Середньооблікова кількість штатних працівників: як розрахувати
Де використовуються показники кількості штатних працівників
Середньооблікова кількість штатних працівників необхідна для того, аби заповнити податковий розрахунок з ЄСВ, ПДФО/ВЗ, а також ще кілька звітів, які узагальнено у таблиці нижче.
ПОКАЗНИКИ КІЛЬКОСТІ ШТАТНИХ ПРАЦІВНИКІВ У ЗВІТНОСТІ | |
Середньооблікова кількість штатних працівників | Облікова кількість штатних працівників |
|
|
🧮 Калькулятор середньооблікової чисельності штатних працівників
Різниця в розрахунку середньооблікової та облікової кількості штатних працівників
Різниця в підходах до розрахунку. Облікова кількість штатних працівників (колонка справа) і середньооблікова кількість штатних працівників (колонка зліва) — це зовсім різні поняття. Облікова кількість — це лише кількість усіх штатних працівників на певну дату. Детальніше відмінності між ними проілюстровано в таблиці.
СПІВСТАВЛЕННЯ РОЗРАХУНКУ СЕРЕДНЬООБЛІКОВОЇ ТА ОБЛІКОВОЇ КІЛЬКОСТІ ШТАТНИХ ПРАЦІВНИКІВ | ||
Порівняння | Середньооблікова кількість штатних працівників | Облікова кількість штатних працівників |
на яку дату розраховується | за певний період, а не дату (місяць, квартал, рік) | на дату початку або дату кінця періоду (перший або останній день місяця)1 |
категорії працівників, що включаються до розрахунку: | + | + |
| ||
| + | + |
| –2 | +3 |
| –2 | +3 |
| – | + |
| повторно не рахуються, вони враховані у кількості штатних працівників | |
| – | –4 |
особи, які надавали послуги за ЦПД | – | – |
1– якщо установа на цей день не працювала (вихідний, святковий, неробочий день, інші причини) облікова кількість працівників визначається станом на останній день роботи, який передував цій даті; 2 – пп. 2.5.8, 2.5.9 розд. 2, пп. 3.2.2 розд. 3 Інструкції № 286; 3 – п. 2.1 розд. 2 Інструкції № 286; 4 – пп. 2.6.1 розд. 2 Інструкції № 286. |
Середньооблікова кількість штатних працівників: формула
Для формули використаємо такі скорочення:
- середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП);
- облікова кількість штатних працівників (ОКШП).
СКШП = (ОКШП за перший день + ОКШП за другий день + … + ОКШП за останній день місяця) ÷ кількість к. дн. місяця
Середньооблікова кількість штатних працівників: інструкція
Розрахунок кількості штатних працівників урегульовує Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (у тексті — Інструкція № 286). На неї треба опиратися під час складання звітів, навіть якщо це не статистичні звіти. Наприклад, середньооблікова кількість штатних працівників у основній частині Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Також корисними будуть:
- лист Мінсоцполітики від 04.05.2016 № 108/19/71-16, який містить приклади розрахунку;
- лист Держкомстату від 27.03.2006 № 09/3-9/116 (далі — Лист № 9), де роз’яснено розрахунок середньої;
- Роз’яснення Держстату від 31.10.2022 № 19.1.2-12/45-22.
Увага: до середньооблікової кількості штатних працівників сумісників не враховується.
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості штатних працівників
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості працівників мають свої нюанси. Статистичний спосіб округлення називається «правило парної цифри». Знайти опис правил цих округлень можна в п. 3 додатка Інструкції № 286 та ще більш детально й із прикладами у Листі № 9. Полягають вони в наступному:
- по-перше, округлення числа здійснюється справа наліво й поступово, тобто спочатку 3.77, потім 3.8, а потім уже 4.0;
- по-друге, якщо остання цифра 4 і менше, то вона відкидається, а якщо 6 і більше, то число зліва збільшується на одиницю (як і за звичним арифметичним правилом);
- по-третє, якщо остання цифра 5, то треба дивитися на цифру зліва — парна/непарна. Якщо цифра зліва непарна, вона збільшується на одиницю (як і в арифметичному округленні), а якщо парна, то залишається без змін (у цьому й відмінність).
Наприклад, 2.3 ≈ 2.0, 2.4 ≈ 2.0, 2.6 ≈ 3.0, 2.7 ≈ 3.0.
А от 2.5 ≈ 2.0, а 3.5 ≈ 4.0, оскільки у першому варіанті (2.5) число закінчується на 5 і цифра зліва (2) парна. У другому варіанті збільшується на одиницю, бо зліва від цифри 5 стоїть непарне число (3).
Увага: під час округлень використовується «правило парної цифри».
Також слід пам’ятати про поступовість округлення: 2.55 ≈ 2.6 ≈ 3,0 (а не 2.0). Отже, «правило парної цифри» може дати відхилення +/– 1 працівник.
Однак, застосування звичайного арифметичного правила округлення не вважатиметься, наприклад, з боку ДПС для Податкового розрахунку, грубою помилкою. Це ж саме стосується й звітів Держстатистики. Тим більше, на розрахунок облікової штатної кількості працівників це не впливає, адже це завжди ціле число.
Середньооблікова кількість штатних працівників: чи входять мобілізовані
Держстат у листі від 04.07.2014 № 09.3-6/145-14 вказує, що працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, варто не включати до середньооблікової кількості штатних працівників за аналогією з працівниками, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та догляду за дитиною. Також їх не відображають у показниках руху кадрів та фонду робочого часу.
Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників
Станом на 01.06.2025 установа має 50 внутрішніх працівників, серед яких:
- 3 працівниці, що вибули раніше у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;
- 1 працівниця, яка вибула в декретну відпустку.
Крім того, є 2 зовнішніх сумісники.
Протягом січня відбулися зміни:
- 10.06.2025 на роботу взяли нового працівника;
- 13.06.2025 розірвали трудовий договір з двома працівниками.
Кількість штатних працівників внесено до таблиці нижче.
⚡️Приклад розрахунку СКШП: скачати
ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ СЕРЕДНЬООБЛІКОВОЇ КІЛЬКОСТІ ШТАТНИХ ПРАЦІВНИКІВ | ||||
Період | Кількість днів | Облікова кількість штатних працівників на відповідний день | Кількість працівників для розрахунку середньої | Пояснення |
01.06.2025 | 1 | 50 | 46 (= 50 – 3 – 1) | В обліковій враховуються всі, крім 2-х сумісників. Для середньої виключаються декретниці (3 + 1) за пп. 3.2.2 Інструкції № 286 |
02.06.2025–09.06.2025 | 8 | 50 | 46 | кількість не змінювалася |
10.06.2025– 12.06.2025 | 3 | 51 | 47 (= 46 + 1) | збільшено на одного нового працівника (+1) |
13.06.2025– 30.06.2025 | 18 | 49 | 45 | зменшено на працівників, які вибули (–2) |
Всього | 30 | × | × | × |
Розрахунок середньооблікової чисельності штатних працівників:
(46 × 1 + 46 × 8 + 47 × 3 + 45 × 18) / 30 = 1319 / 30 = 43.967≈ 43.97 ≈ 44.0 ≈ 44
Облікова штатна чисельність працівників за червень у такій ситуації становитиме: 50 (станом на початок місяця) або 49 (станом на кінець місяця). Отже, у Податковому розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ можна вказувати за показником «облікова чисельність штатних працівників» цифру 50 або 49. Середня ж буде 44, що також вказується у цьому звіті.
Ще більше прикладів розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників⤵️
![]() | ![]() |
![]() | |
↪️ВІДКРИТИ ПРИКЛАД | ↪️ВІДКРИТИ ПРИКЛАД |