Коли справа доходить до подання звітності, у бухгалтера постають питання, адже є сумісники, декретниці, мобілізовані, нові працівники й ті, що звільнилися. Давайте розбиратися на прикладах, як розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.
🧮 Середньооблікова кількість штатних працівників калькулятор
Де використовуються показники кількості штатних працівників
Середньооблікова кількість штатних працівників необхідна для того, аби заповнити податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО та ще кілька звітів (див. нижче). До того ж, є ще штатна кількість працівників в звіті ЄСВ:
Середньооблікова кількість штатних працівників | Облікова кількість штатних працівників |
- податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
- звіт з праці (форма № 1ПВ, місячна, ряд. 1040).
- До 2023 року у звіті про зайнятість і працевлаштування інвалідів (Форма №10-ПОІ, ряд. 01, 02, сторінка 2). Зараз для роботодавців скасовано обов’язковість подання форми № 10-ПОІ;
- Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (рядки 01-05, додаток до наказу Мінсоцполітики від 23.11.2018 р. № 1763)
| - податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
- звіт з праці (форма № 1ПВ, квартальна, ряд. 3070).
|
Різниця в розрахунку середньооблікової та облікової кількості штатних працівників
Різниця в підходах до розрахунку. Облікова кількість штатних працівників (колонка справа) і середньооблікова кількість штатних працівників (колонка зліва) – це зовсім різні поняття. Облікова кількість – це лише кількість усіх штатних працівників на певну дату. Детальніше відмінності між ними проілюструємо в таблиці.
Порівняння | Середньооблікова кількість штатних працівників | Облікова кількість штатних працівників |
На яку дату розраховується | За певний період, а не дату (місяць, квартал, рік) | На дату початку або дату кінця періоду (перший або останній день місяця)1 |
Категорії працівників, що включаються до розрахунку: | + | + |
- штатні працівники, що працювали (включаються прийнятих у цей день та виключаються ті, які вибули);
|
| + | + |
| –2 | +3 |
| –2 | +3 |
- штатні працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з усиновленням неновонародженої дитини прямо з пологового будинку;
| – | + |
| повторно не рахуються, вони враховані у кількості штатних працівників |
| – | –4 |
Особи, які надавали послуги за ЦПД | – | – |
1– якщо установа на цей день не працювала (вихідний, святковий, неробочий день, інші причини) облікова кількість працівників визначається станом на останній день роботи, який передував цій даті; 2 – пп. 2.5.8, 2.5.9 розд. 2, пп. 3.2.2 розд. 3 Інструкції № 286; 3 – п. 2.1 розд. 2 Інструкції № 286; 4 – пп. 2.6.1 розд. 2 Інструкції № 286. |
Середньооблікова кількість штатних працівників: формула
Для формули використаємо такі скорочення:
- середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП);
- облікова кількість штатних працівників (ОКШП).
СКШП = (ОКШП за перший день + ОКШП за другий день + … + ОКШП за останній день місяця) ÷ кількість к. дн. місяця
Далі у статті ми ще скористаємося цією формулою на прикладі.
📝 Як бюджетнику завершити 2024 рік: 10 важливих справ
Середньооблікова кількість штатних працівників: інструкція
Розрахунок кількості штатних працівників урегульовує Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286 ( у тексті – Інструкція № 286). На неї треба опиратися під час складання звітів, навіть якщо це не статистичні звіти. Наприклад, середньооблікова кількість штатних працівників в звіті ЄСВ (форма № Д4).
Також корисними будуть:
- лист Мінсоцполітики від 04.05.2016 р. № 108/19/71-16, який містить приклади розрахунку;
- лист Держкомстату від 27.03.2006 № 09/3-9/116 (далі – Лист № 9), де роз’яснено розрахунок середньої;
- Роз’яснення Держстату від 31.10.2022 року № 19.1.2-12/45-22.
Увага: до середньооблікової кількості штатних працівників сумісників не враховуємо.
Експерт допоможе розрахувати штатну чисельність працівників та кількість осіб з інвалідністю, аби не наразитися на штраф, та виправити помилку, якщо вже її припустилися.
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості штатних працівників
Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості працівників мають свої нюанси. Статистичний спосіб округлення називається «правило парної цифри». Знайти опис правил цих округлень можна в п. 3 додатка Інструкції № 286 та ще більш детально й із прикладами у Листі № 9. Полягають вони в наступному:
- по-перше, округлення числа здійснюється справа наліво й поступово, тобто спочатку 3.77, потім 3.8, а потім уже 4.0;
- по-друге, якщо остання цифра 4 і менше, то вона відкидається, а якщо 6 і більше, то число зліва збільшується на одиницю (як і за звичним арифметичним правилом);
- по-третє, якщо остання цифра 5, то треба дивитися на цифру зліва – парна/непарна. Якщо цифра зліва непарна, вона збільшується на одиницю (як і в арифметичному округленні), а якщо парна, то залишається без змін (у цьому й відмінність).
Наприклад, 2.3 ≈ 2.0, 2.4 ≈ 2.0, 2.6 ≈ 3.0, 2.7 ≈ 3.0.
А от 2.5 ≈ 2.0, а 3.5 ≈ 4.0, оскільки у першому варіанті (2.5) число закінчується на 5 і цифра зліва (2) парна. У другому варіанті збільшуємо на одиницю, бо зліва від цифри 5 стоїть непарне число (3).
Тримайте фахове роз’яснення, щоб потенційні перевірки Держпраці вас не тривожили. Знатимете, за яких умов інспектори перевірять установу, чи накладають суди штрафи під час воєнного стану, що підтвердить законність перевірки та який новий порядок пропонує Кабмін.
Увага: під час округлень використовуйте «правило парної цифри».
Також не забуваємо про поступовість округлення: 2.55 ≈ 2.6 ≈ 3,0 (а не 2.0). Отже, «правило парної цифри» може дати відхилення +/– 1 працівник.
Однак, застосування звичайного арифметичного правила округлення не вважатиметься, наприклад, з боку ДПС для звіту з ЄСВ, грубою помилкою. Це ж саме стосується й звітів Держстатистики. Тим більше, на розрахунок облікової штатної кількості працівників це не впливає, адже це завжди ціле число.
ВИРОБНИЧИЙ КАЛЕНДАР 2025 🕒
Середньооблікова кількість штатних працівників: чи входять мобілізовані
Держстат у листі від 04.07.2014 № 09.3-6/145-14 вказує, що працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації варто не включати до середньооблікової кількості штатних працівників по аналогії з працівниками, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та догляду за дитиною. Також їх не відображають у показниках руху кадрів та фонду робочого часу.
Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників
Станом на 01.02.2025 установа має 50 внутрішніх працівників, серед яких:
- 3 працівниці, що вибули раніше у відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;
- 1 працівниця, яка вибула в декретну відпустку.
Крім того, є 2 зовнішніх сумісники.
Протягом січня відбулися зміни:
- 10.01.2025 на роботу взяли нового працівника;
- 14.01.2025 розірвали трудовий договір з двома працівниками.
Кількість штатних працівників занесемо до таблиці «Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників»:
Період | Кількість днів | Облікова кількість штатних працівників на відповідний день | Кількість працівників для розрахунку середньої | Пояснення |
01.01.2025 | 1 | 50 | 46 (= 50 – 3 – 1) | В обліковій рахуємо всіх, крім 2-х сумісників. Для середньої виключаємо декретниць (3 + 1) за пп. 3.2.2 Інструкції № 286 |
02.01.2025 - 09.01.2025 | 8 | 50 | 46 | Кількість не змінювалася |
10.01.2025 – 13.01.2025 | 4 | 51 | 47 (= 46 + 1) | Збільшено на одного нового працівника (+1) |
14.01.2025 – 30.01.2025 | 17 | 49 | 45 | Зменшено на працівників, які вибули (–2) |
Всього | 30 | × | × | × |
СКАЧАТИ ПРИКЛАД
Рахуємо середньооблікову чисельність штатних працівників:
(46 × 1 + 46 × 8 + 47 × 4 + 45 × 17) / 30 = 1367 / 30 = 45.567≈ 45.57 ≈ 45.6 ≈ 46
Облікова штатна чисельність працівників за січень у такій ситуації становитиме: 50 (станом на початок місяця) або 49 (станом на кінець місяця). Отже, у податковому розрахунку з ЄСВ та ПДФО можна вказувати за показником «облікова чисельність штатних працівників» цифру 50 або 49. Середня ж буде 46, що також вказуємо у звіті.
