Офіційно затвердженої типової форми відомості нарахування заробітної плати насправді не існує. Ні для підприємств, ні для бюджетників. Щоправда, існує ще наказ Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489), у якому є такі відомості:
розрахунково-платіжної відомості працівника, а саме розрахункового листа виплати зарплати (форма П-6);
розрахунково-платіжної відомості (зведеної) (форма П-7).
Однак усі ці відомості призначені для оформлення не для самого процесу розрахунку (нарахування) заробітної плати, а уже для подачі результату такого розрахунку за місяць, який повідомляється працівнику та керівництву:
нарахувань та утримань за конкретним працівником – форма П-6;
суми таких нарахувань і утримань за всіма працівниками – зведена форма П-7.
По-суті, форма розрахунково-платіжної відомості працівника (форма П-6) та розрахунковий листок, який видається працівнику в кінці місяця, – це одне й те саме. Єдине, що розрахунковий листок має більш просту форму, у ньому залишають тільки ті рядки (нарахування, виплати, утримання), які дійсно зустрічаються у даної установи.
Щодо самої відомості нарахування зарплати, то вона розробляється установою самостійно або ж використовуються певні готові форми, які існують у тих програмних продуктах, які установи використовують для автоматизації бухгалтерського обліку. Здебільшого вони всі нагадують давню розрахункову відомість типової форми П-49 з уже недіючого наказу Мінстату від 22.05.1996 р. № 144.
Увага: Відомість нарахування заробітної плати бюджетна установа розробляє самостійно, адже типової форми немає
Отже, установа може й має самостійно розробити відомість нарахування заробітної плати. Це, по-перше, відповідає нормам ст. 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996. Організація бухгалтерського обліку в установі – це компетенція власника або уповноваженого органу (посадової особи). Розробка систем і форм внутрішньогосподарського обліку – це цілком в межах бюджетної установи. Так як Мінфін не визначив спеціальної форми відомості нарахування зарплати, то установа може розробити її самостійно. Це ж саме стосується і підприємств.
Проінформувати працівника про загальну суму нарахованих коштів з розшифровкою про види виплат, розміри та підстави відрахувань та утримань з зарплати, суми зарплати, що належать до виплати – це обов’язок роботодавця, який закріплений ст. 110 КЗпП та ч. 1 ст. 30 Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108. Якраз для даної мети й можуть бути використані уже згадані форми П-6 та П-7, які не слід ототожнювати з відомістю нарахування заробітної плати.
Розрахунково-платіжна відомість працівника (форма П-6) і розрахунково-платіжна відомість (зведена) (форма П-7) затверджені Наказом № 489. Однак сам же видавець цих форм – Держстат – роз’яснює, що ці досить громіздкі форми можуть бути спрощені й замінені на власні розробки. Справа в тому, що головне призначення даних форм – це забезпечення статистичних спостережень, а не документальне оформлення господарських операцій (лист Держстатистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9). Це однаковою мірою стосується як бюджетників, так і звичайних підприємств.
Крім того, типова форма № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» містить цілу низку застарілих елементів, наприклад такі утримання, як внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до Пенсійного фонду, до Фонду зайнятості, до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. Так, до 2015 року вони утримувалися з зарплати, а насьогодні існує лише нарахування ЄСВ на фонд зарплати, а утримань взагалі немає. Як немає вже з 2023 року й Фонду соціального страхування (ФСС). Немає у цій розрахунково-платіжній відомості й військового збору. Виходить, що форми П-6 та П-7, так чи інакше, але доведеться переробляти. Що й було зроблено у бланку, який додається.
Увага: Бюджетна установа може використовувати власні форми розрахункових листків, які видаються працівникам
Під статистичними спостереженнями Держстат, скоріше за все, розглядає заповнення форми 1-ПВ (місячна) Звіт із праці. Однак її можна заповнити й не використовуючи форм П-6 та П-7. Таким чином, для інформування працівників про нараховані ним виплати бюджетні установи, як і у ситуацію з відомістю нарахування заробітної плати, можуть використовувати розроблені самостійно розрахункові листки або ж готові рішення з програмних продуктів, які вони використовують.
Таким чином, застосування форм П6 та П-7 у їхньому первісному вигляді не обов’язкове і взагалі ці форми носять суто рекомендаційний характер. Крім того, краще розробити власні розрахункові листки, так як тоді їх можна ув’язати, по-перше, з дійсно існуючими складовими заробітної плати у конкретній бюджетній установі; по-друге, з розробленою відомістю нарахування заробітної плати.
Розробляємо і затверджуємо форму відомості нарахування заробітної плати
Перш ніж нараховувати зарплату працівникам з використанням розробленої відомості, слід затвердити їхні форми як додаток до наказу про організацію бухгалтерського обліку.
Відомість нарахування заробітної плати має бути за змістом ув’язаною з положеннями таких документів:
внутрішніх актів, які регулюють нарахування заробітної плати в конкретній бюджетній установі. Однак їх мають уже враховувати вищенаведені документи;
даними табелю обліку робочого часу (типової форми П-5). Якраз ця форма з Наказу № 489 досить вагома й обов’язкова, так як є об’єктом перевірок з боку Держпраці.
Відомість про нарахування заробітної плати, як правило, за видами виплат не виокремлює доплату до рівня мінімальної. Однак можуть виділятися:
премії у загальній сумі;
доплати і надбавки – як разом, так і за окремими видами;
Оскільки відомість для нарахування заробітної плати – це первинний документ, то її слід обов’язково підшивати до меморіального ордера.
Розроблені установою форми відомості для нарахування зарплати, розрахункових листків та узагальнюючих розрахунково-платіжних відомостей можна затвердити як додаток до наказу (положення) про організацію бухгалтерського обліку. Додатково може у цій системі ще бути розроблена платіжна відомість як реєстр виплат, які були перераховані на карткові рахунки працівників. У кожного з цих документів – розрахункових листків, розрахунково-платіжних відомостей, платіжні відомості – є своє призначення, що не дублюється.
Увага: Внутрішні документи для нарахування та виплати зарплати можуть складатися з:
відомості нарахування заробітної плати – для розрахунку зарплати та утримань;
розрахункових листків – для інформування працівників;
розрахунково-платіжної відомості – для зведення даних і заповнення статистичної та внутрішньої звітності установи;
платіжної відомості – реєстр виплат на банківські картки працівників.
Відомості нарахування заробітної плати, розрахункові листки, зведені розрахунково-платіжні відомості підтверджують нарахування заробітної плати найманим працівникам. Дані документи мають містити відомості про:
назву установи;
її код ЄДРПОУ;
дату складання відомості.
За кожним працівником зазначаємо:
його прізвище, ім’я, по-батькові;
стать;
табельний номер;
податковий номер (номер облікової картки платника податку) – бажано у відомості нарахування заробітної плати, це забезпечує ув’язку з Додатком 4ДФ Податкового розрахунку. У розрахункових листках такий реквізит наводити зовсім не обов’язково;
посаду (професію);
кількість відпрацьованих днів/годин (на основі табеля обліку робочого часу).
Відомість для нарахування заробітної плати обов’язково має містити назву місяця і рік, за які її складено. Після цього назви виплат у відомості зазначаємо так, як це визначено штатним розписом, колективним договором, положенням про преміювання чи іншими нормативно-правовими актами з питань оплати праці.
Відомість для нарахування заробітної плати працівникам установ, оплата праці яких здійснюється за ЄТС, за фондом додаткової зарплати має включати зокрема надбавки за:
складність, напруженість у роботі;
виконання особливо важливої роботи;
високі досягнення у праці;
почесні та/або спортивні звання;
знання та використання в роботі іноземної мови;
класність водіям.
Розроблена відомість для нарахування заробітної плати для працівників також може включати доплати:
розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт;
роботу в нічний час;
виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників;
суміщення професій (посад);
вчене звання;
науковий ступінь;
використання в роботі дезинфікувальних засобів (за туалети);
ненормований робочий день водія.
Окрім цього, за фондом додаткової зарплати відомість для нарахування заробітної плати може мати:
премії за особистий внесок чи результати роботи за їхніми видами (місячна, квартальна);
Відомість для нарахування заробітної плати має включати і ті виплати, які за Інструкцією зі статистики зарплати (наказ Держстату від 13.01.2004 р. № 5) не відносяться до фонду заробітної плати, серед яких:
оплата днів хвороби (перші п’ять);
допомога у зв’язку тимчасовою непрацездатністю (за минулий і поточний місяці);
допомога у зв’язку з вагітністю та пологами (за поточний і наступні місяці);
витрати на відрядження;
матеріальна допомога на лікування, поховання, соціально-побутові потреби тощо.
суму зарплати для виплати працівнику (за другу половину місяця та всього за місяць).
Якщо в установі є інші утримання, наприклад за заподіяну шкоду, які бухгалтер утримує на підставі відповідного документа із зарплати працівника, – такий вид утримань теж включаємо у відомість для нарахування заробітної плати.
Цю відомість підписує бухгалтер, який нараховує зарплату, а перевіряє, як правило, головний бухгалтер. Вона є підставою не лише для відображення у бухгалтерському обліку, зокрема, у меморіальному ордері № 5, а й підставою для відображення сум зарплати у Зарплатному звіті з ЄСВ та ПДФО, статистичній звітності тощо.
