бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Товарно-транспортна накладна – це підтвердження реальності господарської операції, що може знадобитися, наприклад при запиті податкової або при перевірці ревізорів. Тримайте експертний зразок.
Товарно-транспортна накладна (ТТН) – це основний первинний документ, який містить інформацію про перевезення вантажу, обсяги такого перевезення та відповідальних за його здійснення осіб. Цей документ використовується як єдиний для внутрішніх перевезень (в межах України).
Товарно-транспортну накладну мають використовувати всі без винятку суб’єкти господарювання – як юридичні, так і фізичні особи. При чому незалежно від виду транспорту: для перевезень як на вантажних, так і на легкових автомобілях.
Нормативно-правовою базою для використання ТТН є такі документи:
Обов’язкові реквізити ТТН, що пов’язані з параметрами транспортного засобу, були впроваджені ще з 01 жовтня 2021 року згаданим Законом № 1534 (оновлена ст. 48 Закону про автотранспорт). Так, вантажовідправники відтоді мають зазначати параметри транспортного засобу, на якому здійснюється перевезення, а саме:
довжина;
ширина;
висота;
загальна вага автомобіля;
загальна вага з вантажем.
Такі реквізити є досить проблемними, так як вантажовідправник далеко не завжди точно знає, на якому автомобілі буде здійснено перевезення, а також його габарити, які можуть відрізнятися від конкретної моделі автомобіля, року випуску і т.д. Крім того, автомобіль може брати участь у декількох перезуваннях – як наслідок, відправник не знає повністю дані про його вагу разом вантажами інших відправників.
Наразі існує адмінштраф за зазначення відправником недостовірних даних про масу та габарити вантажу – 51 тис. грн (ст. 1322 КУпАП). Однак він застосовується лише, якщо транспортний засіб перевищив вагові нормативні параметри, які визначені законодавством.
Також обов’язковими стали коди платника податків за ЄДР для:
вантажовідправника;
вантажоодержувача;
автоперевізника.
Крім того, обов’язковою стала маса брутто (це маса разом з упаковкою), але даний реквізит і до цього був у стандартній формі 1-ТН.
Увага:Габаритно-вагові параметри транспортного засобу стали обов’язковими реквізитами ТТН ще з 01 жовтня 2021 р.
Форму ТТН можна знайти у Додатку 7 до Правил № 363. Утім, можна оформляти ТТН і без дотримання форми, але лише за умови наявності в ній обов’язкових реквізитів. Перелік таких обов’язкових реквізитів ТТН є вичерпним і включає дані про:
дату і місце складання;
вантажовідправника – повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові);
автомобільного перевізника – повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові);
вантажоодержувача – повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові);
транспортний засіб (марка, модель, тип, реєстраційний номер автомобіля, причепа/напівпричепа), його параметри із зазначенням довжини, ширини, висоти, загальної ваги, у тому числі з вантажем, та маси брутто;
пункти завантаження і розвантаження (ст. 48 Закону про автотранспорт).
Відповідно, саме перелічені вище відомості мають бути внесені до ТТН (встановленої чи довільної форми). За потреби можна не обмежуватися лише обов’язковими реквізитами і додавати до товарно-транспортної накладної будь-яку іншу інформацію, яка є необхідною.
Бланк товарно-транспортної накладної (форма 1ТН) в оригінальному вигляді (з Додатка 7 Правил № 363, без доданих реквізитів для параметрів транспортного засобу)наведений нижче.
Уже зараз ТТН можна створювати в електронній формі з використанням електронного підпису. У такому разі (див. п. 11 Правил № 363):
водієві треба роздрукуватипаперову копію ТТН, щоб він міг пред’явити її поліції як супровідний документ до вантажу. Водій (експедитор) при цьому на копії ставить підпис, що прийняв до перевезення вантаж;
супровідні документи також треба оформити в електронній формі з використанням електронного підпису;
усі технічні засоби, що використовуються, мають відповідати законодавству про електронні документи та електронний документообіг.
Виходить, що зараз при використанні е-ТТН неможливо обійтися без паперової копії (вимога п. 11.5 Правил № 363): «У разі використання е-ТТН Замовник (вантажовідправник) друкує, підписує і надає водію (експедитору Перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН…». Однак невдовзі дана ситуація зміниться.
У майбутньому е-ТТН стане обов’язковою для всіх транспортних перевезень в Україні. Мета впровадження е-ТТН – забезпечити прозорість процесу перевезення. Це істотно спростить взаємодію між відправником, перевізником і одержувачем вантажу. Завдяки е-ТТН учасники перевезення зможуть стежити за операціями з вантажем у режимі реального часу.
Зараз е-ТТН використовується в експериментальному режимі. З 1 лютого 2023 року вже йде тестування електронних ТТН і надається час на поступовий перехід та адаптацію до використання електронної товарно-транспортної накладної. Для цього потрібно укласти договір з одним із провайдерів електронного документообігу (перелік провайдерів для е-ТТН можна знайти тут), щоб приєднатися до проєкту і бути повністю готовим до цифровізації бізнес-процесу.
Використання е-ТТН стане обов’язковим для вантажних перевезень автомобільним транспортом після прийняття Верховної Радою України внесення змін до Закону України «Про автомобільний транспорт» в частині використання на території України ТТН виключно в електронній формі.
факт перевезення вантажу на підставі договору перевезення (п. 11 Правил № 363);
право водія на перевезення вантажу перед автотранспортною поліцією (ст. 48 Закону про автотранспорт). Поліція має право у водія-перевізника запитати окрім стандартних водійських прав та полісу страхування ще й документ, який підтверджує його право перевозити комерційний вантаж.
Ніякий інший документ не може підтвердити факт перевезення (роз’яснення ДПС ЗІР 102.03). Наприклад, видаткова накладна не підходить, так як посвідчує лише передачу ТМЦ від постачальника до покупця, але не до водія, який може представляти іншу організацію.
Акт наданих послуг не доводить сам факт перевезення (навантаження, розвантаження автомобіля), адресу доставки. За наявності такого акта без ТТН ДПС може вважати операцію фіктивною, позбавляючи платника податку права на визнання витрат та податкового кредиту з ПДВ (індивідуальна податкова консультація ДФС від 19.02.2018 р. № 654/6/99-99-14-03-03-15/ІПК, роз’яснення ДПС ЗІР 102.02).
підстава для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей у одержувача;
облік товарно-матеріальних цінностей у дорозі;
підтвердження транспортно-заготівельних витрат, які включаються до складу собівартості придбаних запасів (п. 8 НП(С)БОДС 123 «Запаси»);
основа для проведення розрахунків між замовником та виконавцем, так як підтверджує виконану перевізником роботу.
Чому ці ролі другорядні? ТТН у цих випадках є лише одним з низки супровідних документів на вантаж. Основними документами в цих операціях є:
видаткова накладна – для списання та оприбуткування ТМЦ, обліку ТМЦ у дорозі;
акт виконаних робіт (наданих послуг) – для обліку товарно-транспортних витрат, так як саме цей документ містить вартість наданої послуги (у ТТН цей показник відсутній), а також є основою для проведення розрахунків;
подорожній лист – він є основою для обліку роботи водія. Незважаючи на його «скасування», він і надалі використовується у довільній формі для обліку витрат пального та кілометражу.
Окремо можна також виділити податкову рольТТН: підтвердження реальності господарської операції, що може знадобитися, наприклад, при розблокуванні податкової накладної/розрахунку коригування в СЕА або при проведенні документальної перевірки ДПС (Методичні рекомендації щодо перевірки оформлених нереальних господарських операцій, лист ДФС від 16.05.2016 р. № 16872/7/99-99-14-02-02-17). В усіх спірних випадках думка податківців одна – ТТН обов’язкова.
Товарно-транспортна накладна – коли застосовуємо
Потрібність/непотрібність ТТН (додаткового екземпляру ТТН) у різних господарських ситуаціях відобразимо у таблиці нижче.
ЗАПОВНЕННЯ ТОВАРО-ТРАНСПОРТНОЇ НАКЛАДНОЇ
№
Господарська ситуація
Особливості оформлення
Обов’язковість ТТН
1
покупець самостійно забирає ТМЦ у постачальника
видача ТМЦ оформляється видатковою накладною
не потрібна, так як відсутня сама послуга з перевезення, а водій є представником покупця, тому для підтвердження права на вантаж достатньо видаткової накладної від постачальника, що посвідчує факт переходу права власності
2
для перевезення використовується особистий автотранспорт, наприклад директора чи іншого працівника
необхідний договір оренди на автомобіль між установою та працівником-власником авто (необхідно для списання палива)
обов’язкова, крім доставки у власних цілях установи (див. першу ситуацію)
3
перевезення легковим автотранспортом
таке ж, як і для вантажних
обов’язково – Правила № 363 стосуються всіх автотранспортних засобів
4
доставка кур’єрською службою, наприклад, «Нова пошта» чи «Міст Експрес»
операція оформляється внутрішніми документами поштової служби (накладна чи акт їхньої власної форми)
не потрібна – Правила № 363 не поширюються на поштові послуги, але поштовий оператор має бути наявний у Реєстрі операторів поштового зв’язку
5
постачальник та отримувач, або відправник та перевізник, або отримувач та перевізник співпадають
оформляється так, як і у звичайній ситуації
обов’язково мінімум 4 екземпляри ТТН
6
постачальник є перевізником та виділив послугу з перевезення окремо в рахунку (чи видатковій накладній)
як у звичайній ситуації
(див. п. 5)
обов’язково оформляється ТТН, так як має місце факт надання послуги з перевезення постачальником
7
постачальник є перевізником та включив вартість перевезення в ціну товару, не виділяючи її окремо в документах
оформляється звичайна видаткова накладна
не потрібна, так як відсутня виділена послуга з перевезення, але якщо постачальник при цьому залучить стороннього перевізника, то відповідь зміниться до навпаки
8
крім перевізника ще є експедитор
додаємо екземпляр для експедитора
обов’язково кожній стороні процесу по окремому екземпляру ТТН
9
доставка ТМЦ від одного вантажовідправника по декільком адресам, наприклад, торговим точкам
як у звичайній ситуації – в кожній ТТН вказуємо окрему адресу
обов’язково оформляти доставку на кожну адресу окремими ТТН, так як в одній ТТН може бути тільки одна адреса доставки (роз’яснення Мінінфраструктури у листі від 28.05.2014 р. № 5615/25/10-14)
10
перевезення власними силами по власним місцям (торговим точкам)
оформляється лише подорожній лист та накладні на внутрішнє переміщення
не потрібна, так як відсутня послуга з перевезення (умова –перевезення здійснюється для власних потреб);
потрібна – якщо установа залучає спеціального перевізника
Перевезення без ТТН: коли можна
З вищенаведеної таблиці виходить, що ТТН не складають тільки тоді, коли відсутній факт надання послугиз перевезення (перевезення відбувається для власних потреб чи послуга не виділена в документах), а саме:
перевезення самостійно по власним пунктам;
самостійна доставка ТМЦ покупцю постачальником без виділення вартості доставки в документах;
самостійна доставка ТМЦ від постачальника покупцем.
В усіх цих випадках має бути відсутній сторонній перевізник.
Також без традиційної ТТН проходять перевезення поштовими службами.
В інших ситуаціях товарно-транспортна накладна завжди обов’язкова і завжди має бути 3 екземпляри незалежно від кількості сторін процесу перевезення, адже для кожної зі сторін товарно транспортна накладна виконує окрему функцію, яку не можуть замінити інші первинні документи.
ПОТРЕБА У ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНІЙ НАКЛАДНІЙ
Вантажовідправник
(може бути замовником)
Водій
Перевізник
1-й екземпляр
2-й екземпляр
3-й екземпляр
Разом в видатковою накладною підстава для списання ТМЦ і підтвердження реальності госпоперації
Документ, що підтверджує право власності на вантаж перед автополіцією та виконану роботу
Документ, що підтверджує виконану роботу та є основою для виставлення рахунку замовнику послугу (відправнику чи одержувачу)
Товарно-транспортна накладна – порядок заповнення
Вантажовідправник заповнює в ТТН відомості, які наведено у таблиці нижче.
ЗАПОВНЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ВАНТАЖОВІДПРАВНИКОМ
Реквізит
Як заповнюється
До прибуття автомобіля
Номер і дата ТТН
Вказуємо відповідну інформацію, назву місяця – краще словами
Автомобіль;
Причіп/напівпричіп
Вказуємо марку, модель, тип, реєстраційний номер автомобіля, причепа/напівпричепа), його параметри із зазначенням довжини, ширини, висоти, загальної ваги, у тому числі з вантажем, та маси брутто. Відомості беруть із реєстраційних документів на відповідний транспортний засіб. Зокрема, щодо загальної ваги, у тому числі з вантажем, зазначають вагу незавантаженого автомобіля з паливом і водієм (75 кг), але без пасажирів + максимальне навантаження (максимально допустима для транспортного засобу вага вантажу, згідно з реєстраційними документами на транспортний засіб). В якості ваги брутто зазначають фактичну вагу транспортного засобу на даний момент. Аналогічно зазначають відповідні дані щодо причепа/напівпричепа
Автомобільний перевізник
Вносимо повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові), код згідно з ЄДРПОУ або РНОКПП*
Замовник
Зазначаємо найменування/ПІБ вантажовідправника або вантажоодержувача, який уклав із перевізником договір про перевезення вантажу й оплачує транспортні послуги
Вантажовідправник
Вказуємо повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові), код згідно з ЄДРПОУ або РНОКПП*
Пункт навантаження
Зазначаємо адресу, за якою необхідно забрати вантаж
Пункт розвантаження
Зазначаємо адресу, на яку слід доставити вантаж (пункт призначення)
кількість місць
Вказуємо словами загальну кількість зайнятих вантажем місць (ящиків, мішків, корзин, бочок, контейнерів, цистерн тощо)
масою брутто, т
Зазначаємо словами кількість вантажу в тоннах із точністю до 0,01
Заповнення розділу «Відомості про вантаж»
Найменування вантажу
Вносимо найменування вантажу – слідкуємо, щоб воно співпадало з таким у податковій накладній та видатковій накладній
Вказуємо кількість місць (ящиків, мішків, корзин, бочок, контейнерів, цистерн тощо), що їх визначають за кожним найменуванням вантажу і кожним видом упакування. У разі перевезення вантажу пакетами на піддонах записують кількість пакетів; перевозячи вантаж навалом, насипом або наливом, вносять відповідний запис, не зазначаючи кількості місць
Ціна без ПДВ за одиницю, грн
Зазначаємо ціну за одиницю товару без ПДВ. Це можуть бути як гривні на кілограм (грн./кг), так і гривні на ящик (грн./ящик)
Загальна сума з ПДВ, грн
Вказуємо загальну вартість кожного виду товару за кожним окремим рядком
Після прибуття та завантаження автомобіля:
Водій
Вносимо ПІБ і номер посвідчення водія
Усього відпущено на загальну суму
Зазначаємо словами загальну вартість відвантажених товарів з урахуванням ПДВ
у т. ч. ПДВ
Словами прописуємо суму ПДВ, якщо його включили до вартості цінностей, або ставимо прочерк
Супровідні документи на вантаж
Вказуємо назви та номери документів, доданих до ТТН (товарних, залізничних накладних, сертифікатів, посвідчень, свідоцтв тощо). Ці документи водій-експедитор приймає і передає вантажоодержувачеві разом із вантажем
* РНОКПП – реєстраційний номер облікової картки платника податку. Замість нього може бути номер паспорта для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган (ДПС чи орган який видає ID-картку) і мають такі дані в паспорті (відмітку в паперовому паспорті чи відповідну інформацію у ID-картці)
ДО ВІДОМА!У разі коли в ТТН неможливо перелічити всі найменування вантажу, підготовленого для перевезення, до накладної додають документ довільної форми з обов’язковим зазначенням відомостей про вантаж (графи 1-10 ф. 1-ТН). У таких випадках у ТТН зазначають, що до неї додається як товарний розділ документ у паперовій чи електронній формі, без якого ТТН вважається недійсною і не підлягає використанню для розрахунків із замовником (п. 11.6 Правил № 363). До вільних граф 1, 2, 4-7 вносять реквізити такого документа (назву, номер і дату виписування).
Примірники товарно-транспортної накладної
Після прийняття вантажу згідно з товарно-транспортною накладною водій (експедитор) підписує всі її примірники.
У разі використання ТТН у паперовій формі перший її примірник замовник (вантажовідправник) залишає у себе вантажовідправник залишає у себе. Інші два примірники ТТН замовник передає водієві (експедитору) перевізника.
Увага: Оформляйте ТТН на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.
У разі використання електронної ТТН (е-ТТН) замовник (вантажовідправник) друкує, підписує і надає водію (експедитору перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху. Водій (експедитор перевізника) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН про прийняття ним вантажу для перевезення.
Коли вантаж доставлено, водій надає два примірники ТТН вантажоодержувачеві, який проставляє підпис.
Зразок заповнення товарно-транспортної накладної
Зразок заповнення товарно-транспортної накладної з доданими реквізитаминаведений нижче.
Допущені помилки в ТТН виправляйте коректурним способом: закресліть, внесіть правильні дані, зробіть надпис «виправлено», поставте підпис та вкажіть дату. Виправити потрібно всі екземпляри й зібрати підписи всіх сторін процесу перевезення.
Наприклад, якщо неправильно зазначили найменування автопідприємства, перекресліть неправильно вказане найменування підприємства, зверху напишіть правильне найменування, нижче напишіть «виправлено», дату виправлення і засвідчіть виправлення підписом осіб, які підписали оформлений документ. Оскільки ТТН складав постачальник, підпис особи, яка засвідчує виправлення, – це підпис представника постачальника.
Але зважте на те, що виправляти у такий спосіб помилку в ТТН можна лише, якщо помилку виявили у поточному звітному періоді і за такою ТТН ще не здійснювали бухгалтерські записи.
Відповідальність за неправильне заповнення товарно-транспортної накладної
Адміністративна відповідальність за порушення вимог щодо внесення відомостей до ТТН існує у розмірі 51000 грн (3000 нмдг). Такий штраф стягується за:
недостовірні відомості про масу або габарити вантажу до ТТН;
відомості про масу або габарити вантажу до ТТН, які перевищують параметри, встановлені законодавством, за відсутності оформленого дозволу на проїзд автомобільними дорогами транспортних засобів, вагові або габаритні параметри яких перевищують нормативні (ст. 1322 КУпАП).
Але вантажовідправник відповідатиме за внесення недостовірних відомостей про масу вантажу до ТТН лише у разі перевищення транспортним засобом, яким перевозять зазначений вантаж, вагових нормативних параметрів, визначених законодавством.
Увага: Оформляйте ТТН на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.
Тож, у цьому році використання е-ТТН залишається на добровільних засадах.
