Кожній установі доводиться обліковувати грошові кошти. А облік грошових коштів в державному секторі, як ніде, жорстко регламентований. Тож розглянемо, як вести облік грошових коштів правильно.
Основними підтвердними документами для аналітичного й бухгалтерського обліку є виписки з рахунків, що відкриті в органі Казначейства чи банках, які вони надають установі. Бухгалтер щоденно такі виписки звіряє з фактичними надходженнями, платежами на відповідну дату, і переносить відомості до карток аналітичного обліку.
Так, аналітичний облік в бюджетних установах грошових коштів ведемо у картках/книгах аналітичного обліку:
відкритих (виділених) асигнувань;
відкритих асигнувань (перерахованих коштів) суб’єктам державного сектору нижчого рівня;
касових видатків;
доходів від реалізації продукції (робіт, послуг);
фінансових доходів (відсотків, роялті, дивідендів);
Картка аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань
Установи – розпорядники коштів державного чи місцевого бюджету ведуть картку аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань.
Облік грошових коштів у картці аналітичного обліку ведемо окремо за кодом програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів (далі – КПКВ) та з розмежуванням за КЕКВ. Якщо асигнування відкриті за загальним і спеціальними фондами, ведемо дві окремі картки. Суми асигнувань, які отримали від установ вищого рівня, зазначаємо у картці згідно з виписками з рахунків. Якщо суми відкритих асигнувань зменшуємо, такі суми зазначаємо з мінусом та додатково записуємо їх червоним чорнилом – якщо облік не автоматизований.
Облік грошових коштів в бюджетних установах у картці аналітичного обліку відкритих виділених асигнувань ведемо, розмежовуючи за:
КПКВ;
КЕКВ;
загальним фондом;
спецфондом.
Якщо установа має кілька КПКВ, стільки й повинно бути карток аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань. Якщо за КПКВ надходження розподілені за загальним та спеціальним фондом, додатково потрібно відкрити картку для спеціального фонду.
Книга аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) суб’єктам державного сектору нижчого рівня
Цю книгу використовують:
головні розпорядники бюджетних коштів;
розпорядники, у мережі яких є розпорядники нижчого рівня;
централізовані бухгалтерії.
Книгу відкривають на рік у розрізі розпорядників нижчого рівня окремо за кожним КПКВ та в розрізі загального і спеціального фондів. Кожну книгу ведуть у розрізі КЕКВ. За рядками «Затверджено кошторисом на рік» заповнюють кошторисні призначення, затверджені розпоряднику нижчого рівня. Протягом року кошторисні призначення можуть коригуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів. Облік грошових коштів у книзі ведуть згідно з виписками з рахунків, відкритих в органах Казначейства. Якщо суми відкритих асигнувань зменшуємо, такі суми зазначаємо з мінусом та додатково записуємо їх червоним чорнилом – якщо облік не автоматизований.
Щомісяця в книзі розраховують підсумок асигнувань за місяць, усього асигнувань з початку року та залишок річних бюджетних призначень.
видами надходжень спецфонду (власні надходження ведемо у розрізі підгруп відповідної групи).
Їх складаємо щомісячно, а суми касових видатків зазначаємо щоденно згідно з виписками з рахунків розмежовуючи за КЕКВ. Якщо касові видатки відновлені, їх суми записуємо на звороті картки.
У централізованих бухгалтеріях обліковуємо кошти окремо за кожною установою, яку централізована бухгалтерія обслуговує. А також складаємо одну загальну картку, яка містить відомості про касові видатки усіх цих установ. Тобто кількість карток збільшується в кілька разів прямопропорційно кількості установ.
Картка аналітичного обліку доходів від реалізації продукції (робіт, послуг)
Картку аналітичного обліку доходів від реалізації продукції (робіт, послуг) відкриваємо на рік у розрізі видів доходу спеціального фонду:
плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з їх основною діяльністю;
від додаткової (господарської) діяльності;
плата за оренду майна бюджетних установ;
від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна).
Облік грошових коштів стосується лише суми отриманих доходів. Їх відображаємо згідно з виписками з рахунків.
Картка аналітичного обліку фінансових доходів
Якщо установа отримує відсотки, роялті, дивіденди, – це види фінансових доходів. Їх обліковуємо у картці аналітичного обліку фінансових доходів у розрізі їх видів. Таку картку відкриваємо на рік. Суми отриманих доходів переписуємо з виписок з рахунків.
Ті установи, що проводять касові операції, обов’язково складають картки аналітичного обліку готівкових операцій. Картку відкривають щомісяця, а відомості щодо готівки записують у картку на підставі кожного звіту касира.
Облік грошових коштів у картці ведуть в розрізі КПКВ, КЕКВ окремо за загальним та спеціальним фондами й видами надходжень спецфонду.
Централізована бухгалтерія складає окремі картки на кожну установу, що нею обслуговуються. Також складає загальну картку за всіма установами, що нею обслуговуються.
Бухгалтер повинен відображати достовірні відомості у цих документах. Узагальнивши за місяць відповідні відомості, бухгалтер звіряє їх підсумки з даними бухгалтерського обліку і виписками з рахунків – у частині залишку коштів на рахунку на відповідну дату. Бухгалтер і головний бухгалтер достовірність відомостей засвідчують підписом.
Щоб вести бухгалтерський облік грошових коштів, використовуємо меморіальні ордери:
№ 1 (№ 1-авт) «Накопичувальна відомість за касовими операціями»;
№ 2 (№ 2-авт) «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)»;
№ 3 (№ 3-авт) «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)».
Облік грошових коштів у них ведемо щоденно на підставі виписок з рахунків, звітів касира та первинних документів, які підшиваємо до цих ордерів. Суму оборотів за місяць за кожним субрахунком, що включає меморіальний ордер, заносимо у книгу «Журнал-головна» за відповідним субрахунком і меморіальним ордером. При цьому бухгалтер та головний бухгалтер кожного дня контролюють, аби залишок коштів на відповідному субрахунку бухобліку відповідав залишку коштів за випискою з рахунку, звітом касира.
За кожним рахунком, відкритим в органі Казначейства (банку), складаємо окремий меморіальний ордер. Облік грошових коштів за коштами загального фонду ведемо у меморіальному ордері № 2. Якщо за коштами загального фонду два чи більше рахунків, стільки ж і меморіальних ордерів. При цьому їх нумеруємо: 2-1, 2-2 і т. д. Аналогічно складаємо меморіальні ордери за коштами спецфонду, але їх нумеруємо: 3-1, 3-2 і т. д. Розглянемо кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку.
Бухгалтерський облік грошових коштів в бюджетних установах
Зміст господарської операції
Проводки
д-т
к-т
Отримано асигнування
2311, 2313
70, 54
Отримано надходження спеціального фонду як:
плата за послуги, доходи від господарської діяльності, продажу майна
2311, 2313
2111, 2117, 6212, 6414
благодійні внески, гуманітарна допомога
2211, 2212, 2311, 2313
7511, 7523
Витрачено кошти для придбання матцінностей, робіт, послуг:
як попередня оплата;
2113, 2117
2311, 2313
після їх фактичного отримання (виконання, надання)
6211, 6415
2311, 2313
Перераховано податки і збори
6311, 6312, 6313
2311, 2313
Виплачено зарплату і інші суми на карткові рахунки працівників і інших осіб
6511, 6518
2311, 2313
Видача готівки з каси
2116, 6416, 6511, 6512, 6412, 6413
2211
Списання з рахунків залишків коштів, виділених асигнувань, не витрачених у звітному році
70, 54
2311, 2313
Облік грошових коштів в дорозі
Досить специфічним є облік грошових коштів в дорозі. Коли бухгалтер вносить у останні дні поточного місяця до каси банку готівку з каси установи для подальшого її зарахування на рахунок установи, а на рахунок установи ці кошти зараховують у наступному місяці. Тож у поточному місяці такі кошти вважатимуть не готівковими і не коштами на рахунках, а коштами в дорозі. Залежно від виду валюти (національна чи іноземна) кошти обліковуємо на субрахунках 2215 або 2216.
Виявити, чи трансформувались готівкові кошти у кошти на рахунку, досить легко. Достатньо щоденно контролювати і звіряти залишок коштів на відповідному субрахунку бухобліку із залишком коштів за випискою з рахунку. Як правило, звіряє бухгалтер, який відповідає за ведення того чи іншого меморіального ордера чи картки аналітичного обліку, а контролює – головний бухгалтер.
Бухгалтерський облік грошових коштів у дорозі
Зміст господарської операції
Проводки
д-т
к-т
Здано у поточному місяці готівку до каси банку, яку на рахунок установи банком в поточному місяці:
зараховано;
2211
2311, 2313
не зараховано
2211
2215
Зараховано в поточному місяці банком готівку на рахунок, яку було здано в минулому місяці
2215
2311, 2313
Облік грошових коштів в бюджетних установах специфічний, оскільки дія зобов’язань обмежена часовими рамками – бюджетним роком. Тому коли на рахунки установи зараховують такі кошти, як повернення дебіторської заборгованості, що виникла у минулому бюджетному році, бухгалтер має знати, як діяти.
За коштами загального фонду бюджету суму цієї заборгованості бухгалтер визнає доходом загального фонду бюджету і зобов’язаний перерахувати в дохід бюджету (державного чи місцевого). Головний бухгалтер має проконтролювати, аби цю суму не використали у поточному бюджетному періоді.
Якщо ж така заборгованість утворена за надходженнями спецфонду у вигляді власних надходжень, її суму установа може використовувати в поточному бюджетному періоді. Та спершу бухгалтер коригує фінансовий результат виконання кошторису минулого періоду і збільшує на цю суму дохід поточного періоду.
