Матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань: як надавати та зразок наказу
Кому виплачується матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань
Право на матеріальну допомогу для вирішення соціально-побутових питань, визначене законодавством, є у держслужбовців і посадовців держорганів, органів місцевого самоврядування (ОМС), обслуговуючі робітники держорганів і ОМС, військовослужбовців, працівників сфери культури, педагогічних, наукових і науково-педагогічних працівників, а також медиків.
Матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань була обмежена для держслужбовців за постановою Кабінету міністрів № 957 від 08.09.2023р. Матдопомога не повинна перевищувати розміру середньомісячної заробітної плати (новий алгоритм її рорахунку дивись далі).
В детальному матеріалі експерт журналу «Головбух Бюджет» відзначає, що одна з головних новацій – це розрахунковий період для матеріальної допомоги, який зріс із двох до 12 місяців. Це стосується матеріальної допомоги, яку обчислюємо з середньомісячного заробітку. Йдеться про останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання матеріальної (грошової) допомоги (раніше було 2 місяці). А останнім місяцем розрахункового періоду для обчислення середньої зарплати для виплати матдопомоги буде місяць, що передує місяцю виплати (події, з якою пов’язана виплата).
МАТЕРІАЛЬНА ДОПОМОГА ЗА НОВИМИ ПРАВИЛАМИ – 6 СИТУАЦІЙ
Що таке соціально-побутові питання
Матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань не в усіх описаних згаданих вище нормативних документах виділяється саме під такими терміном. Частіше вживається більш загальний – матеріальна допомога. Так, маємо таке:
- «матеріальна допомога на вирішенні соціально-побутових питань» – у держслужбовців, посадовців держорганів і ОМС, працівників органів культури, військовослужбовців, педагогічних і науково-педагогічних працівників;
- просто «матеріальна допомога» – у робітників держорганів і ОМС, медичних працівників, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників.
Законодавством не уточнюється наповнення «соціально-побутових питань». Однак ще слід звернути увагу на формулювання колективного договору, адже там види матеріальної допомоги, які можуть надаватися працівникам, можуть уточнюватися та деталізуватися підстави надання.
Увага: матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань НЕ належить до складових заробітної плати.
Очевидним є те, що матеріальна допомога – це ширше. Окрім вирішення соціально-побутових питань до матеріальної допомоги ще й входить матеріальна допомога на оздоровлення з зовсім іншими правилами надання. Це різні за суттю та правилами нарахування виплати. Так, відмінності такі:
- матеріальна допомога на оздоровлення в бюджетній установі надається на постійній основі всім працівникам в «автоматичному» режимі, тобто без їх заяв. Це частина зарплати за п. 2.3.3 Інструкції зі статистики зарплати від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5). Оподатковується така допомога однаково з рештою заробітної плати працівника;
- матеріальна ж допомога на вирішення соціально-побутових питань – надається окремому працівнику на підставі його заяви, але за власним рішенням керівника. Вона не входить до заробітної плати за Інструкцією № 5, хоча й виплачується за рахунок фонду оплати праці установи. Має свої правила оподаткування, про які нижче.
Увага: матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань може не мати цільового характеру, а тому не потребує підтвердних документів, окрім заяви працівника. Це головне, що відрізняє її від інших видів матеріальної допомоги.
Крім цих є ще два види матеріальної допомоги:
- матеріальна допомога лікування та медобслуговування – вона надається теж за заявою працівника, але він має надати не просто заяву, а підтвердні документи щодо її необхідності. Вона має оподаткування (див. нижче);
- матеріальна допомога на поховання – теж однієї заяви замало. Необхідне свідоцтво про смерть. Зверніть увагу, що по дана допомога згадується у виключеннях, тобто за рахунок коштів бюджетної установи не надається (див. таблицю вище). Справа в тому, що є однойменна допомога за рахунок ФСС, тому законотворці обмежили подвійне витрачання бюджетних коштів з цього приводу.
Отже, головна відмінність вищезгаданих видів матеріальної допомоги – це наявність цільового призначення виплачених коштів працівнику. Натомість матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань підтвердженого цільового призначення може й не мати – працівник пише заяву, отримує допомогу й не зобов’язаний подавати якісь підтвердні документи щодо цілей витрачання отриманих коштів. Однак краще все ж таки подати, якщо такі документи є.
- Військовий облік з нуля: першочергові кроки й основні документи
- Індексація зарплат повертається в серпні 2024-го
- Звільнення працівника за розголошення комерційної чи конфіденційної інформації
- Директора мобілізували: як увільнити від посадових обов’язків та призначити нового
- Подаємо відомості до ПФУ для бронювання через Дію
Особливості нарахування матеріальної допомоги на вирішення соціально-побутових питань 2024
Матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань має такі особливості:
- це необов’язкова виплата та обмежується фондом оплати праці установи, який передбачений кошторисом установи. Допомогу можна виплатити лише, якщо є ресурси на виплату зарплати, у т.ч. посадових окладів, надбавок за ранг, усіх інших надбавок і доплати. Сума допомоги може бути й менша за заявлену, наприклад меншою за оклад (лист Мінсоцполітики від 21.07.2015 р. № 409/13/116-15). Рішення про її надання/ненадання приймає керівник. У випадку з військовослужбовцями можуть бути обмеження і з боку Міноборони;
- вагомість підстав для надання допомоги оцінює керівник. Виняток – у колективному договорі прописані конкретні випадки надання такої допомоги;
- вона не входить до зарплати, що впливає на її оподаткування та відображення у звітності, зокрема у статистичному Звіті з праці (п. 3.4 та п. 3.31 Інструкції № 5) та об’єднаному Зарплатному звіті з ЄСВ;
- матеріальна допомога держслужбовцям зафіксована у розмірі середньомісячної зарплати п. 2 Порядку № 500. Менше чи більше бути не може (роз’яснення у листі Мінсоцполітики від 07.10.16 р. № 1383/13/84-16). Однак, вона може взагалі не надаватися – керівник має право відмовити. Аналогічно з працівниками держорганів і ОМС;
- якщо держслужбовець був переведений з одного держоргану в інший, то матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань буде виплачуватися лише в разі, якщо за попереднім місцем роботи в тому році, в якому здійснено переведення, держслужбовець її не отримував. Це випливає з того ж п. 2 Порядку № 500, де сказано – «раз на рік» і це загальна норма незалежно від того, де працює держслужбовець;
- матеріальна допомога надається незалежно від стажу роботи працівника, у т.ч. й новоприйнятим працівникам. Обмежень з цього приводу немає бути. Однак по новачку слід з’ясувати, що не було такої допомоги протягом року на попередньому місці роботи, якщо це теж було у бюджетній установі.
Калькулятор індексації зарплати
Підстави та умови надання матеріальної допомоги для вирішення соціально-побутових питань
Щоб отримати допомогу, працівнику слід написати заяву на ім’я керівника, у якій викласти обставини — підстави для її надання. Такими підставами можуть бути:
- сімейні обставини (наприклад, одруження, народження дитини, переїзд);
- оплата лікування, оздоровлення дітей;
- поховання (виняток – робітники держорганів і ОМС, п. 2.2 Наказу № 609);
- інші причини (пожежа, стихійне лихо тощо).
Конкретних підстав надання матеріальної допомоги на вирішення соціально-побутових питань у нормативних документах немає, хоча вони можуть бути визначені колективним договором. Вагомість підстав визначає сам керівник.
Увага: бухгалтер нараховує матеріальну допомогу лише після отримання наказу керівника.
Заяву має погодити головний бухгалтер (якщо є кошти) та керівник. Останній у разі згоди видає наказ про надання такої матеріальної допомоги.
Щодо ОМС, то для голів обласної, районної та районної у місті рад, їх заступників, а також сільських, селищних, міських голів – треба рішення відповідної ради (див. абз. 1 та абз. 2 п. 6 Постанови № 268).
Увага: для керівних працівників ОМС для надання матеріальної допомоги необхідне рішення місцевої ради.
Секретарям сільських, селищних, міських рад, заступникам сільських, селищних, міських голів, керуючим справами (секретарям) виконкомів, старостам – треба рішення сільського, селищного, міського голови (абз. 3 п. 6 Постанови № 268).
Матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань військовослужбовців
01 лютого 2023 року було затверджене окреме доручення Міністра оборони України № 2683. Документ встановлює обставини, коли військовослужбовцям надається матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань. Виплата матдопомоги проводиться за місцем служби. Військовослужбовець має подати відповідний рапорт командиру. Командири можуть звернутися з питань виплати допомоги для себе до вищого командира за підпорядкованістю. В рапорті на ім'я командира зазначається причини та розмір допомоги.
Підстави для виплати матеріальної допомоги на вирішення соціально-побутових питань для військовослужбовців:
- смерть військовослужбовця та/або його дружини (чоловіка), дітей, батьків;
- поранення, яке отримане під час виконання завдань під час воєнного стану;
- інвалідність, отримана внаслідок поранення (контузії, травми, каліцтва), пов’язаного із захистом Батьківщини;
- порушення стану здоров’я військовослужбовця, перебування його на лікуванні, реабілітації, що підтверджено відповідними медичними документами (виписний епікриз, довідка про захворювання, постанова військово-лікарської комісії), а саме:
- онкологічне захворювання (хірургічне лікування, променева та/або хімієтерапія);
- захворювання на туберкульоз, ВІЛ/СНІД, вірусний гепатит B, C;
- безперервне перебування на лікуванні, реабілітації або у відпустці для лікування у зв’язку із хворобою (сумарно більше як 30 днів поспіль) внаслідок травм, захворювань нервової, серцево-судинної систем, опорно-рухового апарату та інших захворювань органів і систем з тяжким перебігом або наслідками, що потребують проведення багатоетапного хірургічного лікування, протезування втраченої кінцівки (кінцівок), ендопротезування, трансплантації органів, індивідуального догляду, протирецидивного лікування з довготривалим застосуванням дорогих лікарських засобів.
Матеріальна допомога також може виплачуватися сім’ям військовослужбовців, які захоплені в полон (крім військовослужбовців, які здалися в полон добровільно) чи заручниками, а також інтерновані в нейтральних державах або визнані безвісно відсутніми.
Розмір матеріальної допомоги визначається на базі місячного грошового забезпечення військовослужбовця, до якого включаються:
- посадовий оклад;
- оклад за військовим званням;
- надбавка за вислугу років;
- щомісячні додаткові види грошового забезпечення (крім винагород), на які військовослужбовець має право на день підписання наказу про надання цієї допомоги.
Виплата матеріальної допомоги військовослужбовцям регулюється Постановою Кабміну від 30.08.2017 р. № 704.
Як розрахувати матеріальну допомогу для вирішення соціально-побутових питань
Якщо мова йде про матеріальну допомогу у розмірі окладу, то тут все зрозуміло – беремо розмір окладу у місяці затвердження наказу (розпорядження) про надання такої допомоги. Також у наказі керівника може бути й менша сума.
Щодо середньої зарплати, то це питання врегульоване ч. 2 п. 8 Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженого по КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100). Останні оновлення були внесені у вересні 2023 року і наразі алгоритм наступний:
- визначається розрахунковий період – 12 місяців перед місяцем нарахування допомоги;
- середньоденна зарплата = зарплата за розрахунковий період ÷ число фактично відпрацьованих робочих днів (далі – р. днів). При цьому у зарплаті розрахункового періоду не враховуються виплати за час, впродовж якого зберігається середній заробіток працівника (це час виконання державних і громадських обовʼязків, щорічної і додаткової відпусток, відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю. Також не враховуються виплати перелічені у п. 4 Порядку № 100;
- середньомісячне число р. днів = число р. днів за графіком підприємства (нормою) за останні 12 календарних місяців ÷ 12 місяців;
- матеріальна допомога = середньоденна зарплата × середньомісячне число р.днів.
Алгоритм розрахунку матеріальної допомоги за новими правилами
ВСЕ ПРО РОЗРАХУНОК СЕРЕДНЬОЇ ЗАРПЛАТИ
Строки нарахування матдопомоги також не визначені, оскільки ця виплата не є обов’язковою. Певний строк може бути визначений у колективному договорі чи рішенні керівника. Як правило, виплата допомоги відбувається у найближчий день виплати зарплати.
Підвищення окладів і матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань
Якщо працівник уже отримав матеріальну допомогу на вирішення соціально-побутових питань, а потім сталося підвищення окладів, то перераховувати матеріальну допомогу у бік збільшення зовсім не обов’язково, адже допомога може бути й менша посадового окладу.
Увага: обов’язку перерахунку уже виплаченої матеріальної допомоги при збільшенні окладів немає.
Однак донарахувати різницю можливо – якщо буде окремий наказ з цього приводу керівника.
Оподаткування матеріальної допомоги для вирішення соціально-побутових питань
Оподатковуємо матдопомогу зважаючи на те, що вона не входить до зарплати, тобто є нецільовою благодійною допомогою з точки зору ПКУ:
- ПДФО та військовий збір не стягуються у межах суми допомоги, що сукупно за звітний рік не перевищує граничного розміру доходу за пп. 169.4.1 ПК (для 2024 року – 4240 грн). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку ця неоподатковувана частина відображається за кодом ознаки«169»;
- сума перевищення оподатковується ПДФО 18% та військовим збором за ставкою 1,5% (пп. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку це може бути код «127». Податкова соціальна пільга на суму допомоги не застосовується, так як це не зарплатна виплата;
- ЄСВ із допомоги не нараховується, оскільки вона не є частиною зарплати за Інструкцією № 5. Також вона вказана у п. 14 розділу І Переліку виплат, на які не нараховується ЄСВ з постанови Кабміну від 22.12.2010 р. № 1170(далі – Перелік № 1170). У Додаток Д1 Податкового розрахунку інформацію про неї також не вносять.
Код економічної класифікації видатків бюджету для матеріальної допомоги «2111» (див. Інструкцію Мінфіну від 14.01.2011 № 11).
Матеріальна допомога на лікування замість вирішення соціально-побутових питань
Зверніть увагу, що якщо працівнику матеріальна допомога все ж таки потрібна на лікування (себе чи членів сім’ї першого ступеня споріднення), то є ще один варіант – оформити такі кошти не як матеріальну допомогу на вирішення соціально-побутових питань, а саме як матеріальну допомогу на лікування та медобслуговування. Звичайно, якщо це дозволяє колективний договір. Тоді можна буде зекономити на податках, адже така допомога у повній сумі не оподатковується ПДФО та ВЗ (пп. 165.1.19 ПКУ, п. 161 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ), не обкладається ЄСВ (п. 14 розділу І Переліку № 1170). Єдине, що у такому разі потрібно належно документально оформити:
- у заяві визначити мету – допомога на лікування;
- до заяви докласти будь-які підтвердні документи, які здатні підтвердити цільовий характер допомоги. Наприклад, договір про лікування, медичний висновок про необхідність лікування, виставлений рахунок на оплату лікування, уже оплачений рахунок тощо. Такі вимоги є у роз’яснення ДПС ЗІР 103.15.
Документи потрібні для оподаткування. Якщо їх немає, або допомога потрібна родичам другого ступеня споріднення – можна оформляти як звичайну матеріальну допомогу на вирішення соціально-побутових питань.
Незважаючи на те, що допомога на лікування не оподатковується, у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку її все ж таки слід показати під ознакою доходу «143». Щодо Додатку Д1 Податкового розрахунку, то вона також там не наводиться, так як не входить до бази ЄСВ.
Однак якщо сума матеріальної допомоги в межах 4240 грн у 2024 році, то ніякого значення в оформленні того, чи іншого виду допомоги немає, адже оподаткування буде однакове, обидві допомоги не входять до складових зарплати.
Увага: якщо працівнику треба гроші на лікування – може бути кращим оформити дані кошти як матеріальну допомогу на лікування та медобслуговування.