Відомість нарахування заробітної плати – ЗРАЗОК 2024 року
Відомість нарахування заробітної плати
Офіційно затвердженої типової форми відомості нарахування заробітної плати насправді не існує. Ні для підприємств, ні для бюджетників. Щоправда, існує ще наказ Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489), у якому є такі відомості:
- розрахунково-платіжної відомості працівника, а саме розрахункового листа виплати зарплати (форма П-6);
- розрахунково-платіжної відомості (зведеної) (форма П-7).
Однак усі ці відомості призначені для оформлення не для самого процесу розрахунку (нарахування) заробітної плати, а уже для подачі результату такого розрахунку за місяць, який повідомляється працівнику та керівництву:
- нарахувань та утримань за конкретним працівником – форма П-6;
- суми таких нарахувань і утримань за всіма працівниками – зведена форма П-7.
По-суті, форма розрахунково-платіжної відомості працівника (форма П-6) та розрахунковий листок, який видається працівнику в кінці місяця, – це одне й те саме. Єдине, що розрахунковий листок має більш просту форму, у ньому залишають тільки ті рядки (нарахування, виплати, утримання), які дійсно зустрічаються у даної установи.
Щодо самої відомості нарахування зарплати, то вона розробляється установою самостійно або ж використовуються певні готові форми, які існують у тих програмних продуктах, які установи використовують для автоматизації бухгалтерського обліку. Здебільшого вони всі нагадують давню розрахункову відомість типової форми П-49 з уже недіючого наказу Мінстату від 22.05.1996 р. № 144.
Увага: Відомість нарахування заробітної плати бюджетна установа розробляє самостійно, адже типової форми немає
Отже, установа може й має самостійно розробити відомість нарахування заробітної плати. Це, по-перше, відповідає нормам ст. 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996. Організація бухгалтерського обліку в установі – це компетенція власника або уповноваженого органу (посадової особи). Розробка систем і форм внутрішньогосподарського обліку – це цілком в межах бюджетної установи. Так як Мінфін не визначив спеціальної форми відомості нарахування зарплати, то установа може розробити її самостійно. Це ж саме стосується і підприємств.
- Військовий облік з нуля: першочергові кроки й основні документи
- Індексація зарплат повертається в серпні 2024-го
- Звільнення працівника за розголошення комерційної чи конфіденційної інформації
- Директора мобілізували: як увільнити від посадових обов’язків та призначити нового
- Подаємо відомості до ПФУ для бронювання через Дію
Розрахунково-платіжна відомість БЛАНК
Проінформувати працівника про загальну суму нарахованих коштів з розшифровкою про види виплат, розміри та підстави відрахувань та утримань з зарплати, суми зарплати, що належать до виплати – це обов’язок роботодавця, який закріплений ст. 110 КЗпП та ч. 1 ст. 30 Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108. Якраз для даної мети й можуть бути використані уже згадані форми П-6 та П-7, які не слід ототожнювати з відомістю нарахування заробітної плати.
Розрахунково-платіжна відомість працівника (форма П-6) і розрахунково-платіжна відомість (зведена) (форма П-7) затверджені Наказом № 489. Однак сам же видавець цих форм – Держстат – роз’яснює, що ці досить громіздкі форми можуть бути спрощені й замінені на власні розробки. Справа в тому, що головне призначення даних форм – це забезпечення статистичних спостережень, а не документальне оформлення господарських операцій (лист Держстатистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9). Це однаковою мірою стосується як бюджетників, так і звичайних підприємств.
Крім того, типова форма № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» містить цілу низку застарілих елементів, наприклад такі утримання, як внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до Пенсійного фонду, до Фонду зайнятості, до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. Так, до 2015 року вони утримувалися з зарплати, а насьогодні існує лише нарахування ЄСВ на фонд зарплати, а утримань взагалі немає. Як немає вже з 2023 року й Фонду соціального страхування (ФСС). Немає у цій розрахунково-платіжній відомості й військового збору. Виходить, що форми П-6 та П-7, так чи інакше, але доведеться переробляти. Що й було зроблено у бланку, який додається.
Увага: Бюджетна установа може використовувати власні форми розрахункових листків, які видаються працівникам
Під статистичними спостереженнями Держстат, скоріше за все, розглядає заповнення форми 1-ПВ (місячна) Звіт із праці. Однак її можна заповнити й не використовуючи форм П-6 та П-7. Таким чином, для інформування працівників про нараховані ним виплати бюджетні установи, як і у ситуацію з відомістю нарахування заробітної плати, можуть використовувати розроблені самостійно розрахункові листки або ж готові рішення з програмних продуктів, які вони використовують.
Таким чином, застосування форм П6 та П-7 у їхньому первісному вигляді не обов’язкове і взагалі ці форми носять суто рекомендаційний характер. Крім того, краще розробити власні розрахункові листки, так як тоді їх можна ув’язати, по-перше, з дійсно існуючими складовими заробітної плати у конкретній бюджетній установі; по-друге, з розробленою відомістю нарахування заробітної плати.
Розрахунково-платіжна відомість (розрахунковий лист виплати зарплати – БЛАНК
Відомість нарахування заробітної плати – БЛАНК
Розробляємо і затверджуємо форму відомості нарахування заробітної плати
Перш ніж нараховувати зарплату працівникам з використанням розробленої відомості, слід затвердити їхні форми як додаток до наказу про організацію бухгалтерського обліку.
Відомість нарахування заробітної плати має бути за змістом ув’язаною з положеннями таких документів:
- колективного договору;
- положення про оплату праці;
- положення про преміювання;
- внутрішніх актів, які регулюють нарахування заробітної плати в конкретній бюджетній установі. Однак їх мають уже враховувати вищенаведені документи;
- даними табелю обліку робочого часу (типової форми П-5). Якраз ця форма з Наказу № 489 досить вагома й обов’язкова, так як є об’єктом перевірок з боку Держпраці.
Відомість про нарахування заробітної плати, як правило, за видами виплат не виокремлює доплату до рівня мінімальної. Однак можуть виділятися:
- премії у загальній сумі;
- доплати і надбавки – як разом, так і за окремими видами;
- лікарняні та декретні виплати.
Також слід визначитися з такими питаннями, щодо утримань:
- виділяти чи ні в окремі колонки аліменти та профспілкові внески;
- чи виділяти як допоміжну колонку з розміром податкової соціальної пільги (ПСП), яка потрібна для розрахунку суми утриманого ПДФО.
Можлива форма відомості з нарахування заробітної плати наведена нижче.
Відомість нарахування заробітної плати – ЗРАЗОК
Оскільки відомість для нарахування заробітної плати – це первинний документ, то її слід обов’язково підшивати до меморіального ордера.
Розроблені установою форми відомості для нарахування зарплати, розрахункових листків та узагальнюючих розрахунково-платіжних відомостей можна затвердити як додаток до наказу (положення) про організацію бухгалтерського обліку. Додатково може у цій системі ще бути розроблена платіжна відомість як реєстр виплат, які були перераховані на карткові рахунки працівників. У кожного з цих документів – розрахункових листків, розрахунково-платіжних відомостей, платіжні відомості – є своє призначення, що не дублюється.
Увага: Внутрішні документи для нарахування та виплати зарплати можуть складатися з:
- відомості нарахування заробітної плати – для розрахунку зарплати та утримань;
- розрахункових листків – для інформування працівників;
- розрахунково-платіжної відомості – для зведення даних і заповнення статистичної та внутрішньої звітності установи;
- платіжної відомості – реєстр виплат на банківські картки працівників.
Заповнюємо відомість нарахування заробітної плати
Відомості нарахування заробітної плати, розрахункові листки, зведені розрахунково-платіжні відомості підтверджують нарахування заробітної плати найманим працівникам. Дані документи мають містити відомості про:
- назву установи;
- її код ЄДРПОУ;
- дату складання відомості.
За кожним працівником зазначаємо:
- його прізвище, ім’я, по-батькові;
- стать;
- табельний номер;
- податковий номер (номер облікової картки платника податку) – бажано у відомості нарахування заробітної плати, це забезпечує ув’язку з Додатком 4ДФ Податкового розрахунку. У розрахункових листках такий реквізит наводити зовсім не обов’язково;
- посаду (професію);
- кількість відпрацьованих днів/годин (на основі табеля обліку робочого часу).
Відомість для нарахування заробітної плати обов’язково має містити назву місяця і рік, за які її складено. Після цього назви виплат у відомості зазначаємо так, як це визначено штатним розписом, колективним договором, положенням про преміювання чи іншими нормативно-правовими актами з питань оплати праці.
Відомість для нарахування заробітної плати працівникам установ, оплата праці яких здійснюється за ЄТС, за фондом додаткової зарплати має включати зокрема надбавки за:
- складність, напруженість у роботі;
- виконання особливо важливої роботи;
- високі досягнення у праці;
- почесні та/або спортивні звання;
- знання та використання в роботі іноземної мови;
- класність водіям.
Розроблена відомість для нарахування заробітної плати для працівників також може включати доплати:
- розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт;
- роботу в нічний час;
- виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників;
- суміщення професій (посад);
- вчене звання;
- науковий ступінь;
- використання в роботі дезинфікувальних засобів (за туалети);
- ненормований робочий день водія.
Окрім цього, за фондом додаткової зарплати відомість для нарахування заробітної плати може мати:
- премії за особистий внесок чи результати роботи за їхніми видами (місячна, квартальна);
- оплата роботи у святкові і неробочі дні;
- відпускні поточного місяця і наступного;
- індексацію зарплати (увага: у 2024 році нарахування індексації відновлено);
- середній заробіток (за видами) тощо.
Серед інших заохочувальних й компенсаційних виплат у відомості з нарахування зарплати слід подбати про місце для:
- премій до свят чи ювілейних дат;
- річних премій;
- матеріальної допомога на оздоровлення тощо.
Відомість для нарахування заробітної плати має включати і ті виплати, які за Інструкцією зі статистики зарплати (наказ Держстату від 13.01.2004 р. № 5) не відносяться до фонду заробітної плати, серед яких:
- оплата днів хвороби (перші п’ять);
- допомога у зв’язку тимчасовою непрацездатністю (за минулий і поточний місяці);
- допомога у зв’язку з вагітністю та пологами (за поточний і наступні місяці);
- витрати на відрядження;
- матеріальна допомога на лікування, поховання, соціально-побутові потреби тощо.
Відомість нарахування заробітної плати у частині утримань і виплат має охоплювати:
- аванс за першу половину місяця;
- ПДФО;
- військовий збір;
- профспілкові внески;
- аліменти на дитину;
- суму зарплати для виплати працівнику (за другу половину місяця та всього за місяць).
Якщо в установі є інші утримання, наприклад за заподіяну шкоду, які бухгалтер утримує на підставі відповідного документа із зарплати працівника, – такий вид утримань теж включаємо у відомість для нарахування заробітної плати.
Цю відомість підписує бухгалтер, який нараховує зарплату, а перевіряє, як правило, головний бухгалтер. Вона є підставою не лише для відображення у бухгалтерському обліку, зокрема, у меморіальному ордері № 5, а й підставою для відображення сум зарплати у Зарплатному звіті з ЄСВ та ПДФО, статистичній звітності тощо.