Звітність з ПДФО та ЄСВ – як виправити помилки у Податковому розрахунку типу «Уточнюючий». Експерт роз’яснює заплутані моменти та надає приклади заповнення.
Податковий розрахунок типу «Уточнюючий» призначений, щоб коригувати Єдину звітність з ПДФО та ЄСВ за ті періоди, за які граничний термін звітування вже минув.
Розглянемо основні правила виправлення помилок та подання уточнюючого Податкового розрахунку, наведемо приклади, як застосувати ці правила у різних ситуаціях.
Загальні правила
Порядок виправлення помилок, які допустили у старій чи новій звітності з ПДФО та ЄСВ, встановлює розділ V Порядку № 4. Акцентуємо увагу на загальних правилах коригування звітності у Податковому розрахунку типу «Уточнюючий».
Правило 1. Указуйте тільки ті відомості, які уточнюєте
Інформація, яку роботодавець вказав у раніше поданій звітності з ПДФО та ЄСВ, а контролери перевірили та прийняли, зокрема, й завантажили до Реєстрів страхувальників/застрахованих осіб, є чинною і базовою.
Якщо знайшли помилку в таких базових відомостях або виявили дані, яких не вистачає, вилучайте або додавайте їх за допомогою уточнюючого Розрахунку. У ньому вказуйте лише відомості за рядками з реквізитами та сумами нарахованого ПДФО, ВЗ та ЄСВ, які потрібно уточнити. Правильну інформацію, яку не потрібно коригувати, в табличних частинах додатків до Податкового розрахунку типу «Уточнюючий» не зазначайте (п. 2 п. 6 розд. V Порядку № 4), звичайно якщо цього не вимагає спосіб виправлення помилки.
Правило 2. Формуйте комбінацію «Основна частина + потрібні додатки»
Щоб провести коригування інформації, яку зазначили у раніше поданій як старій, так і новій звітності з ПДФО та ЄСВ, сформуйте основну частину Податкового розрахунку типу «Уточнюючий» та ті додатки до нього, які міститимуть виправлені дані.
В основній частині Розрахунку заповніть обов’язкові реквізити рядків 01-05 та 031 для платників ЄСВ. У рядку «02» зазначте звітний період, зокрема й минулий, в якому допустили помилку. Наприклад, якщо припустилися помилки:
у жовтні 2020 року – у рядку «02» основної частини уточнюючого Розрахунку зазначте рік – «2020», квартал – «4», «номер Розрахунку» – «1», адже це перший Розрахунок за ІV квартал 2020 року, якщо ще не подавали інших уточнюючих Розрахунків за цей звітний період. Водночас у рядку «02» додатків Д1—Д3 та Д6 до уточнюючого Розрахунку вкажіть також звітний місяць, за який його подаєте, – «1». Адже жовтень є першим місяцем IV кварталу. У 4ДФ до уточнюючих Розрахунків за періоди до 01.01.2021 року номер місяця в кварталі завжди вказуйте «3»;
у лютому 2024 року – у рядку «02» основної частини уточнюючого Розрахунку зазначте рік – «2024», квартал – «1», «номер Розрахунку» – «2», якщо цей Розрахунок подаєте наступним за звітним Розрахунком. Водночас у рядку «02» додатків Д1-Д4 та Д6 до уточнюючого Розрахунку вкажіть також звітний місяць, за який його подаєте, – «2». Адже лютий є другим місяцем I кварталу.
Крім того, заповніть в основній частині уточнюючого Податкового розрахунку реквізит 06 щодо кількості тих додатків, у яких коригуєте відомості (п. 8 розд. V Порядку № 4).
Увага: додатки, інформацію щодо яких не коригуєте, у рядку 06 основної частини Податкового розрахунку типу «Уточнюючий» не вказуйте та, відповідно, не подавайте.
Отже, Розрахунок типу «Уточнюючий» завжди формуйте як комбінацію «Основна частина Розрахунку + потрібні додатки». При цьому, якщо виправляєте помилки у додатку 4ДФ або формі № 1ДФ та формуєте комбінацію «Основна частина Розрахунку + 4ДФ», в основній частині заповнюйте лише «шапку» та відомості реквізиту 06 про поданий додаток.
Правило 3. Застосовуйте єдиний механізм – «Ознака (0, 1)»
Щоб виправити помилки у звітності, як з ПДФО, так і з ЄСВ, Мінфін запровадив єдиний механізм – «Ознака (0, 1)». Для цього таблична частина усіх додатків до Розрахунку тепер містить відповідну останню графу, за допомогою якої такий механізм працює.
Щоб відкоригувати дані раніше поданої звітності з ПДФО та ЄСВ у Розрахунку типу «Уточнюючий» за допомогою графи «Ознака (0, 1)», перенесіть усі відомості про застраховану особу з рядка табличної частини відповідних додатків Д1—Д6 до Розрахунку/розділу І форми № 1ДФ/Таблиць 5—9 Звіту з ЄСВ, в якому допустили помилку, в таблицю відповідного додатка Д1—Д6 до уточнюючого Розрахунку і в останній графі таблиці такого додатка зазначте ознаку «1» – на виключення рядка. У наступному рядку таблиці відповідного додатка до уточнюючого Розрахунку повторіть відомості про застраховану особу, неправильні відомості замініть правильними, і в останній графі таблиці такого додатка зазначте ознаку «0» – на введення рядка (п. 6 розд. V Порядку № 4).
Увага: виправляти будь-які помилки, які виявили у звітності з ПДФО та ЄСВ, за допомогою механізму «Ознака (0, 1)» можна лише у Податковому розрахунку «Звітний новий». А от у Податковому розрахунку типу «Уточнюючий» цей механізм застосовуйте, лише щоб виправляти:
всі несумові помилки (помилки, що не пов’язані з сумою бази нарахування ЄСВ, додаткової бази, суми ЄСВ), які виявили у таблицях додатків Д1—Д6 до Розрахунку, розділі І форми № 1ДФ або Таблицях 5—9 Звіту з ЄСВ;
сумові/«доходні» помилки, які виявили у розділі І додатку 4ДФ або форми № 1ДФ.
Не застосовуйте механізм графи «Ознака (0, 1)», щоб виправляти у Розрахунку типу «Уточнюючий» сумові/«доходні» помилки, які виявили у Д1 до Розрахунку або у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ. Крім того, цей механізм не підійде, щоб відкоригувати суми нарахованих/виплачених доходів та нарахованих/перерахованих сум військового збору, які неправильно вказали у розділі ІІ форми № 1ДФ за звітні періоди до 2021 року.
Правило 4. Виправляйте сумові помилки у Додатку Д1 за допомогою КТН «2»/«3»
Щоб виправити у Розрахунку типу «Уточнюючий» поза межами звітного періоду сумові/«доходні» помилки, які виявили у Д1 до Розрахунку або у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ, використовуйте коди типів нарахувань (КТН):
«2» – якщо самостійно донараховуєте суми ЄСВ, які не відобразили у минулих звітних періодах.
«3» – якщо самостійно зменшуєте суми ЄСВ або виключаєте суми нарахувань, які помилково внесли у минулих звітних періодах.
Коли виправляєте сумові помилки, в табличній частині Додатка Д1 до уточнюючого Розрахунку графу 25 «Ознака (0, 1)» не заповнюйте (абз. 6 п. 6 розд. V Порядку № 4).
Якщо у Д1 до Розрахунку або у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ потрібно виправити одночасно сумові і несумові помилки, сформуйте два окремих Розрахунки типу «Уточнюючий»:
у першому – в таблиці Д1 до Розрахунку за допомогою графи 25 «Ознака (0, 1)» виправте несумові помилки;
у другому – в таблиці Д1 до Розрахунку за допомогою КТН «2» чи «3» виправте сумові помилки, а графу «25» не заповнюйте (пп. 7 п. 9 розд. V Порядку № 4).
Після того як за першим Податковим розрахунком з типом «Уточнюючий» отримаєте від органу ДПС позитивні першу і другу квитанції, можете подавати другий Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий», у якому виправляєте сумові помилки.
Увага: виправити сумові помилки у Д1 до Розрахунку за допомогою КТН «2» чи «3» можна не лише в уточнюючому Розрахунку, а й у складі Розрахунку типу «Звітний» за поточний квартал.
КТН «2» чи «3» не застосовуйте, якщо у поточному періоді нараховуєте зарплату за попередній звітний період. Такі суми включайте до зарплати місяця, в якому їх донарахували, та відображайте в таблиці Додатка Д1 до «Звітного» Податкового розрахунку. Водночас, якщо сторнували заробітну плату минулих звітних періодів у зв’язку з уточненням кількості робочого часу, не відпрацьованого через тимчасову непрацездатність або відпустки, такі сторновані суми відображайте у складі «Звітного» Розрахунку зі знаком «–».
Правило 5. Виправляйте суми ВЗ за періоди до 2021 року у розділі ІІ 4ДФ за окремим порядком
Якщо коригуєте показники щодо неперсоніфікованих сум нарахованих/виплачених доходів та нарахованого/перерахованого військового збору, які неправильно вказали у розділі ІІ форми № 1ДФ за звітні періоди до 1 січня 2021 року, у розділі I 4ДФ до Розрахунку типу «Уточнюючий» графи 5а, 5 не заповнюйте. Натомість для цього застосовуйте рядки «Військовий збір – виключення4» та «Військовий збір», які містить розділ ІI додатка 4ДФ до Розрахунку.
Щоб виключити помилковий рядок з попередньо введеної інформації, у рядку «Військовий збір – виключення4» розділу ІI 4ДФ до уточнюючого Розрахунку повторіть усі графи помилкового рядка, який вказували у розділі ІІ форми № 1ДФ за відповідний минулий звітний період. Водночас в рядку «Військовий збір» відобразіть правильну інформацію (п. 10 розд. V Порядку № 4).
Розглянемо, як застосувати основні правила коригування звітності з ПДФО та ЄСВ у Розрахунку типу «Уточнюючий» на конкретних прикладах.
Приклад 1. Сумові та несумові помилки в Таблиці 6 Звіту з ЄСВ
Роботодавець у грудні нарахував застрахованій особі з інвалідністю Пащенко Олені Андріївні заробітну плату в розмірі 15 000 грн. При цьому застосував неправильну ставку ЄСВ – 22% замість 8,41%. Як відкоригувати цю помилку у травні в Розрахунку типу «Уточнюючий»?
У такому випадку потрібно виправити одночасно:
несумову помилку – замінити у графі 8 Додатка Д1 код категорії застрахованої особи «1» – зарплата звичайному працівнику за ставкою 22% на «2» – зарплата особі з інвалідністю за ставкою 8,41%;
сумову помилку – зменшити у графі 20 Додатка Д1 суму нарахованого застахований особі з інвалідністю ЄСВ із використанням КТН «3».
Щоб виправити сумові та несумові помилки, які допустили у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року, сформуте одночасно два окремих Розрахунки типу «Уточнюючий» за IV квартал 2020 року в комбінації «Основна частина Розрахунку + Додаток Д1». Позаяк за IV квартал 2020 року подавали Звіт з ЄСВ, а не Розрахунок, укажіть номери уточнюючих Розрахунків, відповідно, «1» і «2». У першому – в основній частині Розрахунку заповніть лише «шапку» та відомості реквізиту 06 про поданий додаток. У Додатку Д1 до Розрахунку вкажіть номер місяця «3», адже грудень є третім місяцем ІV кварталу. У табличній частині Д1 за допомогою графи 25 «Ознака (0, 1)» виправте несумову помилку. Тобто перенесіть усі відомості про застраховану особу з рядка Таблиці 6 Звіту з ЄСВ, в якому допустили помилку (у графі 8 вказали Код КЗО «1» замість «2»), в таблицю Д1 до уточнюючого Розрахунку і в графі 25 зазначте ознаку «1» – на виключення рядка.
У наступному рядку таблиці Додатка Д1 повторіть відомості про застраховану особу, неправильні відомості замініть правильними і в графі 25 зазначте ознаку «0» – на введення рядка.
Дочекайтесь отримання першої та другої квитанцій до першого Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий». Після цього можете формувати другий уточнюючий Розрахунок. У Додатку Д1 до другого Розрахунку вкажіть відомості про застраховану особу, щодо якої допустили сумову помилку – вказали у графі 20 суму ЄСВ за ставкою 22% замість 8,41%. При цьому зазначте у графі 8 табличної частини Д1 правильний Код ЗО – «2». Щоб виправити сумову помилку, у графі 9 зазначте КТН «3», а в графі 20 – вкажіть суму різниці між сумами ЄСВ за ставками 22% і 8,41%, графу 25 при цьому не заповнюйте. В основній частині другого Розрахунку типу «Уточнюючий» заповніть «шапку», реквізит 06 про поданий додаток, а також рядки 1, 2, 3, 7, 8 Розділу І такого Розрахунку.
ПРИКЛАД 2. Сумові та несумові помилки у формі № 1ДФ
Роботодавець у ІІІ кварталі нарахував фізичній особі Кравчуку Сергію Петровичу, який працює за сумісництвом, зарплату в розмірі 10 000 грн. Однак у травні виявив, що не відобразив дохід цієї фізичної особи, а також суми утриманих та перерахованих до бюджету ПДФО та ВЗ у формі № 1ДФ за ІІІ квартал. Крім того, роботодавець виявив, що за виплаченими у ІІІ кварталі доходами у розмірі 25 000 грн фізичній особі Киреєву Станіславу Федоровичу, який працює за договором ЦПХ, неправильно зазначили ознаку доходу – замість «102» (винагорода за договором ЦПХ) вказали «101» (зарплата).
Щоб виправити сумові та несумові помилки у такій ситуації, сформуйте Податковий розрахунок типу «Уточнюючий» за IІІ квартал 2020 року в комбінації «Основна частина Розрахунку + 4ДФ». Позаяк за ІІІ квартал 2020 року подавали форму № 1ДФ, а не Розрахунок, укажіть номер уточнюючого Розрахунку – «1». В основній частині Розрахунку заповніть лише «шапку» та відомості реквізиту 06 про поданий додаток. У 4ДФ до уточнюючого Розрахунку вкажіть номер місяця «3».
У табличній частині 4ДФ щодо фізичної особи Кравчука Сергія Петровича:
у розділі І 4ДФ – сформуйте один рядок із пропущеними відомостями щодо сум нарахованих/виплачених фізичній особі доходів, а також сум нарахованого/перерахованого ПДФО, і в графі 10 розділу І зазначте ознаку «0» – на введення рядка. При цьому графи 5а, 5 не заповнюйте, адже у 2020 році відомості щодо військового збору зазначали неперсоніфіковано;
у розділі ІІ 4ДФ – щоб виключити помилковий рядок з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір – виключення4» повторіть усі графи помилкового рядка, який вказували у розділі ІІ форми № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року. Водночас в рядку «Військовий збір» відобразіть правильну інформацію – з урахуванням суми ВЗ, нарахованої та перерахованої з доходів Кравчука Сергія Петровича.
Крім того, щоб виправити помилку щодо фізичної особи Киреєва Станіслава Федоровича, у табличній частині 4ДФ перенесіть усі відомості про цю особу з рядка розділу І форми № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року, в якому допустили помилку (у графі 6 зазначили ознаку доходу «101» —зарплата замість «102» – винагорода за договором ЦПХ), в розділ І 4ДФ до уточнюючого Податкового розрахунку і в графі 10 розділу І зазначте ознаку «1» – на виключення рядка. У наступному рядку розділу І повторіть відомості про фізичну особу, неправильні відомості замініть правильними і в графі 10 зазначте ознаку «0» – на введення рядка.
ПРИКЛАД 3. Несумові помилки у Додатку Д5 до Розрахунку
Роботодавець 25.01.2024 звільнив працівника Лапіна Степана Олексійовича, посада сторожа (код КП 9152), наказ від 24.01.2024 № 26-ос. Однак у травні виявив, що у Додатку Д5 до Розрахунку за І квартал 2024 року відобразив неправильну дату звільнення – замість 25.01 вказав 15.01.
Крім того, працівниці Удовиченко Лілії Іванівні, посада бухгалтер (код КП 3433), роботодавець 11.01.2024 надав відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Однак у Додатку Д5 до Розрахунку за І квартал 2024 року не зазначив відомості про початок відпустки та, відповідно, відомості про закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Як відкоригувати ці помилки у травні в Розрахунку типу «Уточнюючий» за І квартал 2024 року?
Щоб виправити несумові помилки у такій ситуації, сформуте Розрахунок типу «Уточнюючий» за І квартал 2024 року в комбінації «Основна частина Розрахунку + Додаток Д5». Позаяк за І квартал 2024 року вже подавали Розрахунок типу «Звітний», вкажіть номер уточнюючого Розрахунку – «2». В основній частині Розрахунку заповніть лише «шапку» та відомості реквізиту 06 про поданий додаток.
У табличній частині Додатка Д5 щодо працівника Лапіна Степана Олексійовича:
перенесіть усі відомості з рядка Д5 до Розрахунку типу «Звітний», в якому допустили помилку (у графі 10 неправильна дата закінчення трудових відносин «15012024»), в рядок таблиці Д5 до уточнюючого Розрахунку і в графі 20 зазначте ознаку «1» – на виключення рядка;
повторіть у наступному рядку таблиці Д5 відомості про особу, неправильні відомості замініть правильними (у графі 10 вкажіть правильна дату закінчення трудових відносин «25012024») і в графі 20 зазначте ознаку «0» – на введення рядка.
Щодо працівниці Удовиченко Лілії Іванівни, у табличній частині Додатка Д5 сформуйте два рядки із пропущеними відомостями щодо закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та початку відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. В обох рядках у графі 20 зазначте ознаку «0» – на введення рядка.
