Коли справа доходить до подання звітності, у бухгалтера постають питання, адже є сумісники, декретниці, мобілізовані, нові працівники й ті, що звільнилися. Давайте розбиратися на прикладах, як розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.
🧮 Середньооблікова кількість штатних працівників калькулятор
Де використовуються показники кількості штатних працівників
Середньооблікова кількість штатних працівників необхідна для того, аби заповнити податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО та ще кілька звітів (див. нижче). До того ж, є ще штатна кількість працівників в звіті ЄСВ:
Середньооблікова кількість штатних працівників | Облікова кількість штатних працівників |
- податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
- звіт з праці (форма № 1ПВ, місячна, ряд. 1040).
- До 2023 року у звіті про зайнятість і працевлаштування інвалідів (Форма №10-ПОІ, ряд. 01, 02, сторінка 2). Зараз для роботодавців скасовано обов’язковість подання форми № 10-ПОІ;
- Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (рядки 01-05, додаток до наказу Мінсоцполітики від 23.11.2018 р. № 1763)
| - податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
- звіт з праці (форма № 1ПВ, квартальна, ряд. 3070).
|
Різниця в розрахунку середньооблікової та облікової кількості штатних працівників
Різниця в підходах до розрахунку. Облікова кількість штатних працівників (колонка справа) і середньооблікова кількість штатних працівників (колонка зліва) – це зовсім різні поняття. Облікова кількість – це лише кількість усіх штатних працівників на певну дату. Детальніше відмінності між ними проілюструємо в таблиці.
Порівняння | Середньооблікова кількість штатних працівників | Облікова кількість штатних працівників |
На яку дату розраховується | За певний період, а не дату (місяць, квартал, рік) | На дату початку або дату кінця періоду (перший або останній день місяця)1 |
Категорії працівників, що включаються до розрахунку: | + | + |
- штатні працівники, що працювали (включаються прийнятих у цей день та виключаються ті, які вибули);
|
| + | + |
| –2 | +3 |
| –2 | +3 |
- штатні працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з усиновленням неновонародженої дитини прямо з пологового будинку;
| – | + |
| повторно не рахуються, вони враховані у кількості штатних працівників |
| – | –4 |
Особи, які надавали послуги за ЦПД | – | – |
1– якщо установа на цей день не працювала (вихідний, святковий, неробочий день, інші причини) облікова кількість працівників визначається станом на останній день роботи, який передував цій даті; 2 – пп. 2.5.8, 2.5.9 розд. 2, пп. 3.2.2 розд. 3 Інструкції № 286; 3 – п. 2.1 розд. 2 Інструкції № 286; 4 – пп. 2.6.1 розд. 2 Інструкції № 286. |
Середньооблікова кількість штатних працівників: формула
Для формули використаємо такі скорочення:
- середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП);
- облікова кількість штатних працівників (ОКШП).
СКШП = (ОКШП за перший день + ОКШП за другий день + … + ОКШП за останній день місяця) ÷ кількість к. дн. місяця
Далі у статті ми ще скористаємося цією формулою на прикладі.
💉 Лікарняні та декретні сумісникам із 4 квітня
Середньооблікова кількість штатних працівників: інструкція
Розрахунок кількості штатних працівників урегульовує Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286 ( у тексті – Інструкція № 286). На неї треба опиратися під час складання звітів, навіть якщо це не статистичні звіти. Наприклад, середньооблікова кількість штатних працівників в звіті ЄСВ (форма № Д4).
Також корисними будуть:
- лист Мінсоцполітики від 04.05.2016 р. № 108/19/71-16, який містить приклади розрахунку;
- лист Держкомстату від 27.03.2006 № 09/3-9/116 (далі – Лист № 9), де роз’яснено розрахунок середньої;
- Роз’яснення Держстату від 31.10.2022 року № 19.1.2-12/45-22.
Увага: до середньооблікової кількості штатних працівників сумісників не враховуємо.
Розрахуймо разом штатну чисельність працівників та кількість осіб з інвалідністю, аби не наразитися на штраф, та виправити помилку, якщо вже її припустилися.
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості штатних працівників
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості працівників мають свої нюанси. Статистичний спосіб округлення називається «правило парної цифри». Знайти опис правил цих округлень можна в п. 3 додатка Інструкції № 286 та ще більш детально й із прикладами у Листі № 9. Полягають вони в наступному:
- по-перше, округлення числа здійснюється справа наліво й поступово, тобто спочатку 3.77, потім 3.8, а потім уже 4.0;
- по-друге, якщо остання цифра 4 і менше, то вона відкидається, а якщо 6 і більше, то число зліва збільшується на одиницю (як і за звичним арифметичним правилом);
- по-третє, якщо остання цифра 5, то треба дивитися на цифру зліва – парна/непарна. Якщо цифра зліва непарна, вона збільшується на одиницю (як і в арифметичному округленні), а якщо парна, то залишається без змін (у цьому й відмінність).
Наприклад, 2.3 ≈ 2.0, 2.4 ≈ 2.0, 2.6 ≈ 3.0, 2.7 ≈ 3.0.
А от 2.5 ≈ 2.0, а 3.5 ≈ 4.0, оскільки у першому варіанті (2.5) число закінчується на 5 і цифра зліва (2) парна. У другому варіанті збільшуємо на одиницю, бо зліва від цифри 5 стоїть непарне число (3).
Експерт підкаже, коли Держпраці може провести позапланову перевірку та які розміри трудових штрафів актуальні у 2025 році. Нагадаємо, під час воєнного стану підстави й питання для перевірок обмежені.
Увага: під час округлень використовуйте «правило парної цифри».
Також не забуваємо про поступовість округлення: 2.55 ≈ 2.6 ≈ 3,0 (а не 2.0). Отже, «правило парної цифри» може дати відхилення +/– 1 працівник.
Однак, застосування звичайного арифметичного правила округлення не вважатиметься, наприклад, з боку ДПС для звіту з ЄСВ, грубою помилкою. Це ж саме стосується й звітів Держстатистики. Тим більше, на розрахунок облікової штатної кількості працівників це не впливає, адже це завжди ціле число.
ВИРОБНИЧИЙ КАЛЕНДАР 2025 🕒
Середньооблікова кількість штатних працівників: чи входять мобілізовані
Держстат у листі від 04.07.2014 № 09.3-6/145-14 вказує, що працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації варто не включати до середньооблікової кількості штатних працівників по аналогії з працівниками, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та догляду за дитиною. Також їх не відображають у показниках руху кадрів та фонду робочого часу.
Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників
Станом на 01.02.2025 установа має 50 внутрішніх працівників, серед яких:
- 3 працівниці, що вибули раніше у відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;
- 1 працівниця, яка вибула в декретну відпустку.
Крім того, є 2 зовнішніх сумісники.
Протягом січня відбулися зміни:
- 10.01.2025 на роботу взяли нового працівника;
- 14.01.2025 розірвали трудовий договір з двома працівниками.
Кількість штатних працівників занесемо до таблиці «Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників»:
Період | Кількість днів | Облікова кількість штатних працівників на відповідний день | Кількість працівників для розрахунку середньої | Пояснення |
01.01.2025 | 1 | 50 | 46 (= 50 – 3 – 1) | В обліковій рахуємо всіх, крім 2-х сумісників. Для середньої виключаємо декретниць (3 + 1) за пп. 3.2.2 Інструкції № 286 |
02.01.2025 - 09.01.2025 | 8 | 50 | 46 | Кількість не змінювалася |
10.01.2025 – 13.01.2025 | 4 | 51 | 47 (= 46 + 1) | Збільшено на одного нового працівника (+1) |
14.01.2025 – 30.01.2025 | 17 | 49 | 45 | Зменшено на працівників, які вибули (–2) |
Всього | 30 | × | × | × |
СКАЧАТИ ПРИКЛАД
Рахуємо середньооблікову чисельність штатних працівників:
(46 × 1 + 46 × 8 + 47 × 4 + 45 × 17) / 30 = 1367 / 30 = 45.567≈ 45.57 ≈ 45.6 ≈ 46
Облікова штатна чисельність працівників за січень у такій ситуації становитиме: 50 (станом на початок місяця) або 49 (станом на кінець місяця). Отже, у податковому розрахунку з ЄСВ та ПДФО можна вказувати за показником «облікова чисельність штатних працівників» цифру 50 або 49. Середня ж буде 46, що також вказуємо у звіті.
