бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Коли справа доходить до подання звітності, у бухгалтера постають питання. Адже є сумісники, декретниці, нові працівники й ті, що звільнилися. Давайте розглянемо, як розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.
Де використовуються показники кількості штатних працівників
Середньооблікова кількість штатних працівників необхідна для того, аби заповнити податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО та ще кілька звітів (див. нижче). До того ж, є ще штатна кількість працівників в звіті ЄСВ:
До 2023 року у звіті про зайнятість і працевлаштування інвалідів (Форма №10-ПОІ, ряд. 01, 02, сторінка 2). Зараз для роботодавців скасовано обов’язковість подання форми № 10-ПОІ;
Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (рядки 01-05, додаток до наказу Мінсоцполітики від 23.11.2018 р. №1763)
податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
звіт з праці (форма № 1ПВ, квартальна, ряд. 3070).
Різниця в підходах до розрахунку. Облікова кількість штатних працівників (колонка справа) і середньооблікова (колонка зліва) – це зовсім різні поняття. Облікова кількість – це лише кількість усіх штатних працівників на певну дату. Детальніше відмінності між ними проілюструємо в таблиці.
Порівняння
Середньооблікова кількість штатних працівників
Облікова кількість штатних працівників
На яку дату розраховується
За певний період, а не дату (місяць, квартал, рік)
На дату початку або дату кінця періоду (перший або останній день місяця)1
Категорії працівників, що включаються до розрахунку:
+
+
штатні працівники, що працювали (включаються прийнятих у цей день та виключаються ті, які вибули);
1– якщо установа на цей день не працювала (вихідний, святковий, неробочий день, інші причини) облікова кількість працівників визначається станом на останній день роботи, який передував цій даті;
Маємо новацію — виконання нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю перевіряють автоматично за даними Податкового розрахунку. Дотримання нормативу контролюють на основі показників штатної чисельності працівників. Деякі підприємства отримали адміністративно-господарські санкції від Фонду соцзахисту осіб з інвалідністю (далі — Фонд) саме через некоректне заповнення показників кількості працівників у Податковому розрахунку. Щоб не наразитися на штрафи або виправити помилку, якої припустилися, ретельно відстежуйте ці показники.
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості працівників мають свої нюанси. Статистичний спосіб округлення називається «правило парної цифри». Знайти опис правил цих округлень можна в п. 3 додатка Інструкції № 286 та ще більш детально й із прикладами у Листі № 9. Полягають вони в наступному:
по-перше, округлення числа здійснюється справа наліво й поступово, тобто спочатку 3.77, потім 3.8, а потім уже 4.0;
по-друге, якщо остання цифра 4 і менше, то вона відкидається, а якщо 6 і більше, то число зліва збільшується на одиницю (як і за звичним арифметичним правилом);
по-третє, якщо остання цифра 5, то треба дивитися на цифру зліва – парна/непарна. Якщо цифра зліва непарна, вона збільшується на одиницю (як і в арифметичному округленні), а якщо парна, то залишається без змін (у цьому й відмінність).
А от 2.5 ≈ 2.0, а 3.5 ≈ 4.0, оскільки у першому варіанті (2.5) число закінчується на 5 і цифра зліва (2) парна. У другому варіанті збільшуємо на одиницю, бо зліва від цифри 5 стоїть непарне число (3).
☛ Під час округлень використовуйте «правило парної цифри»
Також не забуваємо про поступовість округлення: 2.55 ≈ 2.6 ≈ 3,0 (а не 2.0). Отже, «правило парної цифри» може дати відхилення +/– 1 працівник.
Однак, застосування звичайного арифметичного правила округлення не вважатиметься, наприклад, з боку ДПС для звіту з ЄСВ, грубою помилкою. Це ж саме стосується й звітів Держстатистики. Тим більше, на розрахунок облікової штатної кількості працівників це не впливає, адже це завжди ціле число.
Облікова штатна чисельність працівників за січень у такій ситуації становитиме: 50 (станом на початок місяця) або 49 (станом на кінець місяця). Отже, у податковому розрахунку з ЄСВ та ПДФО можна вказувати за показником «облікова чисельність штатних працівників» цифру 50 або 49. Середня ж буде 46, що також вказуємо у звіті.
