бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Розглянемо, як здійснюється оплата е-лікарняного за рахунок роботодавця і які основні моменти потрібно врахувати бухгалтеру, якщо оплата лікарняного здійснюється в межах перших 5 днів тимчасової непрацездатності.
оплати (компенсації) перших 5 календарних днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок установи. Дана виплата, по-суті, є компенсацією заробітку працівника, яка здійснюється за рахунок фонду оплати праці роботодавця, тобто бюджетної установи;
страхової виплати за решту календарних днів, яка проводиться за рахунок Пенсійного фонду (далі – Фонд). Однак посередником у даній виплаті виступає установа, так як приймає кошти з Фонду на спецрахунок та потім виплачує їх застрахованій особі у найближчий день виплати зарплати.
Надалі зупинимося на нюансах оплати саме перших 5 днів непрацездатності, так як більшість лікарняних обмежуються цими днями. Більш детально повна оплата лікарняних, як за рахунок установи, так і за рахунок Фонду, розглянута у матеріалі Лікарняні: нарахування та оплата.
Чим керуватися при оплаті перших 5 днів лікарняного
Правовий аспект лікарняних виплат за рахунок установи
Оскільки роботодавець перший, до кого звертається працівник з листком непрацездатності, то він і оплачує перші 5 календарних днів хвороби в загальних випадках, крім тих, що цілком фінансуються коштами Фонду (див. ч. 2 ст. 15 Закону № 1105). Оплата лікарняних листів за рахунок роботодавця – право основних працівників, а також сумісників. Останні донедавна отримували можливість оплати лікарняних на основі копії лікарняного листка (п. 3 Порядку № 440), а зараз повідомлення про е-лікарняні надходять до електронних кабінетів як їхнього основного роботодавця, так і до тих, у кого вони працюють за сумісництвом (п. 2 розділу ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, який затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 р. № 1234, далі – Порядку № 1234). Однак е-лікарняний за сумісництвом відрізняється іншим номером (через крапку – у кінці).
Однак зверніть увагу, що лікарняний для догляду за дитиною не має оплати перших 5 днів за рахунок роботодавця, так як з 1-го дня оплачується за рахунок Фонду.
Оплата перших 5 днів лікарняного для сумісників
Зверніть увагу, що сумісникам треба оплатити перші 5 днів незалежно від того, чи оплачувалися вони їм з основним місцем роботи, так як у п. 2 Порядку № 440 мова йде про те, що «оплата днів тимчасової непрацездатності здійснюється за основним місцем роботи застрахованої особи та за місцем роботи за сумісництвом…». Сполучник «та» означає, що така оплата здійснюється одночасно, і за основним місцем роботи, і за сумісництвом. Однак середньоденна при розрахунку такої оплати буде різною.
Таким нюансом з сумісниками оплата перших 5 днів для сумісників відрізняється від страхових виплат, починаючи з 6-го дня непрацездатності, які оплачуються Фондом. За такими днями, якщо у сумісника лікарняний був оплачений за основним місцем роботи, то він не може отримати оплату й за сумісництвом (абз. 2 ч. 1 ст. 22 Закону № 1105, див. також лист ПФУ від 16.01.2023 р. № 1468-1025/Я-03/8-2800/23). Це ж стосується й оплати лікарняних для догляду за дитиною, які повністю оплачуються за рахунок Фонду, – сумісник може звернутися за оплатою лише, якщо йому їх не оплатили з тих чи інших причин за основним місцем роботи. І факт відсутності оплати сумісник має довести, наприклад довідкою з основного місця роботи, повідомленням від уповноваженого зі соцстрахування за основним місцем роботи про обґрунтовану відмову у виплаті, тобто з поясненням причини.
Головним свідченням отримання матеріального забезпечення на випадок хвороби та страхових виплат служить листок непрацездатності. Насьогодні він формується в електронній формі за такою процедурою:
лікар формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність (МВТН) у електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ). Працівник отримує смс-повідомлення;
МВТН передається з ЕСОЗ до електронного реєстру листків непрацездатності (ЕРЛН), да не його підставі й формується е-лікарняний. Працівник отримує смс-повідомлення;
е-лікарняний передається в електронні кабінети працівника як застрахованої особи та в електронні кабінети роботодавців на вебпорталі Пенсійного фонду України.
Оплачувати е-лікарняний можна лише коли він отримав статус «Готовий до сплати». Такий статус означає, що е-лікарняний вважається виданим. Однак зверніть увагу, що для різних типів лікарняних відлік часу починається з різних днів, а саме для е-лікарняного з:
вагітності і пологів – 7 днів після дати відкриття (п. 1 розділу ІІІ Порядку № 1234). Однак даний лікарняний повністю оплачується за рахунок Фонду;
інших причин – 7 днів після дати закриття (п. 3 розділу ІІ Порядку № 1234). Сюди зокрема належить лікарняний з втрати працездатності та для догляду за дитиною. Однак перші 5 днів роботодавцем оплачуються лише за першим.
Причина існування 7-денного терміну – лікар може внести зміни до медичного висновку (МВТН).
У тім паперові листки непрацездатності також залишилися у використанні під час воєнного стану та впродовж 3-х місяців з дня його припинення або скасування, – якщо неможливо оформити електронний (п. 6 Наказу № 1066).
Таким чином, усі паперові листки непрацездатності у такий час можуть бути використані для оплати тимчасової непрацездатності, у т.ч. й перших 5 днів. Паперові ж листки непрацездатності щодо відпустки у звʼязку з вагітністю й пологами оплачуються Фондом.
Щодо паперових лікарняних зверніть увагу на таке:
якщо на другому лікарняному за одною хворобою підкреслена фраза «продовження листка» і стоїть номер попереднього, тоді він називається вторинним і є продовженням первинного. Отже, відлік днів продовжується і такий лікарняний оплачується тільки Фондом, так як перші 5 днів уже були оплачені роботодавцем;
якщо в первинному лікарняному проставлена дата його закінчення, а у другому лікарняному у працівника починається новий лікарняний листок, він буде вважатися теж первинним і тоді знову перші 5 днів за рахунок необхідно буде заплатити. Слід буди уважним і, можливо, відправити працівника переробити лікарняний – такі ситуації інколи бувають при переміщені працівників із одного медичного закладу в інший.
Також щодо паперового лікарняного треба дотримуватися колишньої процедури його прийняття (перевірки). Детальніше про такі листки непрацездатності читайте у матеріалі Листок непрацездатності — порядок заповнення та зразок.
Отже, за рахунок установи оплачуються перші 5 календарних днів тільки з первинного листу тимчасової непрацездатності, у разі його видачі у паперовій формі.
Можливі причини для відмови оплати листка непрацездатності
Існують випадки, за якими лікарняний як за рахунок роботодавця, так і за рахунок Фонду не оплачується (ст. 16 Закону № 1105, ч. 4 Порядку № 440). Нижче наведено дані випадки:
дні лікарняного, які співпадають з одночасним перебуванням в неоплачуваній відпустці або такій, що повʼязаній з навчанням, або творчій відпустці;
захворювання або травмування сталося під час вчинення злочину;
захворювання або травмування сталося під алкогольним або наркотичним впливом;
коли навмисно було завдано шкоди власному здоровʼю;
коли одночасно проводиться судмедекспертиза або особа знаходиться під арештом;
коли рішенням суду призначено примусове лікування;
порушення лікарняного режиму.
При цьому в листку непрацездатності має бути відмітка, що позбавляє працівника права на матеріальне забезпечення з дати такого порушення. Чи оплачувати його – вже компетенція тих осіб, яким керівником установи делеговано повноваження приймати рішення про оплату лікарняного, наприклад це може бути комісія з соцстрахування чи уповноважена особа (група осіб).
Оплачувати або не оплачувати – вирішує комісія із соцстрахування
Щоб бухгалтер міг виконати свою роботу з нарахування лікарняного, одного листка непрацездатності в електронній чи паперовій формі мало. З 01 січня 2023 року рішення про призначення лікарняних приймається або роботодавцем (керівником), або уповноваженими ними особами (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). У тім, як і раніше, можна використовувати комісії з соцстрахування або уповноважених осіб, затвердивши (перезатвердивши) їх наказом керівника. Протокол комісії слід скласти впродовж 10 днів з дня видачі лікарняного (статусу «Готовий до виплати»).
Враховуємо відомості про страховий стаж при нарахуванні
Розрахунок лікарняного має враховувати інформацію про страховий стаж працівника, до якого зараховуються місяці, коли він сплачував страхові внески (ЄСВ) у розмірі не менше мінімального. Від кількості таких років буде залежати відсоток (%), який використовується при обчисленні. Оплата лікарняного за рахунок роботодавця у такому разі не є винятком. Це нам розʼяснює ч. 5 Порядку № 440, пропонуючи орієнтуватися на процентну шкалу, розміщену в ст. 17 Закону № 1105:
коли стаж працівника не досяг ще трьох років, в розрахунку будемо використовувати 50% середньоденного заробітку;
стаж в проміжку від трьох до п'яти років – 60% такого заробітку;
якщо стаж варіюється від п'яти до восьми – 70%;
якщо більше восьми – 100%.
Однак є випадки 100% оплати, незважаючи на накопичені трудові роки, визначимося з ними. Отже, ця доля спіткала «чорнобильців» 1-3 категорій, батьків або опікунів дитини «чорнобильця» до чотирнадцятирічного віку. Крім того, такий привілей у донорів, жертв нацистських переслідувань, ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України.
Обмеження оплати перших 5 днів лікарняного за рахунок роботодавця
Для тих, хто має стаж менше, ніж півроку впродовж 12 місяців розрахункового періоду, сума грошового забезпечення за 5 днів розраховується з фактичних нарахувань і не повинна при розрахунку на місяць виходити за межі розміру мінімальної зарплати у місяці початку хвороби (див. ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).
Для тих, хто має стаж більше, – обмежень немає. Окрім того, що сума доходу (зарплати) за місяць, яка використовується у розрахунковому періоді, має не перевищувати максимальної бази ЄСВ.
Етап 1. Визначається період для розрахунку, враховуючи тривалість трудових відносин працівника, за правилами пп. 25-27 Порядку № 1266. Так, якщо відпрацьовано:
більше року в установі, то для розрахунку слід взяти 12 календарних місяців напередодні місяця настання хвороби;
менше 12 місяців – беруться фактично відпрацьовані повні місяці (такі, що відпрацьовано з 1-го по останнє число);
менше повного місяця – використовуються лише фактично відпрацьовані календарні дні.
Етап 2. Виключаються з розрахункового періоду календарні дні, а то й повністю місяці, що не опрацьовані з поважних причин (п. 3 Порядку № 1266):
дні, що оплачені за лікарняним;
період декретної відпустки (у звʼязку з вагітністю та пологами);
При визначенні виплат розрахункового періоду перехідні відпускні – тобто такі, що охоплюють два місяці чи більше, – розподіляються по місяцях, в яких була відпустка (пп. 1.6.1 Інструкції № 5).
Виплати, які належать до фонду оплати праці – виключаються. Їх можна знайти у розділі 3 Інструкції № 5. Наприклад, це лікарняні (як перші 5 днів, так і за рахунок Фонду), декретні, разова матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань, добровільне медстрахування. Здебільшого з таких виплат, як правило, також і не нараховується ЄСВ, наприклад на разову матеріальну допомогу.
Етап 4. Проводиться розрахунок середньоденної зарплати з огляду на п. 3 Порядку № 1266 за формулою:
середньоденний заробіток = нарахований дохід за 12 міс./кількість к. днів розрахункового періоду1
1 – за мінусом календарних днів, що не були відпрацьовані з поважних причин.
А ось, якщо відсутній дохід або розрахунковий період на момент хвороби (п. 5 Порядку № 1266), формула буде такою:
середньоденний заробіток = тарифний оклад (або мінімальна зарплата)2/30,443
2 – або частина тарифного окладу (мінімалки), якщо працівник перебуває на неповному робочому часі.
3 – 30,44 – середня тривалість місяця, к. днів (ця середня арифметична тривалості різних місяців у році).
Етап 5. Слідуючи рекомендаціям п. 2 Порядку № 1266 сума оплати перших 5 днів за рахунок роботодавця та страхових виплата за наступні дні за рахунок Фонду обчислюється таким чином:
сума лікарняних = середньоденний заробіток × % оплати лікарняного/100 × кількість днів через хворобу
Нюанси розрахунку середньоденної для лікарняних сумісника за перші 5 днів
Зверніть також увагу, що якщо оплата лікарняних за перші 5 днів відбувається суміснику, то треба простежити, аби сумарна зарплата за основним місцем і за сумісництвом не перевищувала максимальну базу нарахування ЄСВ. Через це сумісник має надати з основного місця роботи довідку про нараховану йому зарплату за розрахунковий період лікарняних (абз. 2 п. 30 Порядку № 1266). Завірена за основним місцем роботи копія листка непрацездатності ним надається лише, якщо він паперовий. Для е-лікарняного – копією вважається той екземпляр е-лікарняного, який отримує роботодавець у своєму електронному кабінеті (від основного копія відрізняється номером через крапку у кінці).
Якщо при розрахунку є перевищення максимальної бази ЄСВ за сумарною зарплатою сумісника, то суму зарплати за сумісництвом, яка включається до розрахунку треба «обрізати». Приклад розрахунку лікарняних за сумісництвом з таким «обрізанням» наведено у п. 9 розділу ІІІ Прикладів обчислення середньої заробітної плати (доходу) за видами загальнообов'язкового державного соціального страхування, що затверджені наказом Мінсоцполітики від 21.10.2015 р. № 1022 (далі – Приклади № 1022). Логіка розрахунку, незважаючи на «давність» прикладу – не змінилася. Даний приклад, по-суті, є роз’ясненням від Мінсоцполітики щодо застосування п. 30 Порядку № 1266.
Після проведеного розрахунку настає черга подачі заяви-розрахунку.
