Як розрахувати середньооблікову кількість штатних працівників

Автор
бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Коли справа доходить до подання звітності, у бухгалтера постають питання. Адже є сумісники, декретниці, нові працівники й ті, що звільнилися. Давайте розглянемо, як розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.

Де використовуються показники кількості штатних працівників

Середньооблікова кількість штатних працівників необхідна для того, аби заповнити податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО та ще кілька звітів (див. нижче). До того ж, є ще штатна кількість працівників в звіті ЄСВ:

Середньооблікова кількість штатних працівників

Облікова кількість штатних працівників

  • податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
  • звіт з праці (форма № 1ПВ, місячна, ряд. 1040).
  • До 2023 року у звіті про зайнятість і працевлаштування інвалідів (Форма №10-ПОІ, ряд. 01, 02, сторінка 2). Зараз для роботодавців скасовано обов’язковість подання форми № 10-ПОІ;
  • Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (рядки 01-05, додаток до наказу Мінсоцполітики від 23.11.2018 р. №1763)
  • податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО;
  • звіт з праці (форма № 1ПВ, квартальна, ряд. 3070).

Середньооблікова та облікова кількість: різниця

Різниця в підходах до розрахунку. Облікова кількість штатних працівників (колонка справа) і середньооблікова (колонка зліва) – це зовсім різні поняття. Облікова кількість – це лише кількість усіх штатних працівників на певну дату. Детальніше відмінності між ними проілюструємо в таблиці.

Порівняння

Середньооблікова кількість штатних працівників

Облікова кількість штатних працівників

На яку дату розраховується

За певний період, а не дату (місяць, квартал, рік)

На дату початку або дату кінця періоду (перший або останній день місяця)1

Категорії працівників, що включаються до розрахунку:

+

+

  • штатні працівники, що працювали (включаються прийнятих у цей день та виключаються ті, які вибули);

+

+

2

+3

2

+3

  • штатні працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з усиновленням неновонародженої дитини  прямо з пологового будинку;

+

  • внутрішні сумісники;

повторно не рахуються, вони враховані у кількості штатних працівників

  • зовнішні сумісники.

4

Особи, які надавали послуги за ЦПД

1– якщо установа на цей день не працювала (вихідний, святковий, неробочий день, інші причини) облікова кількість працівників визначається станом на останній день роботи, який передував цій даті;

2 – пп. 2.5.8, 2.5.9 розд. 2, пп. 3.2.2 розд. 3 Інструкції № 286;

3 – п. 2.1 розд. 2 Інструкції № 286;

4 – пп. 2.6.1 розд. 2 Інструкції № 286.

Калькулятор середньооблікової чисельності штатних працівників

Нормативна база розрахунку кількості працівників

Розрахунок кількості штатних працівників урегульовує Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286 ( у тексті – Інструкція № 286). На неї треба опиратися під час складання звітів, навіть якщо це не статистичні звіти. Наприклад, середньооблікова кількість штатних працівників в звіті ЄСВ (форма № Д4).

Також корисними будуть:

  • лист Мінсоцполітики від 04.05.2016 р. № 108/19/71-16, який містить приклади розрахунку;
  • лист Держкомстату від 27.03.2006 № 09/3-9/116 (далі – Лист № 9), де роз’яснено розрахунок середньої;
  • Роз’яснення Держстату від 31.10.2022 року № 19.1.2-12/45-22.

☛ До середньооблікової кількості штатних працівників сумісників не враховуємо.

Світлана ЛІСТРОВА експерт із трудового та податкового законодавства
Маємо новацію — виконання нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю перевіряють автоматично за даними Податкового розрахунку. Дотримання нормативу контролюють на основі показників штатної чисельності працівників. Деякі підприємства отримали адміністративно-господарські санкції від Фонду соцзахисту осіб з інвалідністю (далі — Фонд) саме через некоректне заповнення показників кількості працівників у Податковому розрахунку. Щоб не наразитися на штрафи або виправити помилку, якої припустилися, ретельно відстежуйте ці показники.

Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості

Правила заокруглень в розрахунку середньої кількості працівників мають свої нюанси. Статистичний спосіб округлення називається «правило парної цифри». Знайти опис правил цих округлень можна в п. 3 додатка Інструкції № 286 та ще більш детально й із прикладами у Листі № 9. Полягають вони в наступному:

  • по-перше, округлення числа здійснюється справа наліво й поступово, тобто спочатку 3.77, потім 3.8, а потім уже 4.0;
  • по-друге, якщо остання цифра 4 і менше, то вона відкидається, а якщо 6 і більше, то число зліва збільшується на одиницю (як і за звичним арифметичним правилом);
  • по-третє, якщо остання цифра 5, то треба дивитися на цифру зліва – парна/непарна. Якщо цифра зліва непарна, вона збільшується на одиницю (як і в арифметичному округленні), а якщо парна, то залишається без змін (у цьому й відмінність).

Наприклад, 2.3 ≈ 2.0, 2.4 ≈ 2.0, 2.6 ≈ 3.0, 2.7 ≈ 3.0.

А от 2.5 ≈ 2.0, а 3.5 ≈ 4.0, оскільки у першому варіанті (2.5) число закінчується на 5 і цифра зліва (2) парна. У другому варіанті збільшуємо на одиницю, бо зліва від цифри 5 стоїть непарне число (3).

☛ Під час округлень використовуйте «правило парної цифри»

Також не забуваємо про поступовість округлення: 2.55 ≈ 2.6 ≈ 3,0 (а не 2.0). Отже, «правило парної цифри» може дати відхилення +/– 1 працівник.

Однак, застосування звичайного арифметичного правила округлення не вважатиметься, наприклад, з боку ДПС для звіту з ЄСВ, грубою помилкою. Це ж саме стосується й звітів Держстатистики. Тим більше, на розрахунок облікової штатної кількості працівників це не впливає, адже це завжди ціле число.

Пошук по Класифікатору професій

Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників 2024 року

Станом на 01.02.2024 установа має 50 внутрішніх працівників, серед яких:

  • 3 працівниці, що вибули раніше у відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;
  • 1 працівниця, яка вибула в декретну відпустку.

Крім того, є 2 зовнішніх сумісники.

Протягом квітня відбулися зміни:

  • 10.01.2024 на роботу взяли нового працівника;
  • 14.01.2024 розірвали трудовий договір з двома працівниками.

Кількість штатних працівників занесемо до таблиці «Приклад розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників»:

Період

Кількість днів

Облікова кількість штатних працівників на відповідний день

Кількість працівників для розрахунку середньої

Пояснення

01.01.2024

1

50

46

(= 50 – 3 – 1)

В обліковій рахуємо всіх, крім 2-х сумісників. Для середньої виключаємо декретниць (3 + 1) за пп. 3.2.2 Інструкції № 286

02.01.2024 - 09.01.2024

8

50

46

Кількість не змінювалася

10.01.2024 – 13.01.2024

4

51

47

(= 46 + 1)

Збільшено на одного нового працівника (+1)

14.01.2024 – 30.01.2024

17

49

45

Зменшено на працівників, які вибули (–2)

Всього

30

×

×

×

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Рахуємо середньооблікову чисельність штатних працівників:

(46 × 1 + 46 × 8 + 47 × 4 + 45 × 17) / 30 = 1367 / 30 = 45.567≈ 45.57 ≈ 45.6 ≈ 46

Облікова штатна чисельність працівників за січень у такій ситуації становитиме: 50 (станом на початок місяця) або 49 (станом на кінець місяця). Отже, у податковому розрахунку з ЄСВ та ПДФО можна вказувати за показником «облікова чисельність штатних працівників» цифру 50 або 49. Середня ж буде 46, що також вказуємо у звіті.



зміст

меми про бухгалтерів

Працюйте, відпочивайте й не забувайте, що поки ціни у відпустці – працюють знижки на передплату е-журналів «Головбух Бюджет» та «Головбух Праця та Зарплата».

Поспішайте – даруємо 2000 грн на передплату.

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді