32
Оскільки Додаток Д1 заповнюють на підставі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, у Додатку Д1 за травень до Податкового розрахунку за ІІ квартал 2024 року нарахування (зарплату, відпускні, ЄСВ) відобразимо у двох окремих рядках (див. зразок заповнення). Оскільки хвороба працівника під час відпустки настала у травні, але листок непрацездатності набув статусу «готово до сплати» у червні, нарахування лікарняних у Додаток Д1 за травень не потраплять.
Працівник повідомив, що хворів з 23.05.2024 по 29.05.2024 (7 к. дн.). На підставі його заяви відпустку продовжили з 01.06.2024 на 7 к. дн. Тож відпустка стала перехідною і суму відпускних потрібно розділити за місяцями, за які її нараховано.
Обчислюємо суму відпускних за травень за дні тимчасової непрацездатності (хвороба працівника під час відпустки), які потрібно сторнувати: 294,10 грн × 7 к. дн. = 2058,70 грн.
Обчислюємо суму ЄСВ за травень, яку потрібно сторнувати: 2058,70 грн × 22% = 452,91 грн.
Обчислюємо суму ПДФО за травень, яку потрібно сторнувати: 2058,70 грн × 18% = 370,57 грн.
Обчислюємо суму військового збору за травень, яку потрібно сторнувати: 2058,70 грн × 1,5% = 30,88 грн.
Перерахунок оплати відпустки через лікарняний також стосується і суми відпускних, що виплачені працівнику: 2058,70 грн – 370,57 грн – 30,88 грн = 1657,25 грн
На ці операції складаємо бухгалтерську довідку за правилами розділу IV Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
Нарахували заробітну плату за травень, у т. ч. відпускні
8011
6511
– 2058,70
Нарахували ЄСВ за травень
8012
6313
– 452,91
Утримали ПДФО за травень
6511
6311.1
– 370,57
Утримали військовий збір за травень
6511
6311.2
– 30,88
Виплатили працівнику зарплату, у т. ч. відпускні на картковий рахунок
6511
2313
– 1657,25
Сплатили ЄСВ за травень
6313
2313
– 452,91
Сплатили ПДФО за травень
6311.1
2313
– 370,57
Сплатили військовий збір за травень
6311.2
2313
– 30,88
Зважаючи на бухгалтерську довідку та наказ про продовження відпустки нараховуємо відпускні за червень: 294,10 грн × 7 к. дн. = 2058,70 грн.
Нараховуємо зарплату за відпрацьовані 15 р. дн. червня: 10000,00 грн ÷ 20 р. дн. × 15 р. дн. = 7500,00 грн
Щоб хвороба працівника під час відпустки була оплачена, за Порядком № 1266 визначили денну виплату в розмірі 275,50 грн.
оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності – 275,50 грн × 5 к. дн. = 1377,50 грн;
допомогу по тимчасовій непрацездатності – 275,50 грн × 2 к. дн. = 551,00 грн.
На суму 551,00 грн складаємо заяву-розрахунок та подаємо її до органу ПФУ для отримання фінансування. Після отримання коштів утримуємо ПДФО і військовий збір ти виплачуємо допомогу працівнику. Перерахунок оплати відпустки через лікарняний тягне за собою й інші дії.
Нараховуємо ЄСВ:
на зарплату за червень – 7500,00 грн × 22% = 1650,00 грн;
із зарплати, відпускних, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності – (7500,00 грн + 2058,70 грн + 1377,50 грн) × 18% = 1968,52 грн;
допомоги по тимчасовій непрацездатності – 551,00 грн × 18% = 99,18 грн.
Утримуємо військовий збір:
із зарплати, відпускних, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності – (7500,00 грн + 2058,70 грн + 1377,50 грн) × 1,5% = 164,04 грн;
допомоги по тимчасовій непрацездатності – 551,00 грн × 1,5% = 8,27 грн.
В бухобліку за червень це відображаємо кореспонденцією субрахунків:
Господарська операція
Кореспонденція субрахунків
Сума, грн
Д-т
К-т
Нарахували заробітну плату за червень, у т. ч. відпускні та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності
8011
6511
10936,20
Нарахували допомогу по тимчасовій непрацездатності
2114
6511
551,00
Нарахували ЄСВ
8012
6313
2527,18
Утримали ПДФО із зарплати
6511
6311.1
1968,52
Утримали ПДФО із допомоги по тимчасовій непрацездатності
6511
6311.1
99,18
Утримали військовий збір із зарплати
6511
6311.2
164,04
Утримали військовий збір із допомоги по тимчасовій непрацездатності
6511
6311.2
8,27
Виплатили працівнику зарплату на картковий рахунок
6511
2313
8803,64
Сплатили ЄСВ
6313
2313
2527,18
Сплатили ПДФО із зарплати
6311.1
2313
1968,52
Сплатили військовий збір із зарплати
6311.2
2313
164,04
Отримали фінансування від ПФУ
2314
2114
551,00
Сплатили ПДФО із допомоги по тимчасовій непрацездатності
6311.1
2314
99,18
Сплатили військовий збір із допомоги по тимчасовій непрацездатності
6311.2
2314
8,27
Виплатили працівнику допомогу на картковий рахунок
6511
2314
443,55
Оскільки Додаток Д1 заповнюють на підставі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, у Додатку Д1 за червень до Податкового розрахунку за ІІ квартал 2024 року нарахування (зарплату, відпускні, у т. ч. сторновані, лікарняні, ЄСВ) відобразимо у чотирьох окремих рядках (див. зразок заповнення). Суми сторнованих відпускних за травень відображаємо з мінусом.
Якщо ж щорічну основну відпустку через хворобу перенесли на інший період, проводимо перерахунок оплати відпустки через лікарняний – зменшуючи суму відпускних, тобто обчислюємо суму відпускних за дні хвороби у відпустці та сторнуємо їх. Додатково, як наведено у прикладі, відпускні не нараховуємо, оскільки відпустку не продовжили, а перенесли. Все інше відображаємо за аналогією як у прикладі.
